"Pasidaryk pats" ir "nesėkmės" "Paperless Office"
Čia apžvelgiamos "elektroninio pašto" biuro privalumai ir trūkumai, kurie padės jums nuspręsti, ar eiti be popieriaus yra protingas jūsų smulkiojo verslo sprendimas.
"Paperless Office" privalumai
1. Aplinkai nekenksminga - " The Daily Green" duomenimis, 25 proc. Sąvartyno atliekų sudaro popierius, o jei Jungtinėse Amerikos Valstijose tik 10 proc. Sumažėtų biuro popieriaus naudojimas, tai užkirstų kelią 1,6 mln. Tonų šiltnamio efektą sukeliančių dujų emisijai. Ir tai tik popieriui, neatsižvelgiant į rašalo kasečių gamybą ir šalinimą bei spausdintuvų naudojamą energiją. "Nešiojamieji kompiuteriai" yra aplinkai priimtinas sprendimas.
2. Rentabilumas - taip pat, kaip yra popieriaus biuro aplinkos nauda, taip pat yra naudos smulkaus verslo biudžetui. Pagalvokite apie tai, kiek kiekvieną mėnesį praleidžiate popierių, rašalą, pašto dėžutę ir kitus daiktus, kurie palaiko didelę popieriaus dalį. Tada apsvarstykite erdvę, reikalingą saugoti visus savo fizinius daiktus ir faktinius dokumentus. Tai gali būti gana brangi. Laikui bėgant, einant be popieriaus, jūsų smulkiajam verslui pavyks sutaupyti daug pinigų.
3. Lengva prieiga - be popieriaus reiškia, kad visi svarbūs jūsų dokumentai yra skaitmeninami. Galite juos grąžinti į debesį arba prieiti prie jų per nuotolinę darbalaukio programą, suteikiant jums galimybę dirbti iš mobiliojo biuro ar visur, kad ir toliau dirbti.
4. Rinkmenos organizavimas . Jei kada nors praleidote laiką, nulenkiantį per neorganizuotą padavimo kabinetą ar popieriaus krūvas, kad surastumėte tai, ko ieškote, žinote, kaip galima tvarkyti sudėtingus popierinius dokumentus.
Sukūrę elektroninę biurą sukursite skaitmeninę failų sistemą, kurią laikui bėgant lengviau tvarkyti, ieškoti ir keisti. Tai daro tai, kas kažkada buvo skausmingas procesas ieškant dokumento taip pat lengva, kaip atliekant paiešką.
Suvartojimas be popieriaus biuro
1. Sistemos gedimas - "Digital" gali būti greita prieiga, bet tai taip pat reiškia greitus nuostolius. Apsvarstykite, kas atsitiks su visais jūsų verslo dokumentais, kurie vietoje įrašomi į jūsų kompiuterį, jei jūsų sistema sugenda. Jūs galite prarasti viską. Kiekvienam smulkiajam verslui, ypač tiems, kurie neturi popieriaus, svarbu, kad būtų sukurta atsarginių duomenų kopijavimo ir duomenų apsaugojimo sistema už jos ribų.
2. Saugumas . Skaitmeniniai failai negali būti apsaugoti nuo failų spintelės ar biuro durelių, todėl dokumentų saugumas ir slapta informacija kelia rimtą susirūpinimą dėl elektroninių biurų. Sprendimai apima šifravimą, vietinius serverius ir ribotą prieigą, visi turi savo išlaidas ir privalumus. Be to, svarbu atsižvelgti į kai kurių verslų pobūdį ir į tai, kad kasdien tvarkomos medžiagos yra jautrūs (galvokite apie savo buhalterį), paprasčiausiai neapsisprendžiate eiti be popieriaus.
3. Atnaujinimo procesai - dalis perkėlimo į elektroninę biurą apima visų jūsų dabartinių operacijų procesų peržiūrą ir tinkamų alternatyvų ieškojimą.
Pavyzdžiui, gali tekti pradėti naudoti elektroninio parašo paslaugą, internetines sąskaitų faktūrų išrašymo ir mokėjimo paslaugas bei kitas programas, kurios pakeičia fizinių dokumentų poreikį. Visi jūsų darbuotojai taip pat turės būti apmokyti naujoje sistemoje, kai tik ji bus sukurta.
4. Laikas, intensyvus - eiti be popieriaus - tai ne vienos nakties procesas; yra daug veiksnių, kuriuos reikia apsvarstyti. Reikia laiko apsvarstyti visas pasekmes paliekant popierinį pasaulį ir taip ilgai įgyvendinti visus jūsų operacijų pakeitimus, kurie palaiko be popieriaus.
Sprendimas pasidaryti popieriaus yra tas, kuris skiriasi nuo verslo iki verslo, ir tai tikrai nėra universalus sprendimas, kuris būtų tinkamas kiekvienai bendrovei. Svarbiausia priimant sprendimą atsisakyti popieriaus, atliekamas tyrimas, kad galėtumėte nuspręsti, ar nauda nusveria sunkumus.
Tada sukurkite sistemingą procesą, kuris ne tik leis jums būti popieriaus beviltišku, bet ir vienu metu pagerinti našumą.