Prieš, per, po audito arba patikrinimo
- Vietos valdžios institucijos , atliekančios priešgaisrinius patikrinimus, statybos kodeksus, sveikatos ir saugos klausimus, taip pat galimus amerikiečių su negalia įstatymą (ADA) pažeidimus
- Valstybinės agentūros , pardavimo mokesčiai, verslo registracija ir užimtumo klausimai
- Federalinės agentūros, įskaitant OSHA, ADA, darbo užmokesčio ir valandos skyrius ir imigracija / muitinės (ICE).
Štai valstybinių ir federalinių agentūrų, galinčių patikrinti ar tikrinti jūsų verslą, sąrašas.
Audito ir tikrinimo tipai
- Kai kurios agentūros turi patikrinti jūsų verslą, kai jis atsidaro. Tai paprastai yra vietinės įmonės, pavyzdžiui, sveikatos departamentas ar statybos skyrius.
- Kai kurios agentūros tikrina reguliariai . Vietiniai priešgaisriniai ir sveikatos inspektoriai dažniausiai būna rotaciniai.
- Kai kurios agentūros gali atvykti į jūsų verslą nepranešusios be jokios priežasties . OSHA yra viena iš tų agentūrų.
- Kai kurios agentūros atsako į darbuotojo, kliento ar kito asmens skundą . Imigracijos inspektoriai, ADA inspektoriai ir OSHA inspektoriai atsako į darbuotojo ar kliento skundus. IRS auditoriai arba valstybinio darbo užmokesčio fondo auditoriai gali pateikti atsakymą į nepriklausomo rangovo skundą .
Būkite pasirengę prieš atlikdami auditą ar patikrą
Pasiruoškite pasiruošti galimai auditui ar patikrinimams:
- Sukurkite galimų agentūrų , galinčių patikrinti jūsų konkretų verslą, sąrašą. Įtraukite agentūras, kurios gali būti rodomos dėl specifinio jūsų verslo pobūdžio. Pavyzdžiui, maisto įmonėms gali būti sveikatos inspektorius.
- Žinokite savo teises į kiekvieną patikrinimo tipą. Ar galite paprašyti inspektoriaus grįžti vėliau, kai tai jums patogiau? Ar turite teisę lydėti inspektorių ar auditorių?
- Pasitarkite su savo advokatu ir aptarkite savo teises ir pareigas per šiuos auditus ir patikrinimus.
- Nustatykite procedūras, skirtas jums ir jūsų darbuotojams laikytis, kai atsiras inspektorius ar auditorius, ir apmokykite savo darbuotojus , ką daryti. Gali būti naudinga įdėti šiuos procesus į nešiojamąjį kompiuterį kažkur.
- Nuspręskite, kam turėtų būti pranešta, kai atvyksta inspektorius. Ką turėtų daryti jūsų darbuotojai, jei neturite? Kas kitas atsakingas? Ar turėtumėte pranešti apie savo advokatą ir kada?
- Patikrinkite savo verslo įrašus , susijusius su šiuo patikrinimu, kad jie būtų tikslūs, išsamūs ir atitiktų įstatymus. Pavyzdžiui, federalinis ar valstybinis darbo užmokesčio ir valandos inspektorius norės matyti laiko juostas ar kitus laikymo įrašus.
Pirmas dalykas, kurį reikia atlikti per patikrinimą ar auditą:
Būkite mandagūs ir naudingi. Jūsų požiūris turėtų būti: "Mes norime paklusti taikai ir daryti tinkamą dalyką. Padėkite mums sužinoti, kas tai yra. Jei kyla problemų, norime juos ištaisyti".
- Patikrinkite inspektoriaus tapatybę ir įsitikinkite, ar inspektorius turi tinkamą dokumentų, įskaitant orderį, jei reikia. Apgaulingi inspektoriai kartais bando įbauginti darbdavius pateikti patikrinimams, paskui sumokėti baudas ar baudas arba įsigyti atitikties rinkinius.
- Tada suplanuokite savo planą.
- Atsisiųskite nuotraukas arba laikykitės apskaitos ar audito žurnalo . Vykdykite inspektorių arba paklauskite, ar galite apsilankyti audito metu.
- Negalima savanoriauti nieko . Jei jums kyla klausimas, atsakykite į jį. Nieko nepridėkite nieko prie jūsų atsakymo.
- Pasibaigus auditui ar patikrinimui prašykite persvarstymo. Dauguma inspektorių ar auditorių nebus įsipareigoti nieko konkrečioje, tačiau jie turėtų suteikti jums bendrą idėją, ar buvo pažeidimų, ir ko tikėtis toliau.
Po audito arba patikrinimo
Jei inspektorius teigė apie pažeidimus, galite turėti teisę į apeliacinį procesą. Kaip atliekamas šis žingsnis priklauso nuo konkrečios agentūros. Kaip tolesnę veiklą bet kuri agentūra turėtų pateikti jums raštišką pažeidimų sąrašą, nes jie gali būti išspręsti ir kaip ir kokios baudos ir nuobaudos.
Šiuo metu jūs tikriausiai norėsite kreiptis į savo advokatą aptarti atsakymą.
Jei patikrinimo metu nėra jokių pažeidimų, aptarkite su savo darbuotojais, kas nuveikė gerai, ką girdėjote ar pamačiau, ir ką jūs galite išmokti geriau atlikti kitą kartą.
Beveik kiekvienam verslui bus kitas laikas.