Kaip sukurti smulkiojo verslo dokumentų valdymo sistemą
Daugeliui įmonių dokumentų valdymas yra dokumentų organizavimas ir saugojimas. Jie nori, kad dokumentai būtų saugomi organizuotai ir saugiai, nes tai leidžia lengvai rasti dokumentus.
Šiame straipsnyje parodysime, kaip sukurti dokumento valdymo sistemą, kuri tai daro.
Jei į "paieškos" sistemą įvesite "dokumentų tvarkymas", gausite ilgus dokumentų valdymo "sprendimus", daugelis - programinę įrangą ar programas, reklamuojančias elektroninio pašto biuro privalumus .
Tačiau dokumentų valdymo programinė įranga ar programos yra skirtos pagerinti jūsų elektroninių failų tvarkymą . Problema ta, kad daugelis mažų įmonių turi spręsti senų laikų popierinių ir elektroninių failų duomenų mišinius, o kai kuriais atvejais popieriaus duomenų dalis yra daug didesnė.
Vienas iš mišrios duomenų aplinkos problemos sprendimo būdų - naudoti dokumento vaizdavimo sistemą, kad visi jūsų verslo dokumentai būtų konvertuojami į elektroninę formą. Tačiau daugeliui mažų įmonių tai yra per brangu ir daug laiko.
Geros naujienos yra tas, kad galite įdėti dokumento valdymo sistemos pagrindus be jokios specialios programinės įrangos ar per didžiulį dokumentų vaizdavimą.
Sistema neturi būti sudėtinga; Jums reikia tik šiek tiek laiko investuoti į planavimą ir įgyvendinimą.
Kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą
Dokumentų valdymo sistemos sukūrimas apima tris etapus;
- kurti dokumentų valdymo planą,
- įgyvendinant dokumentų valdymo planą,
- ir po to.
Pirmasis plano kūrimo etapas apima atsakymą į šiuos keturis klausimus:
Kokios yra dokumentų sukūrimo taisyklės?
Sąskaitos faktūros , mokėjimo priminimai, pardavimo brošiūros, el. Paštas, balansai , skaičiuoklės, ataskaitos - visos įmonės kuria įvairius dokumentus, atlikdamos ir stebi verslą. Norint tvarkyti dalykus, visoms įmonėms reikia nustatyti dokumentų formavimo taisykles.
Pavyzdžiui, ar yra vidinių šablonų, skirtų kai kuriems jūsų standartiniams verslo dokumentams, pvz., Raidėms ir sąskaitoms faktūroms, ir kur jie yra?
Ar yra vidaus stiliaus vadovas, kurį reikia laikytis?
Ar nauji dokumentai turėtų būti pažymėti data ir (arba) laiko žymos?
Kokios procedūros turėtų būti taikomos dokumentų pasidalijimui ar peržiūrai?
Kai kurioms mažoms įmonėms vienintelis dalykas, susijęs su dokumentų kūrimu, yra tai, kur yra įvairių verslo dokumentų šablonai ir kaip juos naudoti. Tačiau jei dokumento kūrimas jūsų versle apima skirtingus žmones, kurie bendradarbiauja, peržiūri ir atnaujina dokumentus, jums reikės šiek tiek laiko spręsti, kaip tai padaryti, kad būtų užtikrintas veiksmingumas ir nuoseklumas.
Kaip mes saugome dokumentus?
Šis klausimas iš tikrųjų yra du aspektai.
Pirmasis susijęs su fiziniais saugojimo aspektais. Net jei jūsų smulkiajam verslui saugomi dokumentai kabinetuose, yra išlaidos, susijusios su saugojimu; ne tik pačių padavimo spintelių išlaidas, bet ir laiko sąnaudas, kai jūs ir (arba) jūsų darbuotojai pateikiate dokumentus arba ieškote jų išieškojimo. Tiesą sakant, didžioji su saugojimu susijusių išlaidų, daugeliui smulkių įmonių, tikriausiai kainuoja laikas, kai žmonės ieško dokumentų.
Antrasis dokumentų saugojimo aspektas yra organizacinis; kaip bus pateikti dokumentai? Dokumentų pateikimo raktas - laikytis geros failų tvarkymo praktikos.
Taip pat turite žinoti, kaip archyvuojate dokumentus. Kaip tvarkysite dokumentus, kurie yra pasenę arba tiesiog pasirengę perkelti į nugarą dokumento valdymo sistemoje?
Pavyzdžiui, kiekvienų metų pradžioje perduodu įvairias su darbu susijusias bylas savo kompiuteryje, iškasdamas tuos, kurie nebėra srovės, ir kurti naujus aplankus, pažymėtus pagal metus ir (arba) dalyką, prireikus perkelti failus.
Tas pats gali būti padaryta ir su popieriniais failais; sunku senus (tuos) dokumentus pašalinti iš failų aplanko ir etiketės ir sukurti naują pavadinime esantį "Senas". Kai kuri programinė įranga siūlo automatinio archyvavimo parinktis. Pavyzdžiui, "Microsoft Outlook" leidžia jums archyvuoti senus el. Laiškus.
Kaip supaprastinti dokumentų paiešką?
Šis klausimas yra jūsų dokumentų valdymo sistemos pagrindas. "Leger Marketing" atlikto "Xerox Canada" tyrimo duomenimis, Kanados SMB savininkai ir valdytojai vidutiniškai teigia, kad jie kainuoja 2 152 JAV dolerius per metus, kad tvarkytų ir saugotų dokumentus ir maždaug vieną valandą per dieną ieškotų šių dokumentų (globeandmail.com).
Gerai užpildyti dokumentai dar kartą gali padėti išspręsti problemą. Naršymas duomenų valdymo straipsniuose šioje svetainėje padės jums pradėti. Pvz., Jei atliksite tokius veiksmus, kaip nuosekliai laikydamiesi griežtų pavadinimų taisyklių, dokumentus bus lengviau rasti.
Ar jūs esate vienintelis savininkas , dirbantis savarankiškai arba įmonės savininkas su darbuotojais , aš rekomenduoju kurti failų vietų sąrašą , kuris primins naudotojams, kai atsiras tam tikrų tipų failų, ir kur rasti tam tikrus dokumentus. Jei jūsų verslas yra kaip ir dauguma, nepamirškite įtraukti, ar failas bus jūsų kompiuteryje, vidiniame serveryje, debesyje ar popieriuje, pateiktame fizinėje vietoje, pvz., Kabinetas. Pavyzdžiui, tarkime, kad mano versle naudojate vaizdus, vaizdo įrašus ar net popierines nuotraukas. Įrašas failų sąrašų sąraše gali būti:
Skaitmeniniai vaizdai / vaizdo įrašas: kompiuteris (arba serveris) - diskas E: / nuotraukos - failas atitinkamame teminiame aplanke
Popieriniai fotoaparatai: kabinetas 3 - Nuotraukos - alfa pagal temą
Bendrai naudojamo tinklo ar debesų įrenginiai turėtų būti paženklinti pagal turinį, taip pat turėtų būti pateikiami kabineto spintelės.
Kaip mes galime saugoti / saugoti savo dokumentus?
Pirmasis dokumento apsaugos gynimo linija yra fizinis patalpos verslo patalpų užtikrinimas. Visoms įmonėms reikia įdiegti apsaugos sistemas, tokias kaip signalizacijos sistemos, netgi namų verslą .
Įmonėms taip pat gali prireikti arba norite investuoti į kitus saugumo įrenginius, tokius kaip langų barai / grotelės, apsaugos kameros ir / ar patruliavimo paslaugos. Galite praleisti visą laiką, norėdami sukurti slaptažodžius ir šifruoti failus bandydami apsaugoti savo elektroninius failus, bet tai labai nesvarbu, jei kas nors gali tiesiog klajoti ir pavogti jūsų kompiuterį ir kartu su kietuoju disku.
Visi padavimo spintos turėtų būti užrakinamos ir laikomos užrakintos po darbo valandų (ir uždarytos pietų metu, jei niekas patikimas nebus arti).
Bendrieji elektroninių dokumentų saugumo procedūros apima atsargines dokumentų kopijas ir dokumentų kopijas kur nors kitur nei tas pats kietasis diskas, kuriame yra originalūs dokumentai. Nepriekaištinga svetainė yra geriausia apsaugoti, kad jūsų verslo duomenys būtų ištrinti dėl stichinių nelaimių . Tai dar viena priežastis, kodėl debesis yra idealus verslas .
Mažos įmonės su kolegomis ar darbuotojais, naudojančiais tą patį kompiuterių tinklą, taip pat gali norėti apriboti kai kurių vartotojų prieigą, kad jie galėtų naudoti arba pamatyti tik kai kuriuos tinklo išteklius. Pvz., Galite turėti tinklo ar debesies paskirstymo katalogą, pavadintą "Apskaita", kurio prieiga gali būti taikoma tik valdymui. Net jei vartotojas gali naudotis ištekliais, pavyzdžiui, programa, tam tikri dokumentai gali būti apsaugoti slaptažodžiu. Dokumentų turinys taip pat gali būti užkoduotas, todėl juos galima pasiekti tik tiems, kurie turi reikalingą šifravimo raktą.
Darbuotojų vagystė yra dar viena grėsmė duomenų saugumui. Mažos įmonės, kuriose dirba darbuotojai, turėtų patikrinti faktines aplinkybes ir patikrinti darbuotojus iš anksto.
Jūsų dokumentų valdymo sistemos įdiegimas
Sukūrę savo dokumentų valdymo planą, atsakydami į anksčiau pateiktus klausimus, esate pasiruošę jį įgyvendinti, įsitikinę, kad visi jūsų darbuotojai žino jūsų verslo dokumentų valdymo sistemos detales ir laikosi tinkamų procedūrų kurdami, saugodami ir išieškdami dokumentus.
Taip pat turėsite būti tikri, kad kiekvienas, kuris naudojasi ir naudojasi jūsų organizacijoje esančiais dokumentais, seka, atlikdamas tokius veiksmus, kaip tinkamai įvardyti ir saugoti dokumentus. Reguliariai tikrinkite vietoje, kad patikrintumėte, ar tam tikri failai gali būti lengvai surasti, ir apsisaugoti nuo netinkamo įvedimo.
Jūs galite nustatyti dokumento valdymo sistemą per dieną, bet laikui bėgant ją įgyvendinsite sėkmingai. Apdovanojimai yra didžiuliai - jie gali rasti tai, ko nori rasti, kai nori ir ramybės.