Žingsniai, kaip rasti puikų renginių vietą
Darant prielaidą, kad jau nurodėte planuojamo įvykio tipą ir jo paskirtį, reikia atsižvelgti į daugybę kitų veiksnių, nes pradedate patys vietos pasirinkimo procesą.
Toliau pateikiamas šis gaires padės jums išsirinkti puikią renginių erdvę.
Nustatykite savo tikslinę auditoriją ir žinokite savo svečių sąrašą
Kai renginio planavimas vyksta, vienas iš svarbiausių informacijos, kurią turite žinoti, yra tai, kas jūsų svečiai bus ir kiek jūs ketinate lankyti. Nors renginio tipas tikrai bus informuojamas apie vietos pasirinkimą, vienas iš didžiausių renginių vietos ribojimo veiksnių yra jo pajėgumas. Įsitikinkite, kad žinote bent jau tikslią svečių skaičių (tai gali būti diapazonas), nes tai nedelsiant apriboja jūsų vietos galimybes. Taip pat turėtumėte apsvarstyti savo auditoriją. Įsitikinkite, kad vieta atspindi ne tik pati renginį, bet ir svečių skonį ir lūkesčius.
Nustatykite įvykių datą
Patikrinkite savo kalendorių, nes laikas turės įtakos daugeliui sprendimų, įskaitant jūsų pasirinktą vietą. Po jūsų svečių sąrašo, jūsų įvykio data bus kitas ribojantis veiksnys.
Priklausomai nuo to, kokio tipo renginį planuojate, gali būti, kad jūs turite būti lanksti, turėdami savo renginio datą, norėdami gauti norimą vietą, arba turėsite būti lanksčios pasirinkdami savo vietą, kad gautumėte norimą datą. Turėtumėte pradėti planuoti vietą, žinodami, kur jūs ar klientas yra lankstūs.
Štai keletas klausimų, kuriuos reikia apsvarstyti:
- Kada jūsų svečiai greičiausiai gali dalyvauti pagal savo tvarkaraštį?
- Kokios vietos turi tinkamą ir laisvą erdvę tiems laikams?
- Kada yra geriausias laikas, kol jūsų vadybininkė surengs renginį?
Apskaičiuokite savo biudžetą
Neapmokestinamam biudžetui kiekvienas gali planuoti puikų renginį ir turėti begalinį pasirinkimą. Bet daugiau nei tikėtina, kad jūsų finansiniai ištekliai yra riboti ir jūs turėtumėte žinoti, nuo pat pradžių, kokie yra jūsų finansiniai apribojimai, net jei jūsų renginio biudžetas yra paprastas. Renginio planuotojas visada gali planuoti puikų įvykį per pagrįstą biudžetą.
- Ar vietovės patenka į jūsų biudžeto parametrus erdvės, techninės ir maitinimo išlaidoms?
- Ar derėjote dėl palankių paslaugų tarifų ir įrodėte savo vaidmens vertę?
- Ar leidote biudžeto lankstumą, jei eilutės išlaidos viršytų planą?
Apimtis iš skirtingų vietovių
Kai bus sumažintas svečių sąrašo numerių skaičius ir galimų įvykių datos, svarbu nustatyti vietas, kuriose įvykis galėtų būti įvykdytas. Viešbučiai ir renginių ar konferencijų centrai yra keletas populiariausių verslo renginių ir vestuvių renginių, tačiau tai nėra vienintelės galimybės.
Tai yra laikas būti kūrybingam jūsų mąstymo. Apsvarstykite:
- Atsižvelgiant į jūsų susitikimo temą, į ką atrodo trys geriausios vietos?
- Kur jūsų svečiai norėtų dalyvauti šiame susitikime?
- Kas labiausiai tinka jūsų svečiams?
- Kokia netikėta vieta, išskyrus viešbutį, gali padidinti RSVP normą?
Raskite tinkamą renginių vietos tipą
Pasirinkta vieta turi turėti tinkamą vietą planuojamo renginio tipui. Ar jūsų renginys reikalauja šokių aikštelės? Ar jums reikės PA sistemos? Ką apie garsiakalbio podiumą ar projektoriaus ekraną? Kokio tipo stalo diegimo jums reikia? Be to, kad apsvarstėte šiuos klausimus, čia pateikiama keletas svarbiausių planavimo klausimų, kuriuos galite užduoti sau:
- Ar renginio vieta atitinka specialius jūsų programos ar renginio kriterijus?
- Ar vieta gali prisitaikyti prie jūsų gamybos, pramogų, A / V, garso ir kitų techninių poreikių?
- Ar objekto būklė atitinka aukštus jūsų organizacijos standartus?
Apsvarstykite paslaugų teikimo vietą ir apribojimus
Be to, kad surasite reikiamą renginių vietos tipą, norėsite išnagrinėti kitų renginių teikiamų paslaugų rūšis ir nuspręsti, kokią vertę skirti renginiui. Kai kuriose vietose taip pat bus pageidaujamas pardavėjų sąrašas, iš kurio turėsite dirbti, kad surastumėte kitų paslaugų teikėjus ar tiekėjus. Kiti renginiai gali apriboti dekoro ar kitus aspektus. Kai kurie užduoti klausimai yra šie:
- Ar šioje vietoje siūlomos geros automobilių stovėjimo aikštelės ar lagaminai?
- Ar ši vieta užtikrina saugumą?
- Ar ši vieta siūlo papildomas paslaugas, tokias kaip viešojo maitinimo paslaugos, gėlių dizainas, skalbinių ir stalo nuoma ir tt?
- Ar ši vieta turi ekipažą?
- Ar ši vieta apriboja, su kuo dirba kiti pardavėjai?
- Ar šioje vietoje maistas ir gėrimai yra minimalūs?
Apsvarstykite vietovės reputaciją
Vietos reputacija paslaugoms yra labai svarbi. Tai dažnai yra skirtumas tarp gero įvykio ir puikaus įvykio rengimo. Visada bus prisimenamas būdas, kaip valdyti savo vietą, darbuotojai ir klientai. Norėdami susipažinti su vietos reputacijos verte, apsvarstykite šiuos klausimus:
- Koks yra konferencijų valdytojo, maitinimo vadovo ar vadovaujančio virėjo pareigos?
- Ar vadovybė taps tarsi VIP klientu ar kaip viena iš daugelio programų?
- Kiek lankstumo yra vieta, kuri nori pratęsti jums?
- Ar jie gali rasti atsiliepimus ar apžvalgas?
- Ar vieta siūlo nuotraukas iš įvykių, panašių į jūsų?
Suplanuokite apsilankymą vietoje
Jei logistika ir laikas visiškai neprieštaraus tai, kiekvienas renginio planuotojas turėtų atlikti patikrinimą vietoje prieš pasirašydamas bet kurią vietą. Nuotraukos gali būti labai naudingos, tačiau yra daugybė aspektų, kuriuos galima įvertinti tik asmeniškai. Paprašykite ekskursijos po vietą, įskaitant viską, nuo stovėjimo į įėjimą ir renginių vietos iki vonios kambarių. Jums bus malonu, kad padarėte!
Įtraukti kliento pageidavimus
Pasibaigus dienai, renginių planuotojai privalo pateikti savo vietos rekomendacijas savo klientui (ar tai būtų vidinis klientas, pavyzdžiui, bendrovės vadovai, valdytojai, ar išorinis klientas) ir gauti patvirtinimus. Vienintelis klausimas, kurį užduoti sau kliento atžvilgiu rengimo metu: ar klientas tvirtins mano rekomendaciją (-as)? Tam, kad galėtumėte atsakyti į šį klausimą su tam tikru pasitikėjimu, nuo pat pradžių turite įsitikinti, kad suprantate kliento lūkesčius ir pageidavimus.