Pagrindinių detalių rengimas
Kaip ir bet kuris verslo projektas, pirmasis žingsnis yra organizuoti visą turimą informaciją ir nustatyti aktualiausius klausimus.
Prieš pradėdami rinktis vietą ar pasimatuoti garsiakalbį , turite žinoti pagrindinius jūsų renginio parametrus. Beveik neįmanoma kalbėti apie duomenis ir išlaidas su trečiąja šalimi, kol bus pašalinta daugiau specifiškumo. Štai pagrindinė informacija, kurią turėtumėte apibrėžti prieš susisiekdami su išoriniais tiekėjais.
Data
Viskas sukasi aplink jūsų ypatingo įvykio datą. Idealiu atveju norite turėti tris galimas datas, kad galėtumėte palyginti pasiekiamumą ir kainas visame lange. Siekdami maksimalaus lankstumo pabandykite įtraukti įvairias savaitės dienas.
Laiko rėmelis
Net vienos valandos skirtumas gali turėti įtakos jūsų planavimui, todėl jums reikia konkrečiai nurodyti numatytus laikotarpius. Pavyzdžiui, pradedant nuo 10 val., O ne 8 val., Jums gali tekti skirti pusryčių biudžetą.
Dalyvių numeriai
Tai yra viena detalė, kuri dažnai pernelyg plati įvertinama produktyvioms deryboms. Gaukite tikroviškus savo lankomumo projekcijomis . Iš anksto apsvarstykite, kam jūs pakviesite ir pateikite savo projekcijas kartu skaičiuoklėje. Dalyvavimas ir biudžetas yra tiesiogiai susiję, todėl nelauktinai turėtumėte suvokti, kiek žmonių, jūsų manymu, dalyvaus.
Breakout sesijos
Jums gali prireikti tik vieno banketų salės, jei rengiate vakarienę, tačiau visapusiška konferencija greičiausiai reikalauja papildomų pramogų vietų ir parodos vietos. Dar kartą negalėsite įvertinti sąnaudų, kol nenurodysite, kiek vietos jums reikia. Konferencijoms geriausias būdas yra suplanuoti nesėkmingą kelionę jūsų pirmojo susitikimo metu. Pasidalijimas idėjomis ir jų pritraukimas popieriuje padės valdyti kitus planavimo sprendimus.
Biudžetas ir išlaidos
Prieš žinant vietą ir maitinimo išlaidas gali būti neįmanoma dirbti su biudžetu, tačiau tokiu būdu užtikrinama, kad jūs vertinate visus pardavėjo pasiūlymus. Pradėkite nuo pajamų šaltinių. Kiek turėtumėte mokėti už dalyvavimą? Ar paskambinsite rėmėjams kompensuoti išlaidas? Ką parodos dalyviai norės dalyvauti? Pajamos galiausiai paskatins jūsų biudžetą, todėl pirmiausia reikia juos apsaugoti.
Rinkodara
Nustačius pajamų šaltinius, kitas žingsnis - supažindinti su savo rinkodaros planu . Koks geriausias būdas pasiekti ir įsitraukti į savo pajamų generatorius? Galbūt turite potencialių dalyvių, kaip darbdavių ar narystės asociacijos, sąrašą. Tai akivaizdžiai būtų naudinga, bet ką rėmėjai ir parodytojai?
Jei planuojate pritraukti daugiau nei 20 dalyvių, tuomet jūs turite sugebėti juos pasiekti. Tikslinės rinkodaros kampanijos kainuoja pinigus, o tai sumažina jūsų pajamas.
Transportas ir nakvynė
Vietos konferencijos vykdymas paprastai pašalina bet kokias susirūpinimą dėl transportavimo. Tačiau vis tiek turite kreiptis į kalbėtojus, dalyvius ir specialius svečius. Kai kurie viešbučiai numato nuolaidas susitikimų erdvėms, jei užsisakote pakankamai kambario naktų . Vienintelis būdas pasinaudoti šia galimybe yra iš anksto žinoti jūsų būsto poreikius. Grįžkite per savo lankomumo duomenis ir projektą, kiek svečių yra už jūsų teritorijos ribų.
Dabar visa tai, ko gero, skamba kaip daug informacijos, kurią rinkti iš priekio, ir tai yra. Tačiau nepamirškite, kad tai yra informacija, kuri įtakoja viską, kas yra planavimo procese.
Galite iš pradžių pritraukti daugiau "spalvingų" užduočių, tokių kaip apsilankymai svetainėje ir meniu planavimas. Tiesiog prisiminkime, kad jų laikas ateis. Tačiau dabar dėmesys sutelkiamas į faktus, kad vėliau galėtumėte priimti geriausius sprendimus.