Failų tvarkymo patarimai skaitmeniniams failams
Be dokumentų saugojimo vietose staliniuose kompiuteriuose, nešiojamuosiuose kompiuteriuose ar mobiliuosiuose įrenginiuose, vis daugiau ir daugiau įmonių naudoja debesį pagrindinėms verslo programoms ir failų saugojimui. (Žr., Kodėl "Cloud Computing" idealiai tinka mažosioms įmonėms ir 5 trūkumai, susiję su "Cloud Computing". )
Dar daugiau apsunkinant saugojimo problemą, daugeliui įmonių reikia dalintis dokumentais tarp darbuotojų .
Paprastai tai atliekama naudojant failų serverį arba tinklo prijungtą saugyklą (NAS). Jei reikalinga bendroji mobilioji prieiga, dokumentai gali būti saugomi debesyje ir bendrai priskirti prieigos teises. Viso to rezultatas gali būti failų valdymo košmaras su kai kuriais asmens dokumentais, saugomais debesyje ir kai kuriais vietoje, ir netgi atskirais dokumentais, saugomais vienoje ar kitoje vietoje.
Organizacija yra elektroninių failų valdymo raktas
Kur saugomi dokumentai, svarbu, kad jie būtų tvarkomi ir atnaujinami. Elektroninių failų valdymo tikslas yra užtikrinti, kad jūs galite rasti tai, ko ieškote, net jei jūs ieškote metų po jo sukūrimo.
Daugelis verslo žmonių vienu ar kitu metu susidūrė su nepatogiomis pozicijomis dėl kliento skambučio ir negalėjimo greitai rasti atitinkamą sąskaitą faktūrą ar kitus svarbius kliento dokumentus.
Taip pat ir erzina, kai metų pabaigoje bando rasti dokumentus, susijusius su buhalterio įmonių finansine atskaitomybe, arba dar blogiau - mokesčių administratoriui.
Tinkama skaitmeninių dokumentų organizacija yra itin svarbi bendroje aplinkoje - jei vienas iš jūsų darbuotojų nėra (laikinai arba visam laikui!), Jūs turėtumėte galimybę lengvai surasti visus to asmens sukurtus ar valdomus dokumentus.
(Atkreipkite dėmesį, kad galimas duomenų praradimas dėl nepatogių, išvykstančių darbuotojų yra dar viena priežastis apsaugoti jūsų verslo duomenis. Žr. 6 "Verslo duomenų apsaugos taisyklės" ).
Šie failų valdymo patarimai padės išsaugoti jūsų failus:
1. Naudokite numatytuosius programos failų diegimo aplankus.
Diegdami programų programas naudokite numatytąją failų vietą. Pagal "Windows", taikant konvencinių taikomųjų programų failus, esantys aplanke ("Drive Letter:" -> Program Files). Programų diegimas kitur yra paini ir nereikalinga.
2. Viena vieta visiems dokumentams.
Visus dokumentus padėkite po vieną "root" aplanką. Vienam vartotojui "Windows" aplinkoje numatytoji vieta yra aplankas Mano dokumentai.
Aplanke failų bendrinimui pabandykite padaryti tą patį. Pavyzdžiui, sukurkite vieną šakninį aplanką (vadinamą "Bendri dokumentai") ir saugokite visus dokumentus šakniniame aplanke esančiuose antriniuose aplankuose. Kadangi vienoje vietoje yra visi elektroniniai dokumentai, lengviau rasti daiktų ir paleisti atsargines kopijas bei archyvus.
3. Sukurkite aplankus logine hierarchija.
Tai reiškia, kad kalbėti yra jūsų kompiuterio rašomojo kabineto stalčiai. Naudokite paprastą kalbą, norėdami įvardyti savo aplankus; jūs nenorite ieškoti šio aplankų sąrašo ateityje ir įdomu, ką reiškia "TFK" ar bet kokia kita įdomi santrumpa, kurią jūs išradote.
4. Nest aplankai aplankuose.
Sukurdami kitus aplankus šiuose pagrindiniuose aplankuose, kai kyla poreikis. Pavyzdžiui, aplanke " Sąskaitos " gali būti katalogų "2018", "2017" ir "2016". Aplanke, pavadintame kaip klientas, gali būti įtraukti aplankai "kliento duomenys" ir "korespondencija". Tikslas yra, kad kiekvienas failas būtų aplankas, o ne turimas daugybė nenustatytų autorių teisių failų.
Tačiau nereikia kurti sudėtingų, giliai sluoksnių katalogų struktūrų. Jei įmanoma, naudokite aprašomųjų failų pavadinimus.
5. Vykdykite failų vardų nustatymo taisykles.
Kai kuriose operacinėse sistemose (pvz., "Unix") neleidžiama sudaryti erdvių failų ar aplankų pavadinimuose, todėl vengiama, jei jūsų kompiuterių aplinka yra maišoma. Vietoj to naudokite raides kaip atskirtį (pvz., Doe_John_Proposal.doc). Kiti simboliai, pvz., /? <> \: * | "^ taip pat draudžiami failų ar aplankų pavadinimai" Windows "sistemoje.
Naudokite aprašomųjų failų pavadinimus, kad būtų lengviau juos identifikuoti ir išgryninti, bet neatsirasite už borto - failų / kelio pavadinimai turi ilgio ribas, kurios skiriasi nuo operacinių sistemų. Pagal "Windows" maksimalus pilnas maršruto ilgis failui (pvz., Disko raidė + aplanko pavadinimai + failo vardas) yra 260 simbolių. Kai tik įmanoma, naudokite bendrąsias santrumpas, pvz., Jan sausį arba "Corp for Corporation".
6. Būti konkretus.
Pateikite elektroninius failus logiškais, konkrečiais pavadinimais ir, jei įmanoma, nurodykite datas failų pavadinimuose. Tikslas, kai pavadinate failus, yra galimybė pasakyti, kokia yra byla, be jos atidaryti ir ieškoti. Taigi, jei dokumentas yra klientui skirtas laiškas, primenantis jam, kad mokėjimas yra pavėluotas, paskambinkite jį "overdue_20180115"; o ne kažkas panašaus į "laišką". Kaip jūs žinote, kas yra laiškas, kad jis nebūtų atidarytas?
Jei dalinat failus el. Paštu ar nešiojamaisiais įrenginiais, galbūt norėsite, kad failo pavadinime būtų daugiau konkrečios informacijos, nes informacija apie aplankus nebus įtraukta į bendrinamą failą. Pvz., Jei jūsų dokumentas yra Mano dokumentuose \ Sąskaitose-faktūrose \ 2017 \ Klientai \ Doe_John_20180416.doc ir failas yra bendrinamas arba išsiųstas el. Paštu, visi gavėjai pamatys, ar yra Doe_John_20170416.doc, ir gali nepavykti pasakyti, kad failas yra klientas sąskaitą faktūrą neatverdama.
7. Failas kaip tu eisi.
Geriausias laikas pateikti dokumentą yra tada, kai jį sukursite pirmą kartą. Taigi įsivaizduokite, kad naudodami dialogo langą "Išsaugoti kaip", norėdami įkelti savo dokumentą, taip pat įvardinkite jį, pirmiausia įdėkite jį į reikiamą vietą.
8. Užsakykite savo failus savo patogumui.
Jei yra daug aplankų ar failų, kuriuos naudojate daug, priverskite juos į failų sąrašo viršuje, pervardydami juos naudodami! arba AA failo vardo pradžioje.
9. Reguliariai išvalykite failus.
Kartais tai, kas seni, akivaizdi, kaip aukščiau esančio aplanko pavadinime "Sąskaitos" pavyzdyje. Jei taip nėra, išsaugokite savo aplankus, pašalindami senus failus.
Nepanaikinkite su verslu susijusių failų, nebent esate visiškai tikras, kad jums niekada nereikės failo dar kartą. Vietoj to, savo pagrindinėje aplankų kolekcijoje, esančioje jūsų šakniniame aplanke, sukurkite aplanką "Senas" arba "Neaktyvus" ir perkelkite senus failus į juos, kai susiduriate su jais.
( Kaip ilgai reikia laikyti verslo įrašus CRA ar IRS? Paaiškina, kiek laiko turite tvarkyti verslo dokumentus, kad įvykdytumėte mokesčių įsipareigojimus.)
10. Reguliariai kopijuokite failus.
Nesvarbu, ar kopijuosite failus į kitą diską ar į juostą, svarbu nustatyti ir laikytis reguliaraus atsarginių kopijų režimo. Žr . 3 žingsnius sėkmingai atsarginei kopijavimo sistemai .
Geras failų valdymas leidžia rasti tai, ko norite
Elektroninių dokumentų valdymas turėtų būti bendro jūsų verslo dokumentų valdymo strategijos dalis. Tinkamas dokumentų valdymo planas turėtų apimti visus dokumentų tvarkymo aspektus, įskaitant saugojimą, išieškojimą, atsargines kopijas ir saugumą.
Paieškos funkcija yra puikus dalykas, bet niekada nesuderinamas su galimybe tiesiogiai pereiti į aplanką ar failą. Jei vadovaudamiesi šiais failų valdymo patarimais nuosekliai, net jei nežinote, kur yra kažkas, žinote, kur jis turėtų būti - didžiulis pranašumas, kai reikia rasti tai, ko ieškote. Gera failų tvarkymo praktika sutaupys jūsų verslo laiką ir pinigus .