5 būdai, kaip sumažinti laiką, kurį praleidote registravimui
Tačiau, deja, nekenčiu ar ne, kai paleidžiate smulkųjį verslą, prašymas turi būti atliktas, arba netrukus galėsite suskaidyti savo stalą pagal viso popieriaus svorį, kuris nuolat kaupiasi. Koks yra prašymo padavėjas?
Problema gali padėti dviem būdais.
Galite pabandyti, kad jūsų užpildymo laikas būtų kuo trumpesnis (tai metodas, kurį aš beveik ištobuliau per pastaruosius keletą metų), arba norėtumėte kuo smagu užpildyti savo laiką (ką aš ir toliau bandau atlikti). Pažvelkime į patarimus, kaip sumažinti laiką, kurį iš tikrųjų praleidote užpildydami.
Kai įmanoma, supjaustykite ir perdirbkite
Pirmasis klausimas apie bet kokį popieriaus lapą, kuris laukia, kol bus pateiktas, yra "Ar šis dokumentas turi būti pateiktas?"
Daug dokumentų, kurie ateina paštu, gali eiti tiesiai į smulkintuvą. Koks yra dalykas, pavyzdžiui, pateikiant skelbimus ar informacinius laiškus iš kitų kompanijų? Kai elgiatės su el. Paštu, perskaitykite laišką vieną kartą, nuspręskite, ar jums reikės nuo metų ir turėsite failą arba atitinkamai suskaldyti.
Yra tikimybė, kad jūs taip pat pateikiate daug popierinių dokumentų kopijų, kurių jums nereikia pateikti, ir pirmiausia neturėtumėte spausdinti.
Nereikia pateikti popierinių sąskaitų faktūrų ar raidžių kopijų, pvz., Jei jūsų elektroniniai failai yra surūšiuoti ir vykdote tinkamas atsargines procedūras .
Taigi, kai jūs spręsite, kad krūva padavimo, susmulkinti "popieriaus galite gyventi be".
Naudokite padavimo sistemą, kuri leidžia lengviau atlikti kitus biuro darbus, o ne sunkiau.
Dauguma popieriaus, kurį man reikia pateikti, yra susijęs su verslo vykdymo procesu, ir šie dokumentai turi būti įtraukti į apskaitos sistemą, kol dar su jais daroma kokia nors kita veikla.
Taigi vietoj to, kad priėmiau tą kvitą spausdintuvo tonerio kasetėje ir pateikiau ją "P" mano pagrindinėje bylų sistemoje, aš pateikiu ją savo "pirmojoje" dokumentų sistemoje, kurioje yra keletas aplankų, pažymėtų mėnesiais ir metais.
Pavyzdžiui, jei įsigyju tonerio kasetę 2017 m. Rugsėjo mėn., Tai yra failas, kuriame jis eina, kartu su visais kitais sąskaitomis, kvitais ir kitais verslo dokumentais, kurie įvyko per tą mėnesį. Tada tai yra paprastas dalykas, kad mėnesio pabaigoje dirbti per aplanką ir atlikti visus reikalingus apskaitos įrašus (arba, jei nesate tai padarę sau, perduoti mėnesio aplanką savo buhalteriui ar buhalteris) .
Atkreipiame dėmesį, kad mes teikiame paslaugų verslą , o ne mažmeninės prekybos įmonę, todėl man sėdi ir dirba paskyrose kartą per mėnesį. Jei reikės dažniau atnaujinti savo paskyras, turite keisti mėnesio katalogo idėją.
Pagalvokite, prieš pradėdami failą
Kas atsitinka, kai aš naudoju mėnesinius aplankus, kad atliktumėte apskaitą? Dokumentai turi būti perkelti į "pagrindinę" registravimo sistemą . Tačiau, o ne tik kiekvieno dokumento pateikimas atskirai, priklausomai nuo jo pavadinimo, aš pagal failą logiškai fiksuosiu paraiškų pateikimo procedūrą daug greičiau.
Dar kartą pažvelkime į spausdintuvo tonerio kasetės pavyzdį.
Vietoj to, kad užpildytumėte šį kvitą spausdintuvo tonerio kasetėje esančiu "P" numeriu, aš norėčiau pateikti šį dokumentą pagal "Office Supplies" - "Receipts", ta pačia vieta, kuria norėčiau pateikti tokius dokumentus kaip, pavyzdžiui, kvitą, skirtą jos pastabų rinkiniui arba spausdintuvo kvite popierius. Tai ne tik padeda greičiau pateikti dokumentus, bet ir žymiai palengvina dokumentų paiešką vėliau.
Naudokite visą žodžių ir frazių rinkmenų aplanko etiketėse, o ne tik raidėse
Nėra jokios taisyklės, kurioje sakoma, kad esate tik vienos raidės, kai kuriate filtravimo sistemos padalinius. O jei jūs tai padarysite, jūsų prašymas yra pernelyg lėtas ir sudėtingas. Tinkinkite savo užpildymo sistemą, kad galėtumėte pasinaudoti grupės pateikimu ir rasti tinkamą vietą dokumentui pateikti greičiau.
Pavyzdžiui, vietoj to, kad turiu tik dalį mano užpildymo sistemos, pažymėtos "C", aš taip pat turiu sekciją, pavadintą "Kliento failai".
"Client Files" failai yra surinkti pagal abėcėlę. Tokiu būdu tinkamai pritaikykite savo dokumentų sistemą yra tai, kad ją visada galima paskirstyti ir organizuoti, jei jums reikia. Taigi pagrindinis klientas gali turėti failų sistemos dalytuvę, pažymėtą jos pavadinimu, skyriuje "Klientų failai", kad būtų lengviau rasti dokumentus, susijusius su ja.
Šiame pavyzdyje filtravimo sistemoje esančios etiketės būtų skaitomos "B", "C", "Kliento failai", "D" ... Žiūrėkite, kiek lengviau jūsų paraiška tampa?
Kitas padavimo patarimas, norint pagreitinti pateikimą: nepamirškite tinkinti abėcėlės. Užuot turėdami "M" skirsnį, pažymėkite vieną "Mc".
Laikykite savo "pirmąją" užpildymo sistemą uždarytą ir patogią
Kitas puikus dalykas, susijęs su dviejų pakopų pateikimo sistemos naudojimu, pvz., Aprašyta pirmiau, yra tai, kad daug lengviau laikyti pirmąjį savo dokumentų tvarkymo sistemos (mėnesinių aplankų) etapą fiziškai arti jūsų darbo vietos . Jūs būsite labiau linkę nedelsdami pateikti dokumentus, o ne leisti jiems kauptis, jei turite artimą, organizuotą vietą, kad juos būtų galima pateikti.
Taigi įdėkite paskutinius, dabartinius ir kito mėnesio aplankus į dėklą arba naudokite koncertinį failą ir įdėkite jį rankiniu būdu į savo darbo vietą. Didžioji dalis jūsų užpildymo sistemos ("pagrindinė" užpildymo sistema, kaip mes ją vadinome aukščiau) gali būti visoje patalpoje ar net visiškai kitoje patalpoje, bet siekiant sutaupyti laiko , neturėtumėte pakilti atlikite savo pirmojo etapo pateikimą.
Kaip paversti įdomus
Patarimai, kuriuos aš nurodžiau, turėtų padėti jums sumažinti laiką, kurį praleidote užpildyti ir išvengti smegenų užšalimo. Bet ką daryti, kad savo laiką pateikti smagiau?
Tiesą sakant, vienintelė strategija, su kuria susidūriau, yra tiesioginis kyšis, apdovanojimas save slapuku, jei aš užduosiu tam tikrą laiką. Tai atliks, tačiau gali sukelti didelių svarų, jei turite daug paraiškų.
Arba galite imtis daugiau meninio požiūrio, naudoti visas skirtingas spalvas failų aplankams ir naudoti neįprastus šriftus ar kaligrafiją etiketėms. Nesvarbu, ar tai padaro jūsų prašymą įdomiau, tai tikrai padarys tai patrauklesnę.
Ir kas žino? Galbūt tai, kad jūsų paraiška yra kur kas greitesnė dabar, kai ji bus tokia organizuota, bus dar daug įdomiau.