Konferencijos planavimo tikrovė yra ta, kad be jokios patirties galite prarasti daug laiko per mąstyti kiekvieną smulkmeną, o nežiūrint į svarbesnius klausimus.
Siekdami palengvinti procesą pirmajam laikui, mes išdėstėme svarbiausius žingsnius, pateikiant nuorodas į išsamesnius kiekvienos temos aprašymus. Čia pateikiamas konferencijų planavimo vadovas, kuris padės jums pradėti naudoti tvirtą šabloną.
1 žingsnis: Sukurk savo konferencijos viziją
Kiekvienas įvykis prasideda vizija, bet jums reikės paversti savo viziją žodžiais ir skaičiais, kad būtų galima įvertinti išlaidas ir priimti pagrįstus sprendimus dėl planavimo. Pirma, jums reikia pradėti nuo tokio pagrindo kaip kas, kas, kada, kur ir kodėl.
Skaityti daugiau: renginių planavimas 101: esminių detalių rengimas
2 žingsnis: verslo plano kūrimas
Jei jūsų konferencija nebus finansuojama iš dotacijos ar organizacijos, turėsite išsiaiškinti, iš kur yra jūsų pinigai ir kokia ji naudojama. Pirmoji šios lygties dalis, pajamos, turėtų būti apskaičiuojama planavimo proceso pradžioje.
Dabar, norėdami pasiūlyti kainą konferencijoje, turite suprasti, ką planuojate pasiūlyti dalyviams. Jūsų maršrutas ir garsiakalbių derinys bus potencialių registruotojų pardavimo veiksnys.
3 žingsnis: palyginimas vietų ir paslaugų
Kai turėsite konkretesnės idėjos apie tai, kada vyks jūsų konferencija ir kiek žmonių norėsite dalyvauti, galėsite pradėti įsigyti tinkamą vietą.
Turėkite omenyje, kad jūsų vietos pasirinkimas taip pat nustatys jūsų maitinimo ir garso / vaizdo išlaidas. Taip yra todėl, kad dauguma konferencijų centrų ir viešbučių renginių reikalauja, kad vietoje esančiose renginiuose būtų naudojamos jų paslaugos.
Dauguma konferencijų turės pateikti tam tikrą nakvynę svečiams, keliaujantiems iš už regiono ribų. Ši būtinybė sukuria dar vieną svarstymų rinkinį, į kurį atsižvelgiama sprendime dėl jūsų vietos .
Skaityti daugiau:
4 žingsnis: Registruojančiųjų įdarbinimas ir valdymas
Net populiariausios konferencijos turi efektyviai išplatinti savo renginius, kad užpildytų kiekvieną namą. Dalyvavimas yra vienintelis svarbiausias įvykio sėkmės veiksnys. Geros lankomumo skaičiai suteikia pajamų ir rėmimo galimybes. Ir kuo daugiau jūsų registruotų žmonių sukurs didesnę reklamos ir dalyvavimo atidarymo paklausą. Ilga istorija trumpa, jei jūs galite pagauti minios, tada visa kita bus patenkinti į vietą daug lengviau.
Registro tvarkymas tampa vis sunkesnis, nes jūsų renginys didėja. Čia internetinė registravimo sistema gali padėti jums stebėti numerį, apdoroti mokėjimus ir tvarkyti duomenis.
Skaityti daugiau:
5 žingsnis: planavimo informacija apie vietą
Galiausiai, organizuojant ir įgyvendinant verslo elementus konferencijoje, galite pradėti galvoti apie informaciją apie vietą. Tai apima tai, kaip dalyviai pateks į konferenciją, bendrą kiekvieno kambario išdėstymą ir maisto bei gėrimų platinimą. Tai planavimo konferencija, kurią dauguma žmonių susieja su renginių planavimu. Geriausias būdas koordinuoti visas detales - pasivaikščioti savo keliu kaip svečiai. Paveikslėlis, kaip jie galvoja ir elgsis kiekvieną dieną, kad išspręstų problemas, kol jos neišaugs.
Skaityti daugiau:
- Populiarūs susitikimų erdvės planai
- Efektyvaus registravimo lentelės idėjos
- Konferencijų srauto valdymo strategijų ženklai
6 žingsnis: Parodos vadybos patarimai
Konferencijose paprastai vyksta parodų ar konferencijų salės aukštas, kur rėmėjai ir pardavėjai nuomoja patalpas savo produktams reklamuoti.
Tai gali būti labai pelninga jūsų konferencijos galimybė, jei viską organizuosite gerai. Nepamirškite, kad parodos plotas reikalauja didelių laiko ir išteklių prisiėmimo, taigi įsitikinkite, kad esate pasirengęs valdyti kelių tiekėjų poreikius, kol įsipareigosite šį formatą.
Skaityti daugiau: