W-4, I-9, darbo programa, valstybinė registracija ir dar daugiau
Jūsų pirmoji atsakomybė už dokumentų tvarkymą ir naujiems darbuotojams skirtus teisės aktus yra iškart po nuomos. Prieš pradėdamas dirbti darbuotoją ir gauti savo pirmąją darbo užmokestį , yra tam tikrų formų, reikalingų darbuotojui užbaigti. Šios formos turi būti pildomos kiekvieno darbuotojo, kaip numatyta federalinėse ir valstybinėse taisyklėse.
daugeliu atvejų jums nereikia grąžinti blankų bet kam, bet jūs turite juos išlaikyti. Kai šios formos bus užpildytos, turėtumėte jas laikyti konkrečioje vietoje, prieinamą darbuotojams ir kitiems, kuriems jų reikia. JAV darbo departamentas (pagal darbo užmokesčio ir valandos skyrių) turi konkrečius reikalavimus, susijusius su darbo užmokesčio ir personalo įrašais, kurie turi būti saugomi visiems darbuotojams.
Federalinės, valstijos ir vietos agentūros taip pat gali patikrinti savo darbuotojų įrašus dėl įvairių priežasčių, todėl svarbu tvarkyti įrašus.
01 - Federalinio pajamų mokesčio įstatymo W-4 forma
Visi nauji samdyti turi užpildyti W-4 formą prieš gaunant pirmuosius užmokesčio čekius. Ši forma apima informaciją apie santuokinę padėtį, išlaikomų asmenų skaičių ir nurodytas papildomas išskaitymo sumas. Jis naudojamas apskaičiuojant federalinių pajamų mokesčių išskaitymą . Jums nereikia laikyti visų W-4 formų kopijų, tik naujausių.
Darbdaviai neturėtų patarti darbuotojams, kaip užpildyti šią formą, bet jūs galite nukreipti juos į IRS straipsnį, kuris padės jiems užpildyti šią formą.
Būtinai naudokite naujausią W-4 formos versiją. 2017 m. Mokesčio sumažinimo ir darbo įstatymas padarė reikšmingų pasikeitimų į mokestines pajamas ištraukiančias lenteles, o darbuotojai gali norėti keisti savo mokestį, kad būtų išvengta pernelyg didelių mokesčių iš jų atlyginimų. Jūs turėtumėte naudoti " 2018 W-4" formą naujiems samdytiems darbuotojams ir darbuotojams, kurie nori keisti savo formą.
Darbuotojai gali keisti savo W-4 formą taip dažnai, kaip jiems patinka. Pavyzdžiui, darbuotojas gali gauti premiją ir nori pakeisti išlaikymą. Kaip darbdavys, esate atsakingas už naujausių pokyčių stebėjimą ir įsitikinkite, kad darbuotojo darbo užmokesčio skirtumai atspindi darbuotojo norus išskaityti.
02 - I-9 forma ir E-patikrinti tinkamumo vykdyti darbą sistemą
Kaip darbdavys, turite patvirtinti naujų darbuotojų tinkamumą dirbti JAV. Dokumentą, kurį turėsite naudoti, yra F- asis I-9 " Užimtumo tinkamumo patvirtinimas", kurį privalo užpildyti kiekvienas naujas pasiūlymas. Naujasis darbuotojas turi pateikti dokumentaciją apie a) tapatybę ir b) darbo tinkamumą.
I-9 procesui yra du žingsniai. Pirma, darbuotojas užpildo formą ir nurodo, kokie tapatybės ir darbo tinkamumo dokumentai bus naudojami. Tada jūs, kaip darbdavys, turėtumėte pažvelgti į šiuos dokumentus ir įsitikinti, ar jie yra tinkami ir tinkami.
Šią formą turite įrašyti į darbuotojo įrašą, tačiau jums nereikia to siųsti visiems. Jei imigracijos pareigūnas atvyksta į jūsų įmonę arba nori patikrinti savo darbuotojo dokumentus, forma yra jūsų įrodymas, kad patvirtinote darbuotojo darbo tinkamumą.
Didesni darbdaviai (su daugeliu darbuotojų) gali prisiregistruoti prie " E-Verify" sistemos ir jį naudoti, kad patikrintų naujų darbuotojų tinkamumą dirbti JAV. Sistema naudoja I-9 formos informaciją, palyginti su federalinėmis duomenų bazėmis.
03 - darbo paraiškos forma
Kiekvienas naujas darbuotojas turi užpildyti darbo paraiškos formą, net jei šis asmuo jau pateikė darbo atnaujinimą. Darbo paraiškos formoje pateikiama informacija apie naująjį darbuotoją, kurį galima patikrinti, kaip ir ankstesni darbdaviai, ir išsilavinimas. Jame taip pat yra keli pareiškimai, kuriuos turi pasirašyti pareiškėjas.
Vienas pareiškimas apie paraiškos formą patvirtina, kad informacija apie paraišką yra teisinga ir teisinga, o kitos ataskaitos leidžia darbdaviui atlikti pamatinius patikrinimus ir patikrinimus.
Kiekvieno darbuotojo paraiškos forma apsaugo jus kaip darbdavį nuo pareiškėjo, pateikiančio apgaulingus reikalavimus, ir leidžia imtis veiksmų, jei paraiškos forma nėra tiksli.
04 - Valstybinis išskaitymas ir registracija
Darbdaviai privalo užsiregistruoti naujiems darbuotojams savo valstybės naujo pranešimo apie nuomos sistemą sistemoje; ši registracija leidžia valstybei rinkti vaiko paramos išmokas iš šių darbuotojų. Šiame straipsnyje pateikiamas valstybinių pranešimų sistemų sąrašas.
Kiekviena valstybė, kuri renka pajamų mokesčius, turi reikalavimus darbdaviams pranešti ir sumokėti šiuos mokesčius. Norėdami gauti informacijos apie tai, kaip užsiregistruoti kaip darbdavys valstybėje, kreipkitės į valstybinį pajamų šaltinį (arba lygiavertę). Ši valstybinė agentūra taip pat pateiks jums informaciją apie atsisakymo formas ir reikalavimus dėl ataskaitų ir sumokėtų sumų.
Valstybėms, turinčioms pajamų mokestį, turėsite atskaityti šiuos mokesčius iš darbuotojų atlyginimų ir atsisiųskite mokesčius atitinkamai valstybinei agentūrai.
05 - Naujų darbuotojų samdymo kontrolinis sąrašas
Čia yra 12 žingsnių naujo samdymo procesų kontrolinis sąrašas , todėl nieko nepamirškite. Tai apima darbdavio identifikacijos numerio (federalinio darbdavio identifikavimo numerio) registravimą IRS mokesčių atskaitomybei ir mokėjimams bei registravimą savo valstybės mokesčių įstaigoje (jei reikalaujama, kad būtų taikomas valstybės pajamų mokestis). Kitos registracijos ir reikalavimai taip pat yra išvardyti.
06 - dar vienas dalykas - jūsų darbuotojo vadovas
Jei jūsų versle yra keli darbuotojai, turėtumėte turėti vadovo vadovą arba politiką ir procedūras. Vadovas gali apimti darbo procesų aprašymus ir pranašumus, be politikos ir procedūrų.) Visi nauji darbuotojai turėtų gauti šio vadovo kopiją ir turėtų pasirašyti, kad jie jį perskaitė ir supranta.
Darbuotojų žinynas tampa teisiškai privalomu dokumentu tiek jums, tiek jūsų darbuotojams. Darbuotojai, skaitantys darbuotojo vadovą, gali padėti išvengti nepatogių darbuotojų, nepatenkintų lūkesčių ir galimų ieškinių.