Tikimasi, kad renginių ir susitikimų planuotojai prisidės arba parašys oficialius susitikimų, skatinamųjų kelionių ir kitų organizuojamų programų pakvietimo laiškus bei medžiagas. Tai neturi atrodyti kaip didžiulė užduotis, tačiau svarbu laikytis tam tikrų žingsnių, kad būtų laikomasi tinkamo kvietimo etiketo ir vengiama trūkti svarbių jūsų svečių informacijos.
Štai kaip:
Sukurkite įvykio temą. Prieš rašydami oficialius pakvietimo laiškus ir medžiagas, planuotojai privalo įsitikinti, kad jie turi viliojančią programą. Šie klausimai padės pradėti smegenų audros procesą: ar tai mokomoji konferencija, seminaras ar skatinamoji kelionė? Kur ji laikoma? Kas yra unikalus apie tą vietą ar vietą? Koks yra šiandienos renginio tvarkaraštis? Kokie yra programos uždaviniai? Kodėl dalyvis nori dalyvauti? Šie klausimai padės sukurti puikią renginių temą.
Sukurkite elektroninį kvietimą. Daug oficialių pakvietimo laiškų ir pagrindinių renginių medžiagų dabar perkeliamos į internetines registravimo sistemas dėl svarbių įvykių logistikos apimčių, kurios turi būti užfiksuotos RSVP proceso metu: vardų rašyba, kontaktinė informacija, mitybos reikalavimai, prieiga prie negalios, transportavimo poreikiai, programos informacija, veiklos informacija ir dar daugiau. Pastaba: mažiau sudėtingi įvykiai gali naudoti vieną tinklalapį arba grafinio dizaino vaizdą, išsiųstą el. Paštu, kad būtų perduoti įvykio duomenys ir RSVP adresatai.
Sukurkite spausdintą kvietimą. Priklausomai nuo jūsų programos ar renginio pobūdžio, kvietimo etiketas gali pasiūlyti, kad turėtumėte rašyti oficialius pakvietimo laiškai ir pastabas, kad svečiai galėtų žinoti, kad jūs tikrai vertinaite jų buvimą. Tai skiriasi nuo renginių medžiagos; Vietoj to apsvarstykite paprastą kvietimo kortelę, kuri teikia vertingą informaciją savo svečiui, įskaitant priimančiojo ir jo pavadinimą, įvykio temą, datą (-as) ir (arba) laiką (-us) bei RSVP kontaktą.
Rašyti oficialius kvietimus į renginius. Kaip elektroninio kvietimo dalis, turėtumėte nurodyti aukšto lygio informaciją apie programą ir įvykį. Pavyzdžiui, jei tai yra skatinamoji kelionė ar daugia dienos konferencija, norėsite įtraukti šiuos dalykus: paskirties vietą, pagrindinę viešbutį / konferencijos vietą, pagrindinę temą, kalbėtojus (įskaitant biografiją), tvarkaraštį, veiklą, logistiką ir išsamią informaciją apie registraciją. Kvietimo raštuose ir medžiagose turėtų būti pateikiamos priežastys lankytojams ir visada pateikiamas raginimas veikti.
Kvietimo etiketas prasideda paskirties vietos / vietos apžvalga. Rašydami oficialius pakvietimo laiškus ir medžiagas, visada saugiausia manyti, kad niekas nebuvo toje vietoje, kurioje esate priegloba. Tai reiškia, kad turėtumėte parašyti trumpą paskirties vietos ir (arba) viešbučio / objekto / vietos, kurioje vyksta programa, apžvalgą. Jei planuojate kelis dienos renginius, laikykitės šios informacijos kaip įmanoma aukštesnio lygio, tačiau įsitikinkite, kad joje yra pakankamai informacijos, kad svečias galėtų pateikti unikalią įžvalgą apie vietą ir kodėl jie turėtų su jumis laiką investuoti.
Kvietimo etikete reikia įvykių tvarkaraščio. Jei planuojate rengti daugybę dienų, pvz., Skatinimo programą, kvietimo medžiagose turėtų būti kuo išsamesnės informacijos, kad svečiai tinkamai planuotų savo laiką. Tai reiškia, kad jūsų kvietime turėtų būti nurodyti atvykimo metodai ir laikas, kada jie bus tikri, kad jie dalyvaus, verslo susitikimų ir veiklos (ir veiksmų pasirinkimo) laikas, informacija apie maistą ir informaciją apie išvykimą.
Kvietimo etiketas reikalauja veiklos aprašymų. Rašydami oficialius pakvietimo laiškus ir medžiagas, pateikite įvairių veiklos apžvalgą, kad svečiai galėtų geriau sužinoti, kas atitinka jų interesus. Ar jūsų golfo programa yra 1/2 dienos ar visos dienos renginys? Kokia "upės slenksčių" "klasė" plaukioja? Koks yra aukštumas, kuriame rengiate renginį, ir kaip didžioji tokia kalnų dviračių programa jus perims? Koks yra laiko trukmė tapybos klasėje ir ką jie mokysis?
Kvietimo etikete reikia informacijos apie susitikimų logistiką. Vėlgi, darant prielaidą, kad esate organizuodami daugiapartę programą, svečiams turi būti pateikta informacija apie kiekvieną iš šių elementų:
- Skrydžio rezervacijos
- Renginių registracija
- Kambarių rezervavimas
- Oro uosto pervedimai
- Aprangos kodas
- Orai
- Registracijos procedūros
- Negrąžinami daiktai
- Priimančio personalo kontaktiniai asmenys
Parengti galutinį renginio darbotvarkę. Tai atrodys kitaip nei pradinis pakvietimo medžiaga, tačiau turėtų būti pateiktas pakviestiems svečiams atvykus arba prieš atvykstant į renginį. Tai turėtų apimti valandą po valandos (tai gerai derinti valandas), kas yra suplanuota, kai ir kur. Jei vienu metu planuojate kelis mokomuosius takelius, naudinga apibūdinti šiuos takelius grupėmis, kad dalyviai žinotų, kokios temos yra suplanuotos, kada ir kur.
Sukurkite įvykio sveikinimo laišką. Daugelis planuotojų kovoja su kokia informacija jie turėtų arba neturėtų būti įtraukti į sveikinimo laiškų. Geriausias patarimas yra palikti sveikintinas žinutes paprastas ir leisti svečiams žinoti, kad jie yra sveikintini ir vertinami. Kvietimo etiketas rodo, kad laišką turi pasirašyti oficialus renginio vedėjas.
Vienas iš labiausiai pamirštų renginių kvietimo elementų yra pranešimas apie išvykimą. Kaip sveikintinos raidės ir visų atvykimo dovanų dalis svarbu pridėti informacijos apie tai, kaip svečiai išvyks.
Sukurkite meniu korteles. Nesvarbu, ar planuojate pusryčius, pietus ar vakarienes, svečiai visada džiaugiasi, kad matote meniu korteles, kuriose pateikiami meniu elementai kiekvienam valgio kursui. Tai suteikia jiems kažką pasikalbėti, kai jie renkasi kartu su kitais prie stalo ir leidžia palaukti personalo greitai gauti meniu pasirinkimus iš svečių, padeda tvarkyti tvarkaraštį. Pastaba: jei planuojate ypatingą siurprizą valgio metu, pvz., Teminį desertą į kai kurias unikalias pramogas, naudinga šiuos elementus laikyti meniu kortelėje, kad pagerintų specialų efektą.
Sukurkite dovanų kortelių dėkingi. Nesvarbu, ar tai atvykimo dovana, ar pagalvių dovana, kiekviena dovana dovana turėtų turėti dovanų kortelę. Tai yra galimybė sustiprinti "ačiū" pranešimus ir padaryti savo svečius jaustis ypatinga. Naudinga įtraukti formuluotę ir pranešimus, kurie atspindi paties įvykio temą.
Sukurkite atskirus pranešimus apie išvykimą.
Dieną prieš išvykimą pristatykite svečių kambarius, kurie jiems primins, kai jie išvyks, įskaitant skrydžio numerį ir išvykimo laiką. Tai suteikia galimybę nustatyti bet kokias paskutinės minutės klaidas, kurios galėjo būti ignoruojamos logistikos tvarkaraštyje.
Patarimai:
- Įsitikinkite, kad turite puikų grafikos dizainerį ir internetinį registracijos procesą. Šiandien iššūkis yra tas, kad egzistuoja daugybė įvairių internetinių įvykių registravimo sistemų, bet jie reikalauja daug pritaikymo arba trečiųjų šalių sistemų naudojimas vis dar laikomas šiek tiek brangesnis kiekvienam kvietimui. Štai kodėl daugelis planuotojų vis dar remiasi savo namuose augintais įrankiais ir ištekliais.
- Rasti sau puiki kanceliarinių prekių parduotuvė. Nors organizacijos vis labiau linkusios naudoti elektronines bendravimo formas, vis tiek nekeičiamas spausdintų kvietimų ir įvykių medžiagų poveikis. Ieškokite kanceliarinių prekių, kurios pagerins jūsų įvykio temą, ir pakeisite popieriaus ir dydžių stilių, kad sukurtumėte daugiau susidomėjimo ir dramos. Jūsų svečiai pastebės pastangas.
- Sukurkite šabloną ir ten pakartokite. Planuotojai turėtų kurti šablonų pakvietimo laiškus ir medžiagas ir tiesiog atnaujinti naujus įvykius iš ankstesnių programų ir įvykių šablonų. Žinoma, turi būti parinktos ir naudojamos naujos kanceliarinės prekės, grafika, tekstas ir tt, todėl kiekvieną kartą reikia tam tikro pritaikymo.