Daugeliui įmonių mokėjimų departamentas negauna daug dėmesio, jei kažkas negerai. Tačiau daug reikia gauti iš gerai valdomo mokėtinos sąskaitos. Ir atvirkščiai, yra daug problemų, kurios gali kilti dėl vienintelio, kuris tik šurmuoja. Šis skyrius dažnai daro didžiulį poveikį verslo grynųjų pinigų srautui , ir yra galimybių, kurias galima gauti arba prarasti pasinaudojus mokėjimo sutartyse su tiekėjais.
Gerai valdomų paskolų mokėjimo departamentas turėtų turėti galimybę pasinaudoti grynųjų nuolaidų ir išankstinių mokėjimų nuolaidomis, taip pat nustatyti geriausią būdą išlaikyti didžiausią grynųjų pinigų prieinamumą verslui už kitas išlaidas ir investicijas. Šis departamentas taip pat tur ÷ tų tur ÷ ti galimybę užtikrinti, kad tiek ÷ jai vykdytų savo įsipareigojimus pagal susitarimus ir sutartis, taigi, jei nesilaikoma apimties arba kokyb ÷ s standartų, bus išspręstos problemos ir imamasi atitinkamų korekcinių veiksmų.
Bendrosios sąskaitų mokėtinos problemos
Nors yra daug galimybių sumažinti išlaidas ir atlaisvinti pinigus, taip pat yra keletas kliūčių, su kuriomis susiduria įmonės, siekdamos šių tikslų. "Canon" 2014 m. "Accounts Payable" optimizavimo tyrimas parodė, kad popieriaus apdorojimas buvo vienas iš didžiausių daugelio organizacijų problemų šaltinių, todėl didžiausias klausimas buvo popieriaus sąskaitų faktūrų išrašymas.
Kiti pagrindiniai susirūpinimą kelianti šaltiniai:
- Užtikrinti, kad mokėjimai atliekami laiku
- Sąskaitos patvirtinimo proceso supaprastinimas
- Gauti geriausius mokėjimo terminus su tiekėjais ir užtikrinti, kad abiem šalims būtų tenkinami įsipareigojimai
- Darbas su įvairiomis tiekėjų apskaitos ir sąskaitų faktūrų išrašymo sistemomis
- Duomenų ir sandorių duomenų saugojimas ir registravimas
Daugelis išvardytų dalykų blogėja arba sukuriami priklausomai nuo popierinio sąskaitų faktūrų išrašymo. Pamestų dokumentų tvarkymas yra dažna problema daugelyje organizacijų, dėl kurių vėluojami ar praleisti mokėjimai. Be to, nors daugelis įmonių yra suinteresuotos suskaitmeninti jų dokumentus, dauguma tiekėjų vis dar siunčia popierines sąskaitas faktūras arba siunčia jas faksu.
Dauguma mažųjų įmonių tvarko savo sąskaitų apmokėtinus dokumentus, o daugelis jų yra padaryta rankiniu būdu. Kadangi keletą tiekėjų perėjo prie elektroninės atsiskaitymo, dauguma organizacijų išleidžia daugybę darbo jėgos rankiniu būdu įvedant duomenis ir kurdami skaitmenines dokumentų kopijas.
Popieriaus dokumentų naudojimas dažnai sulėtino sąskaitos faktūros patvirtinimo procesą, nes kopijos turi būti parengtos ir pristatytos atitinkamiems vadovams peržiūrai. Kai dokumentų tvarkymas nėra lengvai prieinamas ar prieinamas skaitmeniniu formatu, tai yra iššūkis analizuoti duomenis ir užtikrinti, kad būtų gauti geriausi mokėjimo susitarimai ir kad įvykdytos prievolės. Laiku ir išankstiniu mokėjimu nuolaidų susitarimai gali būti lengvai prarasti, jei įmonės negali atlikti mokėjimų, kai jos privalės, todėl su dokumentais susiję klausimai gali būti brangus.
Patobulinimai ir optimizavimas
Atsižvelgiant į tai, kad kai kurie klausimai, susiję su tinkamu sąskaitų apmokėtinų padalinių tvarkymu, kyla dėl tų pačių priežasčių, yra ir keletas koregavimų, kuriuos organizacijos gali padaryti, kad tuo pačiu metu būtų rūpinamasi daugybe problemų. Trys efektyviausi būdai, kuriais įmonės gali supaprastinti savo atsiskaitymų departamento procesus, yra šios:
- Naudodamiesi objekto simbolių atpažinimu, nukopijuokite dokumentus
- Pasinaudokite interneto portalais, kurie yra prieinami tiekėjams
- Sukurkite valdymo eigos
OCR
Nors daugelis kompanijų įprastai naudojasi skaitytuvais, norėdami kurti skaitmenines dokumentų kopijas, paprastai tai reiškia tik tai, kad kompiuteryje išsaugomas dokumento vaizdas. Tai reiškia, kad informaciją vis tiek reikia įvesti rankiniu būdu į duomenų bazę, taigi, nors įrašų praradimas yra mažiau problema, vis tiek užtruks daug laiko.
Objekto simbolių atpažinimas arba OCR apima nuskaitymą iš dokumento ir duomenų perkėlimą iš jo. Šie duomenys gali būti automatiškai pridėti prie duomenų bazės ar skaičiuoklės. OCR procesas padeda sumažinti rankinių duomenų įvedimo klaidų problemą ir leidžia informaciją įvesti iškart, kai gaunami dokumentai. OCR darbuotojui atliekamas maždaug tuo pačiu metu kaip dokumento nuskaitymas, kad būtų sukurtas vaizdo failas, ir paprastai jis nereikalauja jokių papildomų veiksmų. "Per Gartner" yra organizacijų, galinčių skelbti 80 proc. Ar daugiau sąskaitų faktūrų, be to, kad darbuotojas turėtų tiesiogiai dalyvauti.
Tiekėjo portalai
Supaprastinant sąskaitų faktūrų ir duomenų įvedimo į centralizuotą sistemą procesą, įmonės gali kurti ar pasinaudoti internetiniu portalu, leidžiančiu verslui ir jo tiekėjams sekti užsakymus, peržiūrėti sąskaitas faktūras ir pamatyti, kada atliekami mokėjimai. Kad šie duomenys būtų prieinami daugeliui organizacijos asmenų, jie gali padėti užtikrinti, kad sąskaitų apmokėjimo skyrius tinkamai prižiūrėtų, ir tai gali pagreitinti laiką, per kurį reikia patvirtinti sąskaitas faktūras. Leidimų išdavimas tiekėjams patekti į portalą leidžia šioms įmonėms pateikti sąskaitas faktūras ir stebėti mokėjimus, taip pat informuoti apie bet kokias problemas, susijusias su gautų tiekimų ar sąskaitų faktūrų išrašymo klausimais.
Sukurti darbo eigą ir procesus
Tačiau organizacija nusprendžia tvarkyti duomenų valdymo pastangas, todėl svarbu, kad būtų nustatytas apskaitos ir mokėjimų valdymo procesas. Tai leidžia įmonėms užtikrinti, kad operacijos veikia, ir išsiaiškinti alternatyvas, jei jos yra sudėtingos arba gali atsirasti klaidų ar vėlavimų. Pasak "Deloitte", šiais procesais turėtų būti išsamiai aprašyta, kokią sąskaitų faktūrą gaunanti tarnyba gauna sąskaitą faktūrą, kaip įvedami ir bendrinti duomenys, ir koks procesas yra patvirtintų sąskaitas faktūras. Turėtų būti nustatytos gairės, kaip nustatyti geriausius įvairių tipų tiekėjų mokėjimo būdus.
Nors daugelis tiekėjų siūlo nuolaidas mokėjimui per 30 ar 90 dienų, gali būti, kad nėra verta nuolaida, jei tai trukdo organizacijos pinigų srautui. Taip pat svarbu patikrinti, ar tiek bendrovė, tiek tiekėjai atitinka sutarties ar sutarties reikalavimus. Darbo užduotys sprendžiant šias problemas gali padėti organizacijoms priimti tinkamus sprendimus.
Kai tiekėjai nepateikia laiko, pakankamų kiekių ar tinkamo atsargų kiekio, įmonės gali nenorėti mokėti sąskaitų faktūrų, kol šie klausimai nebus išspręsti. Darbo eiga gali būti labai svarbi nustatant, kas turėtų būti padaryta iškilus šiems klausimams. Be to, mokėjimai tiekėjams taip pat turi būti atliekami laiku, kad nebūtų prarandamos nuolaidos arba būtų taikomos sankcijos už pavėluotus mokėjimus. Kiekvienas tiekėjo susitarimas turi būti dokumentuojamas ir atnaujinamas, kai keičiasi dalykai, o procesai turėtų užtikrinti, kad kiekviena sąskaita būtų tvarkoma tinkamai.
Bendrovės pagalba taip pat gali padėti kurti darbo eigą:
Užsakomosios paslaugos
Skaitmeninimas įrašų, įgyvendinant OCR ir naudojantis portalu, prie kurio tiekėjai gali susipažinti, gali būti ne tai, ko reikia mažesnėms įmonėms, tačiau organizacijos neturėtų manyti, kad išlaidos neleis įmonėms pasinaudoti jomis. Nors elektroninių sistemų kūrimo ir priežiūros išlaidos gali būti pernelyg didelės daugeliui mažų ir vidutinių organizacijų, tai dažnai nereikia atlikti vidaus įmonėje. Yra trečiųjų šalių paslaugų teikėjai, kuriuos organizacijos gali perduoti šioms užduotims. Organizacijos gali gauti užsakomąją pagalbą visoms įmonėms nuo OCR proceso sukūrimo iki padėti įmonėms kurti darbo eigą, kad būtų galima analizuoti tiekėjų sutartis.
Nors organizacijos gali nepajėgti patys patirti įvairių IT sistemų diegimo savarankiškumo, trečiosios šalies atliekamos tvarkymo paslaugos dažnai yra labai prieinamos. Įmonėms reikės palyginti išorinių šalių panaudojimo išlaidas, kad šios sistemos būtų kuriamos, atsižvelgiant į galimą taupymą ir grynųjų pinigų išlaisvinimo vertę, tačiau užsakomųjų paslaugų teikimas leidžia organizacijoms pasinaudoti technologijomis ir sistemomis, kurios paprastai būtų per brangu.
- Įsitikinkite, kad pirkimo užsakymai yra sukurti kiekvienai naujai užsakymo rūšiai
- Patikrinkite, ar sąskaitos atitinka gautas prekes ir atitinka sutartinius susitarimus
- Patikrinkite įrašus, kad įsitikintumėte, jog mokėjimai atliekami laiku, kad jie nebūtų dubliuojami
- Norėdami sumažinti mokesčius, nustatykite geriausią sąskaitų faktūrų apmokėjimo būdą, pvz., ELP arba kredito kortelėmis