Kaip užtikrinti, kad jūsų įvykio vykdymas būtų sklandus
Būdamas svečias, o ne renginių planuotojas, suteikia galimybę stebėti įvykių operacijų personalą veikloje, iš kurios dažnai lengviau pastebėti, kas gerai veikia - o kas ne.
Štai trys klaidos, kurias tikriausiai matysite blogai valdomuose renginiuose, taip pat patarimai, kaip išvengti tokių įvykių klaidų.
Neįvykdyta registracijos lentelė
Kai svečiai važiuoja iki registracijos stalo , renginio darbuotojai turi būti sveiki ir pasiruošę padėti svečiams - nesvarbu, kokia situacija.
Tai nėra į paslaugas orientuota ar net mandagus manyti, kad tas, kuris prisijungia prie registracijos stalo, nepriklauso renginiui. Vis dėlto būtent tai gali atsitikti, jei darbuotojai nėra tinkamai parengti ar informuoti. Atkreipkite įvykio personalui dėmesį, kad registracijos lentelė atspindi priimančiosios ir organizatoriaus vaizdą už įvykio. Personalas turėtų pasveikinti visus svečius prie registracijos stalo ir paklausti, ar jie yra, norėdami prisijungti prie renginio pagal įvykį ar priimančiosios vardą. Jei buvo padaryta klaida, dauguma svečių ištaisys save ir pasiteisins. Jei ne, personalui turėtų būti pateikiamos instrukcijos, kaip geriausiai spręsti situaciją.
Geras įvykis vyksta ilgai.
Netinkamas įvykių nustatymas
Daugumoje vietovių namų priežiūra valo renginių erdvę, o banketų operacijų personalas baigia įrengimą . Jei pokylių operacijos nuleidžia stiklą ir nesunaikina skardų, šarvai lieka grindyse, nebent renginio personalas išvalo.
Skaldytų stiklo ir kitų šiukšlių lukštai ne tik palieka siaubingą vaizdą, bet ir gali sukelti pavojų saugumui. Todėl geriausi renginių planuotojai visada atvyks 1-2 valandas iki pradžios laiko, kad stebėtų kūrimo procesą ir atliktų serijos apžvalgos aikštelėje, ieškotų stiklo ir kitų daiktų 30 minučių ir dar 15 minučių iki renginio. Jei kas nors gali būti netinkamas, renginių planuotojas gali jį atkreipti į banketų personalo dėmesį.
Netvarkinga valymas
Bet kuriuo atveju bus du (kartais konkuruojantys) tvarkaraščiai: organizatorių darbotvarkė ir vietos veiklos personalo darbo grafikas. Renginio planuotojas yra atsakingas už tai, kad abu būtų tinkamai sinchronizuojami.
Programos pristatymas ar pagrindinis pristatymas paprastai vyksta iškart po tam tikro atvykimo, kuris gali apimti registracijos stalus, maistą ir gėrimus. Todėl veiksmai išvalyti ir naikinti turi būti kruopščiai suplanuoti, kad nebūtų trukdoma arba nutraukta programos darbotvarkė. Kai švarus ir suplėšęs anksčiau laiko nenagrinėjamas su įvykių operacijų darbuotojais, renginių planuotojas gali rasti, kad lentelės ir kiti daiktai gali būti pašalinti tiesiai priešais šeimininkus ar svečių kalbėjusius, atitraukiant visus kambario dalyvius.
Ar renginių planuotojai turėtų priminti banketų vadovus, kai reikia, kad jų darbuotojai dirbs ir kada jie turėtų būti ramūs? Atsakymas yra taip.
Esmė
Nors gerai valdomos patalpos su kruopščiais įvykių valdytojais ir darbuotojais turėtų palengvinti renginių planuotojo darbą, tokiu puikus įvykių įvykdymas ne visada būna. Didžiosios renginių planuotojai daro kiekvieną įvykio įvykio informaciją apie savo verslą. Jie pasirengia aptarti visus konfigūravimo, renginių tarnybos ir banketų valdytojų aspektus prieš įvykį pats ir prižiūri įvykių operacijas prieš, per ir po to, kad būtų užtikrintas geriausias kliento įvykis.