Audito planavimas
Jūsų darbuotojo kompensacinis draudikas tikriausiai pradės audito procesą netrukus po to, kai pasibaigs jūsų darbuotojo kompensavimo politika.
Galite gauti savo draudiko laišką arba telefono skambutį iš asmens, paskirto atlikti jūsų auditą. Jūsų priskirtas auditorius turėtų numatyti auditą patogiu laiku. Ši data turėtų būti pakankamai toli, kad turėsite pakankamai laiko rinkti informaciją, kurios reikia auditoriui. Paprašykite auditoriaus pateikti jums duomenų, kuriuos jis arba ji reikės auditui atlikti, santrauką.
Atkreipkite dėmesį, kad jūsų paskirtas auditorius gali arba negali būti draudiko darbuotojas. Kai kuriuose draudikuose yra vidinis audito departamentas, kuriame dirba darbuotojai. Kitos audito funkcijas teikia nepriklausoma audito įmonė. Procesas turėtų būti tas pats, ar auditą atlieka draudiko ar rangovo darbuotojas.
Įrašai jums reikės
Auditoriui reikės įvairių finansinių duomenų laikotarpiui, kurį apima audituojama politika . Toliau pateikiama informacija, kurią gali tekti pateikti:
- Apskaitos knygos
- Mokesčių formos, ypač 941 ir 944 formos, Darbdavių federalinė mokesčių deklaracija (atitinkamai kas ketvirtį ir kasmet)
- Grynųjų pinigų išrašymo sąskaita
- Mokesčiai už nepriklausomų rangovų teikiamas paslaugas. Auditoriui reikės patikrinti, ar šie darbuotojai nėra jūsų darbuotojai.
- Mokesčiai už subrangovų teikiamas paslaugas
- Draudimo pažyma kiekvienam pasamdytam subrangovui
- W-2 ir 1099 formos
- Darbo aprašymas kiekvienam darbuotojui. Įsitikinkite, kad jis tiksliai apibūdina darbuotojo pareigas.
- Jūsų verslo operacijų aprašymas
- Darbo užmokesčio įrašai dėl politikos terminų. Auditoriui reikės patikrinti visus kiekvienam darbuotojui mokamus šaltinius (atlyginimą, premijas ir kt.).
- Darbo užmokesčio apribojimai, taikomi vadovaujantiems pareigūnams, partneriams, vieninteliams savininkams ir tt, kuriems taikoma ši politika
- Jūsų patirties įvertinimo darbalapė
Surinkę reikiamus duomenis, turėsite ją tvarkyti. Įdėkite visus savo užmokesčio įrašus (pvz., W-2 formas, mokėjimo stubas ir įrašus apie viršvalandžius) kartu, kad informacija būtų lengvai prieinama. Panašiai įdiekite visą su subrangovais susijusią informaciją, įskaitant mokėjimo sumas ir draudimo pažymėjimus, vienoje vietoje. Jūsų pastangos atsiperka, kad auditas būtų lengvesnis ir greitesnis.
Kas įtraukiama į darbo užmokesčio sąskaitą?
Jūsų darbuotojo kompensacinė išmoka apskaičiuojama dauginant darbo užmokesčio dydį ir paskirstant rezultatą 100. VKEKK ir dauguma valstybės darbuotojų kompensavimo tarnybų nurodo, kad darbo užmokestis yra atlygis . Šie terminai dažnai vartojami vienodai. Abu reiškia pinigines paslaugas, kurias jūsų darbuotojai teikia jūsų organizacijai.
Išlaidos, įskaičiuotos į atlyginimą, iš dalies skiriasi priklausomai nuo valstybės. Tačiau jie paprastai apima šiuos dalykus:
- Bendrasis atlyginimas, įskaitant atgaline data atlyginimus ir atlyginimus
- Komisijos. Tai apima visas sumas, kurias gauna darbuotojas, ir bet kokius komisinius.
- Premijos, įskaitant akcijų premijų planus
- Atostogos, atostogos ir ligos išmoka
- Viršvalandžiai moka. Visose, išskyrus kelias valstybes, atlyginimas apima viršvalandžius, apskaičiuotus tiesiniu laiku. Pavyzdžiui, tarkime, kad darbuotojo įprastinė valandinė norma yra 20 USD per valandą. Jei darbuotojui buvo sumokėta 600 JAV dolerių už 20 valandų viršvalandžių, jūs įtrauktumėte tik 400 JAV dolerių už viršvalandinį atlyginimą.
- Jūsų atliekami mokėjimai, kurie priešingu atveju būtų išskaičiuojami iš darbuotojo darbo užmokesčio, kaip reikalaujama pagal įstatymus dėl socialinės apsaugos, Medicare ar pensijų plano
- Mokėjimas darbuotojams ne pagal darbo laiką. Pavyzdžiai yra gabalai, pelno dalijimasis ar skatinimo planai.
- Rankiniai arba rankiniai įrankiai, kuriuos darbuotojai naudoja savo darbui atlikti, mokama arba išmokama
- Darbuotojui suteikto buto ar namo nuomos vertė. Taip pat darbo užmokesčio dalis, kurią darbuotojas gauna iš kito užstato ir maitinimo
- Išmokos, išskaičiuotos iš darbuotojų bruto darbo užmokesčio išėjus į pensiją, valgykloje ar taupymo planuose
- Apdraustųjų subrangovų darbuotojų darbo užmokestis (žr. Komentarus žemiau)
Kas yra atleistas iš darbo užmokesčio?
Yra keletas išlaidų, kurios paprastai nėra įtraukiamos, kai darbo užmokesčio apskaičiavimas apskaičiuojamas pagal darbuotojų kvalifikacinį draudimą. Nors šie skiriasi priklausomai nuo valstybės, jie dažnai apima šiuos dalykus:
- Patarimai ir kiti apdovanojimai, kuriuos gauna darbuotojai
- Išeitinės išmokos (išskyrus darbo laiką)
- Nuolaidos už prekes, įsigytas iš darbdavio
- Kompensuojamos verslo išlaidos
- Mokėk už aktyvų karinį darbą
- Vienodos išmokos
Klasifikacija
Viena iš auditoriaus pagrindinių užduočių yra užtikrinti, kad apdraustasis verslas būtų tinkamai klasifikuotas. Darbuotojų kompensavimo klasifikavimo sistemos yra skirtos įmonėms , o ne atskiriems darbuotojams, suskirstyti į kategorijas. Auditorius peržiūrės jūsų įmonės veiklą, norėdamas nustatyti, ar jūsų politikoje nurodytas pagrindinis klasifikavimas yra teisingas.
Pagrindinis klasifikatorius yra klasifikacija, kuri geriausiai apibūdina jūsų bendrą verslą. Tai dažnai yra tokia pati kaip ir pagrindinė klasifikacija (klasifikacija priskiriama daugiausiai darbo užmokesčio fondui). Pavyzdžiui, tarkime, kad naudojate mašinų parduotuvę. Kai kurie jūsų darbuotojai dirba su tekinimo staklėmis, o kitiems - gręžimo presai arba štampavimo mašinos. Jūsų darbuotojų konkreti veikla gali skirtis nuo darbuotojo iki darbuotojo. Tačiau jie visi atitinka jūsų pagrindinę klasifikaciją, mašinų parduotuvę.
Kai kurie darbuotojai gali atlikti užduotis, kurioms reikia atskirų klasifikacijų. Pavyzdžiui, jūsų mašinų parduotuvėje dirba kanceliarijos darbuotojas, kuris atlieka savo darbą uždaroje patalpoje, esančiame toli nuo kitų darbuotojų. Tikėtam darbuotojui bus priskirtas "Clerical Office" darbuotojo, o ne "Machine Shop", klasifikatorius.
Darbuotojų kompensavimo klasifikavimo sistemos yra labai sudėtingos. Jūsų auditorius gali pergrupuoti jūsų verslą tokiu būdu, kurio nesuprantate arba kuris nėra prasmingas jums. Tokiu atveju paklauskite auditoriaus paaiškinimų. Jei vis dar nesuprantate apie pakeitimus, paprašykite savo agento ar tarpininko pagalbos.
Susitikimas su auditoriumi
Norint atlikti auditą, auditorius turės susitikti su jumis arba patikimu savo įmonės atstovu. Jei perduosite šią užduotį kažkam kitam, įsitikinkite, kad jis ar ji:
- gerai žino savo verslą
- supranta visas jūsų įmonės veiklos etapus
- Žino, kokius uždavinius atlieka kiekvienas darbuotojas
- supranta jūsų įmonės darbuotojų kompensavimo politiką , įskaitant joje esančias klasifikacijas
- supranta jūsų įmonės finansinius įrašus, įskaitant darbo užmokesčio duomenis, kad jis galėtų atsakyti į auditoriaus klausimus
Susitikę su auditoriumi, jūs arba jūsų įgaliotas asmuo turi būti kooperatyvas ir atsakyti į auditoriaus klausimus taip pat, kaip jūs galite. Neteikite nepageidaujamos informacijos.
Kaip ir daugelis įmonių, jūsų įmonė gali išsinuomoti išorinę buhalterinę įmonę, kad galėtumėte tvarkyti savo apskaitos ir darbo užmokesčio funkcijas. Ar jūsų buhalteris turėtų susipažinti su jūsų vardu atliekamu auditu? Atsakymas yra ne. Jūsų buhalteris gali pateikti auditoriui finansinius įrašus, kuriuos jis turi atlikti auditą. Tačiau auditorius turės apsilankyti jūsų patalpose, kad atliktų fizinį auditą.
Subrangovai
Daugelyje valstijų yra įstatymų, kurie nustato atsakomybę rangovams, kurie samdo neapdraustaus subrangovus. Šie įstatymai bus taikomi jums, jei jūsų verslas dirbs kaip rangovas, o subrangos sutartis - kitiems.
Pvz., Tarkime, kad jūsų įmonė, "ABC Construction", samdo subrangovą, vadinamą "P & J Santechnika", kad jis atliktų vamzdynų darbus pastatuose, kuriuos jūs atnaujinate. P & J darbuotojas yra sužeistas darbe ir bando pateikti darbuotojo kompensacijos reikalavimą. Tačiau "P & J" nepirko darbuotojų kompensacijų. Daugelyje valstybių sužeistas darbuotojas gali gauti išmokas pagal savo darbuotojo kompensavimo politiką.
Draudikai pagal įstatymus privalo teikti išmokas neapdraustų subrangovų darbuotojams. Taigi, jūsų auditorius peržiūrės jūsų mokesčių dokumentus ir ieškos 1099 blankų, išduotų subrangovams. Jis patikrins, ar iš kiekvieno pasamdyto subrangovo gavote draudimo pažymėjimą . Jei bet kuris jūsų užsakytas subrangovas nepateikė darbuotojų kompensacijos draudimo įrodymų, auditorius imsis papildomos įmokos už to rangovo draudimo apsaugą.
Neapmokėto subrangovo mokestis priklauso nuo subrangovo atlikto darbo pobūdžio. Pavyzdžiui, jei subrangovas atliktų stogo dangų darbus, bus naudojamas taikytinos stogų klasifikacijos tarifas. Ši norma bus taikoma visai subrangos darbų vertei arba jos daliai. Jei pinigai, kuriuos jūs sumokėjote subrangovui, buvo skirti tiktai darbo užmokesčiui, visos išlaidos (padalintos iš 100) bus naudojamos kaip priemokos pagrindas.
Rangovas prieš subrangovą
Jei jūsų verslas nėra rangovas, ar esate atsakingas už žalą, kurią patyrėte nepriklausomų rangovų, kuriuos samatei, darbuotojai? Atsakymas paprastai yra ne. Rangovas vykdo nuo jūsų nepriklausomą verslą. Taigi, rangovas yra atsakingas už tai, kad darbuotojams būtų kompensuojamos išmokos .
Pavyzdžiui, tarkime, kad jums priklauso mažmeninė parduotuvė. Jūs samdo "Fabulous Flooring", grindų rangovą, kad išardytumėte seną linoleumo grindį savo parduotuvėje ir pakeiskite ją nauju. Jūs apibūdinate norimą rezultatą (naują aukštą) ir Fabulous daro darbą. Pasakų vadovas prižiūri grindų dangą. Vadovas nustato darbo grafikus ir diktuoja, kaip darbuotojai atlieka savo darbą. Jei "Fabulous" darbuotojas yra sužeistas įdiegiant savo naują aukštą, "Fabulous" (ne jūsų įmonė) turėtų būti atsakingas darbuotojui.
Yra keletas situacijų, kai bendrovė gali būti laikoma atsakinga už sužalojimus nepriklausomo rangovo darbuotojams. Taigi, jūs turėtumėte reikalauti, kad visas nepriklausomas rangovas, kurį samdote, pateiktų įrodymų, kad jie įsigijo darbuotojų kompensacinį draudimą.