Geras biuro valdymas yra geras jūsų apatinėje eilutėje
1. Nustatykite biuro tvarkymo programas ir laikykitės jų.
Įprastoms užduotims atlikti reikalingos įprastos procedūros, jei norite palaikyti organizuotą veiklą ir išlaikyti veiksmus sklandžiai.
Nustatykite tvarkymo dokumentų ir biuro sistemų tvarką. Pavyzdžiui, jei įmanoma, kiekvieną popieriaus lapą, kuris ateina į jūsų biurą, reikėtų tvarkyti vieną kartą, veikti ir pateikti - ne atsitiktinai uždėti ant stalo. Panašiai skaitmeniniai ryšiai, tokie kaip el. Laiškai, turėtų būti teikiami pirmenybe ir, jei įmanoma, turėtų būti vykdomi nedelsiant, jei jie įmanoma, arba pažymėti būsimiems veiksmams.
Biuro sistemoms, įskaitant stalinius kompiuterius, nešiojamus kompiuterius, failų serverius, daugiafunkcinius spausdintuvus ir mobiliuosius įrenginius, reikės tiek administravimo, tiek avarinės procedūros. Kai sistema sugenda arba su kompiuteriu susijusi įrangos dalis nepavyksta, kiekvienas jūsų biure turi žinoti, kam skambinti ir ko nenorėti (pvz., Pabandyti patys išspręsti problemą). Sužinokite 3 žingsnius, kaip apsaugoti svarbius verslo duomenis.
2. Nustatykite aiškiai apibrėžtas pareigas.
Geras valdymas priklauso nuo žmonių, kurie žino, kas yra atsakingas už ką - tai yra tie asmenys, kurie yra atsakingi už tai, ką daro.
Pavyzdžiui, kas atsitiks, jei pirkimas jūsų smulkiajam verslui būtų atliekamas kiekvieną kartą? Ar galėtumėte rasti spausdintuvo popierių, kai to reikės? Vieno asmens, atsakingo už visų įrangos ir atsargų užsakymą, sprendimas išsprendžia problemą ir užtikrina, kad viskas vyktų sklandžiai. Ar darbuotojai siunčia paskirtą asmenį bet kokius prašymus dėl prekių tiekimo, ar rašyti ranka esantį sąrašą gerai matomoje vietoje, kur žmonės gali pridėti tai, ko jiems reikia.
Tai yra ta pati sistema (kompiuterių) administravimas. Jums reikia, kad vienas asmuo būtų atsakingas už jūsų kompiuterių sistemų saugumą ir stebėtų dalykus, tokius kaip paskyros, slaptažodžiai ir programinė įranga. Naudojant debesyje naudojamas biuro programas, apskaitos programinę įrangą ir duomenų saugojimą, tai idealus sprendimas mažosioms įmonėms, bet vis tiek reikia turėti patikimą asmenį, skirtą atlikti administracines užduotis, pvz., Pridėti / pašalinti naudotojus, suteikti leidimus ir tt
3. Laikykite įrašus ir atnaujinkite savo verslo įrašus.
Laikyti įrašus skamba kaip lengviausia gero valdymo tarnybos dalis, kol jūs manote, kad šiuos įrašus reikia laikyti prieinamomis ir atnaujintomis. Tačiau pirmoji taisyklė, kad esate geras biuro vadovas, padės jums suvaldyti tai; atnaujinti įrašus į biuro tvarką. Pavyzdžiui, kai gaunate naują klientą ar klientą, jis tik užtruks, kol pateks į savo kontaktų duomenų bazę. Tada, kai kalbėsite su juo telefonu, bus atnaujinta įrašyti tik dar dvi minutes.
(Taip pat atminkite, kad dauguma jurisdikcijų turi privatumo įstatymus, reglamentuojančius klientų informacijos tvarkymą.)
4. Pasivaikščiok per savo biurą ir sėdėk.
Ar jūsų biure yra kosmoso valdymo ar kosmoso netinkamo valdymo pavyzdys?
Kai vaikštote per biurą, ar turite apeiti kliūtis ar rizikuoti, kad atsikratysite kažko?
Kai tu sėdi ant stalo, tu gali iš tikrųjų patogiai dirbti ten? Ar dalykai yra išdėstyti taip, kad daiktai, kuriuos labiausiai naudosite prie stalo, būtų arčiausiai?
Šiuo metu biurams yra daugybė dalykų, nuo spausdintuvų stovų iki padavimo spintų . Norint gerai valdyti biurą, turite būti tikri, kad visi biure esantys dalykai yra išdėstyti siekiant maksimalaus efektyvumo ir maksimalaus saugumo. "Small Business" arba "Home Office Design" pagrindai suteikia patarimų, kaip saugiai patenkinti jūsų biuro patalpų energijos, apšvietimo ir ventiliacijos poreikius.
5. Suplanuokite nuobodų darbą.
Tai yra pernelyg lengva uždaryti dalykus, kurių jums nepatinka daryti, o dauguma verslo žmonių neturi tokių užduočių kaip paraiška , siuntimas ir priėmimas, ar buhalterija - net biuro administratoriai.
Deja, biuras, kaip virtuvė, netaps gerai veikus, jei nebus padaryta kokių nors veiksmų.
Jei esate smulkaus verslo savininkas , nes negalėsite priskirti ko nors, ko jūs manote kaip nuobodu ar nemalonų darbą, kad kažkas kitas, priversti jį reguliariai susipažinti, kiekvieną savaitę planuojant laiką. Pavyzdžiui, pasiimkit ryte ar po pietų ir praleidžiate šaltą skambutį , grįžkite neprioritetiniais el. Pašto užklausimais, redaguokite socialinės žiniasklaidos skelbimus , pasieksite apskaitos ar atnaujinsite įrašus.
6. Deleguoti ir perduoti tretiesiems asmenims.
Be to, tobulo pasaulio žmonės tik daro tai, ką jis ar ji turėjo laiko padaryti ir gerai. Kadangi pasaulis nėra tobulas, o daugelis žmonių daro tai, ko jiems nereikia laiko ir talentingumo.
Delegavimas ir užsakomųjų paslaugų teikimas gali ne tik pagerinti jūsų smulkaus verslo biuro valdymą, bet ir padėti jums sutelkti dėmesį į jūsų talentus, taip pat pagerinti jūsų apimtį. Ne visą darbo dieną arba Virtualus asistentas gali tvarkyti daugelį jūsų biuro ar administracinių užduočių. Norėdami daugiau sužinoti apie delegavimą, žr. " Nuspręskite deleguoti" .
7. Padarykite verslo planavimą prioritetu.
Daugelis smulkaus verslo savininkų praleidžia savo dienas veikti ir reaguoti - ir tada įdomu, kodėl jie, atrodo, verpia savo ratus. Verslo planavimas yra svarbus gero biuro valdymo komponentas, todėl jis turi būti nuolatinio biuro valdymo proceso dalis.
Sėkmingi smulkaus verslo savininkai kiekvieną savaitę praleidžia verslo planavimą, o daugelis kasdienio verslo planavimo sesijų naudoja kaip tikslų nustatymo ir augimo įrankį.
Šis verslo planavimo vadovas yra puikus įrankis norint, kad jūsų verslo planavimo pastangos vyktų; jame pateikiamas verslo planavimo pagrindas jūsų smulkiajam verslui ir suteikiama išteklių viskam, nuo vizijos pareiškimo parengimo , vadovaujantis verslo tikslų nustatymo taisyklėmis.
Jei turite personalą, įtraukite juos į verslo planavimą , formaliai ar neformaliai.
Tu manysi skirtumą
Neleisk chaosui trukdyti verstis verslu. Kai pradėsite taikyti šiuos septynias gero biuro valdymo principus, būsite nustebinti tuo, koks geras biuro valdymas - ir kiek daugiau verslo jūs darote.
Taip pat žiūrėkite:
Kodėl debesis Kompiuterija idealiai tinka smulkiajam verslui
Įvaldykite savo duomenų surinkimo sistemą