Ką reikia sutaupyti ir tvarkyti
Tam tikru mastu elementai, kuriuos turėsite sukurti paraiškų pateikimo sistemą, labai priklausys nuo jūsų verslo.
Pvz., Jei parduodate materialųjį produktą, jums reikės kažko, kuris seka jūsų inventorių. Tačiau čia pateikiamas bendras dalykų, kuriuos turėsite stebėti savo namų versle, sąrašas:
- Verslo ir rinkodaros planai.
- Teisiniai dokumentai (ty LLC dokumentų tvarkymas, verslo licencija ir intelektinės nuosavybės registracija, sutartys)
- Kontaktai (profesionalai, klientai, pardavėjai, paslaugų teikėjai ir tt)
- Finansinė informacija (pelno (nuostolių) ataskaitos, balansai, mokėtinos / gautinos sumos)
- Mokesčiai
- Verslo išlaidos (įplaukos)
- Projektai
Kartu su šiuo sąrašu norėsite pridėti elementus, kurie yra būdingi jūsų verslui.
Jūsų namų verslo organizavimo sistemos
Laukiame, kad naudosite įvairius metodus, kaip saugoti ir tvarkyti dokumentus bei kitą svarbią informaciją. Pagrindinis veiksnys yra pasirinkti metodą, kuris jums labiausiai tinka. Kiekvienas žmogus turi skirtingą mąstymo ir organizavimo būdą. Pvz., Kai kuriems žmonėms yra tikslingiau tvarkyti failus pagal abėcėlę, bet kitiems jiems lengviau tvarkyti pagal datą.
Jei nesate tikras, kas jums tinka geriausiai, pabandykite jį ir, jei stengiatės jį išlaikyti, įveskite kitą sistemą. Čia yra trys būdai, kaip tvarkyti failus ir informaciją:
Paprastoji segtuvų surinkimo sistema
Mažoms įmonėms, kurios nesukuria pernelyg daug popierinių dokumentų, rišiklio sistema yra geras pasirinkimas.
Tai taip pat idealiai tinka tiems, kurie mėgsta turėti viską vienoje vietoje arba kuriems jo informacija reikalinga mobiliesiems. Ryšių sistema naudoja didelį trijų žiedų rišiklį, lakštų apsaugą ir skirstytuvus.
Naudokite sekcijų daliklius, kad tvarkytumėte savo verslo kategorijas, pvz., Laukiantys pavedimai, užpildyti užsakymai, įvairių formų pagrindinės kopijos ... ir tt. Iš ten pradėsite rinkti failus lapų apsauginiuose įrenginiuose. Kai rišiklis bus pilnas - savaitės, mėnesio ar trijų mėnesių pabaigoje - bus laikas išvalyti. Jūs tiesiog perkelsite klientų užsakymų failus ir kitus istorinius įrašus į tradicinę dokumentų sistemą, kuri puikiai atspindi jūsų rišiklio organizaciją.
Tradicinė archyvavimo sistema
Tradicinės padavimo sistemos naudoja padavimo kabinetą, kabančius failus ir "manilos" aplankus. Galų gale kiekvienam verslui bus reikalinga tokio pobūdžio registracija, nes jų verslas auga. Laikui bėgant susidaro pernelyg daug dokumentų, kad jų nebūtų. Kadangi mokesčio įrašus reikia saugoti septynerius metus, jums reikia vietos, kurioje būtų saugomi visi šie įrašai. Tradicinės padavimo sistemos idealiai tinka daiktams, kurių reikia laikyti, bet kurių negalima reguliariai naudoti, pvz., Ankstesnių metų mokesčiai ir verslo licencijos. Štai keletas patarimų, kaip gauti tradicinę užpildymo sistemą nuo žemės ir sėkmingai:
- Pagalvokite, kokio tipo sistemą jūs iš tikrųjų naudosite. Galite nusipirkti riešutus, įsigydami kietų raštinės reikmenų ir sukurdami išsamiausią ir spalvingą dokumentų sistemą pasaulyje, bet jei ji neatitiks jūsų darbo stiliaus, tai bus laiko ir pinigų sumaištis.
- Sukurkite savo popieriaus tvarkymo sistemą, kuri leistų kuo mažiau "paliečia". Norite išvengti popieriaus krūvelių, ir keletą kartų tvarkykite kiekvieną kūrinį. Vietoj to dirbkite, kad galėtumėte nuspręsti, kur popieriaus dalis turi eiti pirmą kartą palietę ją.
- Nustatykite paraiškų pateikimo laiką. Lengva išvengti tokios užduotys kaip maras, tačiau tai reikalinga ir padės jūsų verslui veikti sklandžiau. Ypač įplaukos ir kiti daiktai, naudojami mokesčių metu, išlaikant šią medžiagą, leidžia žymiai lengviau pateikti mokesčius.
Elektroninė duomenų surinkimo sistema
Skaitmeninis pasaulis nėra visiškai pašalinęs popieriaus saugojimo poreikį, tačiau jis labai palengvino informacijos saugojimą. Skaitmeninės sistemos gali kurti, siųsti ir tvarkyti sąskaitas, taip pat gali sekti jūsų namų verslo finansus, o tada importuoti į mokesčių programinę įrangą, skirtą elektroniniam užpildymui. Galite nuskaityti kvitus ir išsaugoti juos kompiuteryje esančiame faile (nors turėtumėte saugoti ir popierinę versiją). Elektroninės sistemos gali saugoti klientų, klientų ir perspektyvų informaciją ryšių su klientais valdymo sistemoje, kad būtų lengviau pasiekti, siųsti el. Laiškus, atsiskaityti ir dar daugiau. Internetinės sistemos gali būti naudojamos jūsų idėjoms išsaugoti, padėti valdyti projektus, organizuoti informaciją ar tyrimus.
Tačiau, kaip ir popierinių failų sistemoms, jūsų skaitmeninė duomenų įvedimo sistema turi turėti organizacinę struktūrą, naudojant aplankus ir failus, saugomus jūsų kompiuteryje arba debesyje . Kad galėtumėte lengviau valdyti, naudokite tą pačią struktūrą ir failų pavadinimus savo skaitmeninėje sistemoje, kaip ir jūsų popieriaus sistemoje. Norėdami apsaugoti savo skaitmeninius failus, atsarginę kopiją juos į atskirą standųjį diską arba prie internetinės laikymo sistemos.
Visų aukščiau minimų kombinacijų
Tikimės, kad turėsite naudoti daugiau nei vieną sistemą, kad galėtumėte tvarkyti visus duomenis ir medžiagą, kuriuos norite išsaugoti savo versle. Pirma, turėsite nuspręsti, kas jums labiausiai tinka, ir įdiekite ją. Pvz., Galite turėti susiejimo sistemą, kuri padės organizuoti kasdienį jūsų įmonės valdymą, pvz., Tvarkaraštį, rinkodarą ir formų kopijas.
Jūsų tradicinė sistema gali turėti visus savo ilgalaikius dokumentus, tokius kaip ankstesnių metų mokesčiai, leidimai ir verslo licencijos, ir intelektinės nuosavybės registracija. Galite naudoti skaitmeninę sistemą, kad išsaugotumėte savo idėjas, pvz., " Evernote" , ir stebėkite projektus.
Kita vertus, galbūt norėsite būti kiek įmanoma skaitmenine, naudodamiesi internetiniu darbų sąrašu ir kalendoriumi , nuskaitydami visus įplaukimus į savo kompiuterį ir naudodami programinę įrangą ar internetines paslaugas visiems kitiems savo verslo valdymo poreikiams. Nepaisant to, jūs vis tiek norite, kad sistema valdytų gaunamą popierių. Svarbiausia yra rasti sistemą, kurią jums lengva laikytis, ir rasti reikiamą informaciją, kai jums to reikia.
Atnaujinta rugsėjo 2016 m. Leslie Truex