Geras verslo įrašų valdymas reiškia mažesnį mokesčių laiko stresą
Tačiau, nors dauguma iš mūsų tikrai mano, kad verslo įrašų valdymas yra mažai svarbus, geras įrašų valdymas ne tik palengvina mūsų darbo laiką, bet ir gali mums suteikti realią įtampą mokesčių metu.
Štai ką galite padaryti, kad įrašų valdymas būtų paprastas:
1. Laikykite savo verslą ir asmenines išlaidas atskirai
Skamba lengvai, ar ne? Bet tai yra įrašų tvarkymo dalis, kuri nukelia daugumą žmonių. Pavyzdžiui, jei naudojate potencialų klientą iš golfo raundo, tai yra asmeninės išlaidos ar verslo išlaidos? (Atsakymas yra asmeninis, nes žali mokesčiai nėra atskaitomos verslo išlaidos.) Automobiliai, kuriuos naudojate tiek dėl asmeninių, tiek dėl verslo priežasčių, yra dar viena nuolatinė problema. Jūs turite žinoti, kas atitinka teisėtas verslo išlaidas, o kas nėra, ir įsitikinkite, kad jūsų verslo įrašai tai tiksliai atspindi.
2. Gaukite pakankamai dokumentacijos visų verslo išlaidų
Daugelis verslininkų klysta manydami, kad "sąrašai" yra pakankamai geri įrašų tvarkymo tikslams. Pvz., Jų kredito kortelių ataskaitose yra pirkimų sąrašas ir manome, kad tai yra pakankamai gera, kad šie pirkimai būtų laikomi verslo išlaidomis.
Deja, CRA (Kanados mokesčių inspekcija) reikalauja daugiau. Jie nepriima kredito kortelių išrašų ar atšauktų čekių kaip pakankamai išlaidų dokumento, kai sąskaitą faktūrą ar čekį paprastai būtų išduodama. IRS yra labiau atleista ir, jei nėra kvito, apskritai priima kredito kortelių ataskaitas ir atšauktus čekius kaip įrodymų apie išlaidas.
Kalbant apie įrašų laikymą, reikia atsižvelgti į du dalykus:
a) Visada gaukite kvitą . Įsivaizduokite, kad prašydami gauti kvitą, kai įsigyjate pirkinį, nesvarbu, kiek jis mažas. Taip pat pridedama mažų išlaidų, ir jums reikia verslo įrašų dokumentacijos.
b) jei reikia, pažymėkite savo kvitus . Vis dar yra įmonių, išleisiančių įplaukas, kuriose jų nieko nėra, išskyrus datą, kai prekės buvo įsigytos ir kiek kainuoja - tai nėra labai naudinga, kai žiūri į kvitą, bandydami išsiaiškinti, kas klausimas buvo ir kokia verslo išlaidų kategorija ji įtraukta.
Kai gausite kvitą , peržiūrėkite jį ir parašykite trūkstamą / svarbią informaciją apie ją, pvz., Kokia yra kvitas ir išlaidų kategorija.
3. Gaukite atskirą banko sąskaitą savo verslui
Nors mokesčiai už verslo banko sąskaitas yra žinoma labai aukšti, palyginti su asmeninėmis sąskaitomis, verslo banko sąskaita yra absoliučiai reikalinga geram verslo įrašų valdymui. Verslo banko sąskaita padeda išlaikyti savo verslo ir asmenines išlaidas atskirai. Jūs visus savo verslo pajamas pervesite į verslo paskyrą ir iš verslo sąskaitos pašalinsite tik su verslu susijusias išlaidas ar mokėjimus.
Kokią verslo banko sąskaitą turėtumėte gauti? Čekų sąskaita - pageidautina, kuri teikia mėnesines ataskaitas ir grąžina jums atšauktus čekius.
Verslo patikrinimai padeda lengviau tvarkyti įrašus, nes kiekvieno čekio priekyje galite naudoti priminimų eilutę, kad dokumentuotumėte verslo tikslus.
4. Turėkite ir naudokite atskirą kredito kortelę verslo išlaidoms
Naudodamiesi savo asmeninėmis kreditinėmis kortelėmis verslo tikslais, jūs greitai pateksite į įrašų valdymo trikampį. Verslo kredito kortelė labai supaprastina jūsų verslo įrašų valdymą, nes padeda išlaikyti jūsų asmenines ir verslo išlaidas atskirai. (Tai taip pat padeda jūsų verslui atrodyti profesionaliau.)
5. Laikykite savo verslo kelionių žurnalą
Jei naudosite bet kurią savo automobilį verslo tikslais , kilometražo žurnalas bus didelė pagalba įrašų tvarkyme.
Atsižvelgiant į ridos (arba kilometro) rodmenis, skaitiklio rodmenis metų pradžioje ir kiekvieną kartą, kai naudojate transporto priemonę verslo tikslais, įveskite kilometraciją pagal datą. Tai bus lengviau išlaikyti jūsų rida, įeinanti į jūsų automobilio pirštinės dėžę. Jei turite daugiau nei vieną transporto priemonę, kurią naudojate verslo tikslais, kiekviename puslapyje įrašykite kilometražo žurnalą.
6. Laikykite visus savo verslo įrašus konkrečiais mokestiniais metais kartu
Atsižvelgdami į tai, kad jūsų verslo įrašai yra išpūsti visoje vietoje, tai yra realus laiko praleidėjas, kai kalbama apie apskaitą ar mokesčių rengimą , o jūsų verslo įrašų valdymo sistemos organizavimas fiskaliniais metais leis jums daug lengviau rasti reikalingus verslo dokumentus , kai jums reikės juos.
7. Laikykite savo verslo įrašus už tinkamą laiko juostą
Dėl kokios nors priežasties atrodo, kad yra daug painiavos dėl to, kiek laiko turite tvarkyti savo verslo įrašus . Mokesčių tikslais "jei pateikiate savo grąžinimo terminą, saugokite savo įrašus mažiausiai šešerius metus nuo mokesčių metų, su kuriais jie susiję, pabaigos". Šis šešerių metų laikotarpis prasideda paskutinį kartą, kai naudojate verslo įrašus, o ne nuo to momento, kai įvyko sandoris.
JAV mokesčių deklaracijoms "saugokite įrašus per trejus metus nuo tos datos, kai pateikėte pradinę grąžą, arba 2 metus nuo tos dienos, kai sumokėjote mokestį, atsižvelgiant į tai, kas įvyks vėliau, jei pateikiate prašymą dėl kredito ar grąžinimo po to, kai pateikiate savo deklaraciją. 7 metus, jei pateikiate prašymą dėl nuostolių dėl beverių vertybinių popierių arba blogos skolos atskaitymo ".
8. Apskaitos programinė įranga leidžia lengvai
Naudojant paprastą naudojimą, mobiliųjų įrenginių prieinamumas ir nedidelės kainos, šiandieniniai debesys pagrįsti smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos paketai gali žymiai supaprastinti įrašų valdymą . Apie $ 10 / mėn. Programinės įrangos tiekėjai, tokie kaip FreshBooks ir Zoho, siūlo paprastas pradinių paketų, tinkančių laisvai samdomiems vertėjams ir individualiems verslininkams , įskaitant sąskaitų faktūrų išrašymą , išlaidų skaičiavimą ir paprastą ataskaitų teikimą. Pagalvokite apie pranašumus, pvz., Galite nusiųsti sąskaitą faktūrą tiesiogiai iš savo išmaniojo telefono, parašyti pietų kvitą su klientu ir įrašyti ją kaip sąskaita arba sekti atsiskaitymo laiką su įmontuotu laikmačiu.
Šie aštuoni dalykai, kuriuos galite padaryti, kad būtų lengviau tvarkyti įrašų valdymą, nėra sudėtingi. Kaip ir daugelis administracinių dalykų, susijusių su verslo vykdymu, jie tik reikalauja nustatyti gerus įpročius ir atkaklumą. Tačiau jei dabar taikysite šias taisykles ir atliksite šiuos veiksmus, kitą mokestinį laikotarpį pamatysite didžiulį skirtumą, o apskaita bus lengvesnė visus metus.