Federalinis įstatymas reikalauja, kad jūs laikytumėte "Paycheck" įrašus ir kitus dokumentus
Kokie "Paycheck" įrašai reikalingi darbdaviams?
Paprastai dauguma įrašų, kurių reikalauja įstatymai, paprastai atliekami vykdant verslą, todėl jų laikymasis neturėtų būti daug papildomų veiksmų ar darbo.
Peržiūrėkite įrašus, kuriuos jau turite, kad įsitikintumėte, jog esate suderinęs su IRS ir FLSA reikalavimais.
Įrašai gali būti išsaugomi bet kokia forma, įskaitant elektronines. Turi būti laikomasi visų neapmokestinamų darbuotojų ir tų, kuriems taikomi minimalūs darbo užmokesčio reikalavimai:
- Asmeninė informacija, įskaitant darbuotojo vardą, namų adresą, profesiją, lytį ir gimimo datą, jei jis jaunesnis nei 19 metų
- Valandą ir dieną, kai prasideda jo darbo savaitė
- Bendras dirbtų valandų skaičius kiekvieną darbo dieną ir kiekvieną darbo savaitę
- Bendras dienos ar savaitės tiesioginis darbo užmokestis
- Reguliari valandinis atlygis už bet kurią savaitę, kai dirba viršvalandžiai
- Bendras viršvalandis moka už darbo savaitę
- Bendras darbo užmokestis mokamas kiekvieną mokėjimo laikotarpį
- Apmokėjimo data ir apmokėjimo laikotarpis.
Neapmokestinamiems darbuotojams turi būti mokamas bent minimalus darbo užmokestis ir jie turi gauti viršvalandžius bet kuriai valandai, dirbančiai per 40 savaičių. Darbuotojas gali būti atleidžiamas nuo mokesčio, jei jam mokamas ne mažiau kaip 455 JAV dolerių per savaitę už atlyginimą, ir jei jis atlieka tam tikras pareigas, paprastai administracines, vykdomasis ar vadovaujantis.
Tiesioginis darbo užmokestis yra tas, kuris uždirbamas per pirmąsias 40 darbo dienų per savaitę.
Įrašai, reikalingi darbuotojams, kuriems netaikomos išimtys, skiriasi nuo neapmokestinamų darbuotojų, ir speciali informacija reikalinga namų ūkio darbuotojams, darbuotojams, dirbantiems pagal neįprastą darbo užmokestį, darbuotojams, kuriems teikiamos būsto ar kitos priemonės, ir darbuotojams, gaunantiems ištaisomąjį išsilavinimą.
Jei kuris nors iš jūsų darbuotojų patenka į šias kategorijas, pasikonsultuokite su advokatu.
Formos turite laikyti
Be "paycheck" įrašų, turėtumėte įrašyti keletą kitų dokumentų kiekvienam darbuotojui.
- Pasirašyta jo W-4 formos, kurioje nurodomas federalinis įstatymas, kopija. Šią formą galima keisti daug kartų, todėl įsitikinkite, kad laikotės naujausios formos viršuje.
- Bet kokios formos, kurioje darbuotojas leido atskaityti mokestį, kopijas, įskaitant išmokas ir specialias aukas, kaip "United Way" ar kitas labdaros organizacijas
- Darbuotojo pradinės paraiškos formos kopija ir patvirtinamieji dokumentai, tokie kaip atnaujinimas ar nuorašai.
- Įrašai apie darbo užmokesčio pokyčius, įskaitant akcijas ar nuolaidas, ir šių veiksmų priežastis.
Koks geriausias būdas laikyti Paycheck įrašus?
"Paycheck" įrašai, įskaitant tuos, kurie dokumentuoja visas dirbtas valandas, darbo užmokesčio statuso ir darbo užmokesčio pokyčius, turėtų būti laikomi atskiroje byloje.
Taip pat turite registruoti visus darbuotojo atlyginimo ir išmokų pakeitimus, įskaitant darbuotojo sutikimus. Jūs turite turėti raštišką sutikimą dėl bylos, kad atskaitytumėte iš darbuotojo darbo užmokesčio, išskyrus FICA mokesčius ir garnyras .
Susan Heathfield, žmogiškųjų išteklių ekspertas, turi išsamesnės informacijos apie tai, kas turėtų būti laikoma darbuotojo personalo byloje.
Kas leidžiama pamatyti darbuotojų įrašus?
Dauguma įmonių tvarko darbuotojų įrašus ribojimuose ir leidžia susipažinti tik su asmenimis, kuriems gali prireikti peržiūrėti įrašus dėl jų užimtumo lygio ar pozicijos. Darbuotojų įrašai niekada neturėtų būti pašalinti iš įrašų salės. Jei turite daugiau nei keletą darbuotojų, galbūt norėsite nustatyti personalo failų prieigos politiką, todėl žmogiškieji ištekliai darbuotojai žinotų, kaip atsakyti į užklausas.
- Darbuotojai turėtų turėti galimybę pamatyti savo įrašus. Galbūt norėsite, kad kažkas liktų kambaryje su darbuotoju, kai jis žiūri savo įrašą.
- Nurodykite, kurie įmonės darbuotojai gali matyti darbuotojų įrašus. Prieiga paprastai yra ribojama darbuotojų, dirbančių žmogiškųjų išteklių skyriuje, vadovams ir vadovams virš tam tikro lygio.
- Įvairiems federaliniams ir valstybiniams auditoriams gali būti suteikta prieiga prie darbuotojų įrašų audito tikslais. Galite prašyti orderio prieš leidžiant auditoriui susipažinti su darbuotojų įrašais.
- Tam tikrais atvejais gali būti suteikta galimybė susipažinti su advokatais, kurie atstovauja darbuotojams bylose. Aukščiausio lygio pareigūnas arba bendrovės advokatas turėtų patikrinti advokato prašymą prieš leidžiant peržiūrėti įrašus.