Pabandykite savo duomenų surinkimo sistemą!
Svarbu, kad laiko surinkimo sistema būtų svarbi. Nors kiekvienas norėtų turėti elektroninį biurą , realybė yra tai, kad daugeliui mažų įmonių vis tiek reikia laikyti popierinius dokumentus, pvz., Sąskaitas faktūras , kvitus ir tt, ir prireikus juos lengvai gauti.
Tinkamai parašyti įplaukas yra ypač svarbus; neegzistuojanti arba netinkama duomenų registravimo sistema gali pridėti dienų papildomų pastangų pajamų mokesčio metu, nes nenorite praleisti mokesčių atskaitymų dėl trūkstamų įplaukų.
Ir jei jūsų verslui visada bus atliktas auditas ir jūs negalėsite pateikti reikalingų dokumentų savo sąnaudoms padengti, greičiausiai jūsų reikalavimai bus atmesti ir jūsų mokesčių deklaracija pakartotinai įvertinta .
Kaip smulkaus verslo savininkas , jūs turite turėti galimybę greitai ir lengvai naudotis savo stalu . Nors popieriaus įvedimo sistemos sukūrimas atrodo sudėtingas, tai yra palyginti lengva užduotis, kurią galima lengviau atlikti keletą padavimo patarimų ir gudrybių.
Kaip tvarkyti savo duomenų rinkimo sistemą
(1) Sėdėkite ant savo stalo keletą minučių ir išsiaiškinkite, kur instinktyviai ieškosite dalykų.
Aš turiu stalčių dešinėje mano darbo stotyje. Kai aš pirmą kartą sukūriau savo užpildymo sistemą, aš neturėjau nieko. Kai norėčiau ieškoti rašiklių, lenkų ar mano segtuko, tai buvo pirmoji vieta, kurią atrodiau, nors aš žinojau, kad ji tuščia. Taigi, natūralu, aš įdėjau tokius stalviršius, rašmenis ir segiklius. Man tai buvo natūralus šių daiktų namai.
Kiekvienas žiūrės į tai kitaip, o tai, kas tinka vienam asmeniui, gali neveikti kitam. Pasinaudokite keliomis minutėmis, kad apsėstumėte pagrindinėje darbo vietoje ir pasiektumėte įrangą, atsargas ir failus. Tai padės jums nustatyti idealią vietą tiems daiktams paduoti asmeniškai.
(2) Dabar, kai žinote, kur natūraliai ieškote informacijos, turite nustatyti, ar abėcėlinė, skaitinė ar teminė užpildymo sistema jums labiausiai tinka.
Kaip tvarkysite savo dokumentus į padavimo kategorijas (ty išlaidas, finansines, rinkodaros priemones )?
Kaip sužinote verslo išlaidas, susijusias su dokumentais, pvz., Banko išrašais, komunalinių paslaugų sąskaitomis, buhalterinių sąnaudų kvitomis, automobilio ridų žurnalais ir tt? Ką apie klientų informaciją - ar ieškote dalykų pagal kliento vardą? Pagal nuorodos numerį? Tai yra kritinis žingsnis, nes jis nustatys, kaip bus išdėstyta jūsų užpildymo sistema. Nustatę, kokias kategorijas naudositės, nuspręskite, ar reikia eiti toliau ir kurti pakategores. Atlikite tai prieš nusipirkdami ką nors savo registravimo sistemai.
(3) Tada grubiai nustatykite savo saugojimo poreikius.
Ar turite daugybę failų, kuriuos galite pasiekti kiekvieną dieną? Ar galite naudotis tik savo failais kas savaitę? Atsakymai lems, ar jums reikia stalinio kompiuterio failo laikiklio, dviejų stalčių dėžutės, esančios prie stalo ar keturių stalčių šoninių kabinų visoje patalpoje.
Pasirinkite atsargiai. Leiskite augti, kai žiūri į padavimo spintelę - nusipirkite kažką, kad tilptų du kartus daugiau failų, kuriuos, jūsų nuomone, dabar turėsite. Tai apriboja, kiek kartų turėsite kurti ir pertvarkyti savo dokumentų sistemą.
(4) Siekiant aiškumo ir lengvą prieigą investuoti į gerą ženklinimo sistemą.
Galimybė perskaityti failų etiketes skamba akivaizdžiai, tačiau ženklinimo aiškumas sutaupys daugiau paraiškų pateikimo laiko nei galite įsivaizduoti.
Daugelis etikečių gaminančių bendrovių teikia šablonus, kurie integruojami su populiariausi tekstų apdorojimo programine įranga. Galbūt norėsite apsvarstyti vieną iš mažų etikečių gamybos sistemų , kurios dabar taip pat gali atspausdinti atskiras pašto etiketes. Daiktai, kurie atlieka dvigubą pareigą, paprastai yra išmintingos investicijos.
(5) Dabar esate pasirengęs pirkti failų aplankus.
Geriausia investicija yra įsigyti spalvotų pakabinamų aplankų (įsitikinkite, kad yra įtraukti plastikinių etikečių skirtukai) ir paprastus "manila" failų aplankus. Spalvoti pakabinami aplankai yra geriausi dėl dviejų priežasčių:
- jie lengvai prieinami
- jie leidžia lengvai atpažinti kategorijas
Pvz., Jei visas savo kliento rinkmenas įdėjote į geltonąsias pakabinimo aplankus, finansinę informaciją mėlynose aplankuose ir viską, kas susiję su rinkodara raudonuose aplankuose, galite lengvai pamatyti, kur ieškoti konkretaus failo.
Paprasta yra geriausia
KISS principas taikomas norint sukurti paprastą naudoti ir lengvai augančią padavimo sistemą. Laikykitės paprasto širdies! Plačios temų kategorijos leis jums lengvai pridėti naujų failų, kai augsite, ir pašalinsite būtinybę reguliariai atnaujinti ar reorganizuoti jūsų duomenų tvarkymo sistemą.
Tai paprasta išlaikyti taip pat palengvins jūsų popieriaus ir skaitmeninių failų integravimą į bendrą dokumentų valdymo sistemą .
Kur eiti, paskelbiama elektronine forma
Jei bandote žalią savo verslą ir perėjimą prie "Paperless Office", galite nuskaityti sąnaudų kvitus ir saugoti jas naudodami savo kitą skaitmeninės apskaitos informaciją. Kai kurios naujausios " Debesis" pagrįstos apskaitos programinės įrangos programos tai palengvina teikiant mobiliąsias programas, kurios leidžia mobiliuoju telefonu pritraukti išlaidų ataskaitą ir įrašyti ją sklandžiai (žr . Geriausią "Kanados mažų įmonių" apskaitos programinę įrangą ).
Turėkite omenyje, kad popierinių kopijų ar skaitmeninių vaizdų išlaidų įplaukos paprastai yra priimtinos Kanados mokesčių agentūrai (CRA), jei jos yra aiškiai įskaitomos. Jei ne, kredito reitingų agentūra gali reikalauti, kad audito metu ar įprastame dokumentacijos prašyme būtų pateikiami originalūs popieriniai dokumentai, todėl originalai visada turėtų būti saugomi nustatytu laiku. (Daugiau informacijos žr. Kaip ilgai turiu tvarkyti savo verslo įrašus? )