Kaip padidinti dalyvavimą seminaruose ir verslo renginiuose

by Rob Hard

Patarimai, kaip padidinti jūsų verslo renginių lankomumą

Svarbiausias žingsnis norint įveikti baimę, kad lankomumas įvykyje nėra pakankamas arba padidinti RSVP sąrašą, yra pripažinti, kad žmonės tikrai mėgsta lankyti gerai atliktus seminarus ir kitus renginius. Dalyvaudami verslo susitikimuose, dalyvis turi galimybę susipažinti su nauja informacija ir bendrauti su savo bendraamžiais ir lyderiais. Tačiau patys sėkmingiausi susitikimai neapsiriboja žvaigždynams būdingais pagrindiniais ir įkvepiančiais pristatymais; jie sukuria šiltą, draugiška aplinką visiems, kurie daro juos malonesnius. Štai kaip planuoti malonų verslo renginį, kuris pritrauktų didelį dalyvavimą.

01 - Sukurti puikią darbotvarkę

Kai šeimininkai supranta, kad žmonės mėgsta dalyvauti renginiuose, svarbu sukurti programą, kurią verta lankyti. Darbotvarkė turėtų būti sutelktas į vieną temą, kad nebūtų įstrigę dalyviai, tačiau turėtų būti pakankamai įvairovė, kad išlaikytų dalyvių susidomėjimą. Pavyzdžiui, žemiau pateiktame pavyzdiniame pusmečio seminaro tvarkaraštyje aptariami susitikimo dalyvių poreikiai nuo maisto iki pertraukų iki pristatymų:

8:00 Atvykimas ir pusryčiai
8:45 am Sveiki atvykę
9:00 Keynote Speaker
10:00 pertrauka
10:15 Panevėžio diskusija
11:30 uždarymo pastabos

02 - Būti jautrūs Kalendoriui ir Laikrodžiui

Nepaisant geriausios darbotvarkės, renginių dalyviai turi norų, kada jie nori dalyvauti tokiose programose, o kai jie to nedaro. Kai kuriose sezoninėse pramonės šakose tai kartais net negali būti. Kada planuojate įvykio datą ir laiką, apsvarstykite šiuos dalykus:

Dalyvaujantys renkasi rytines sesijų tvarkaraščius
Dalyvaujantys asmenys nori pagerinti renginius iš karto po darbo
Antradieniais ir ketvirtadieniais yra populiarios susitikimų dienos
Venkite surengti susitikimus penktadieniais, jei įmanoma
Venkite planuoti susitikimus atostogose ir atostogų išvakarėse
Būkite jautrūs dalyvio kelionės reikalavimams įvykiui

Lygiai taip pat svarbu nustatyti reputaciją, kad būtų galima pradėti nuo laiko ir baigti laiku, ypač metinių ar pakartotinių įvykių metu.

03 - Nurodykite unikalią ir patogią vietą

Dauguma verslo susitikimų vyksta viešbučiuose ir tokio pobūdžio vieta savaime nėra tokia unikali. Galite pasirinkti atsisakyti pelėsių ir rasti puikų ne viešbučio vietą, arba jūs galite suvokti, kad visi viešbučiai nėra lygūs ir rasti puikų viešbutį. Pagrindinis dalykas yra pasirinkti vietą, kurioje jūsų svečiai norės eiti. Galų gale, jie bus apeiti iš savo kasdienybės ir norės mėgautis įvykiu. Apsvarstykite šiuos veiksnius:

Pasirinkite vietą, kuri yra šalia daugumos dalyvių
Pasirinkite vietą, kurioje lankytojai patiktų
Pasirinkite vietą, kurioje yra panašių įvykių talpinimas

Norėdami gauti daugiau patarimų, kaip parinkti vietą, būtinai perskaitykite "Renginių planavimo priemonės" renginio planavimo vadovą .

04 - Suderinti tinkamą svečių sąrašą

Sėkmingi susitikimai turi tam tikrą temą ar pranešimą ir tikslinę auditoriją. Verta sudaryti svečių sąrašą, kuriame yra tinkamų dalyvių, net jei jie yra suskirstyti pagal svarbą. Pernelyg dažnai šeimininkai surenka būsimųjų svečių pagrindinį sąrašą, o tada atveria susirinkimą masėms. Tai veiks tik tada, jei bandysite užimti vietas pagal skaičių žaidimą.

Verslo susitikimas, konferencija ar seminaras neturėtų būti vertinamas kaip tiesioginis pašto pastangas su 1-3% RSVP normomis. Norėčiau, kad koučingo klientai kurtų specialius tikslinių lankytojų sąrašus - žmones, kuriuos jie tikrai nori lankyti, tikėdamiesi, kad 50% ar geresni RSVP tarifai.

Galutinė mintis apie dalyvius: pabandykite pakviesti susirinkusius panašaus rango ir patirties asmenis.

05 - pakviesti, kviesti, pakviesti!

Vienas iš raktinių žodžių, norint pasiekti puikų dalyvavimą jūsų renginyje, - pakviesti žmones anksti ir sekti. Tai reiškia, kad siunčiami priminimai tiems, kurie neatsakė į RSVP ir patvirtinimai tiems, kurie turi. Prieš pat įvykį primenantis įvykis, kai patvirtinti svečiai, siuntimas paprastai nėra bloga idėja.

Svarbu kurti jaudulį aplink renginį. Tradiciniai atspausdinti kvietimai yra tinkami, tačiau tai tampa įprasta taip pat žiūrėti į el. Paštą ir net socialinę žiniasklaidą, priklausomai nuo jūsų auditorijos. Išbandykite šį požiūrį:

Praneškite apie įvykį svečiams, kuriuos jūs arba jūsų komanda žino asmeniškai prieš siunčiant kvietimus.
Išsaugokite datą planavimo proceso pradžioje (popieriuje arba elektronine forma).
Išsiųskite išsamų kvietimą, įskaitant darbotvarkės punktus (popierinius arba elektroninius) su RSVP užklausa.
Persiųskite išsamų kvietimą dar kartą su asmenine pastaba asmeniniams draugams ar pažįstams (elektroniniu būdu). *
Tolesni veiksmai su patvirtintais svečiais vieną ar dvi dienas iki numatyto įvykio (elektroniniu arba telefonu).

* Taip pat galite pasirinkti oficialiai paskambinti svečiams ir pratęsti kvietimą į renginį.

06 - Nepamirškite asmeninių kvietimų galios

Fizinis kvietimas , atspausdintas ar elektroninis, yra malonus, tačiau jis neturėtų būti vertinamas kaip asmeniškai išplėsto kvietimo pakaitalas draugams, kolegoms ar pažįstams (nebent, žinoma, jūs ketinate rengti didelį simpoziumą ar konferenciją su 500 ar daugiau dalyvių). Tai yra žingsnis, dėl kurio daugelis kompiuterių stengiasi atsikratyti ... jie nenori pakelti telefono, bet tai gali reikšti skirtumą tarp didžiųjų RSVP normų (su nedideliais rodikliais nerodyti) ir mažiau nei idealus.

Kai kuriuose renginiuose gali būti naudinga dalytis šia atsakomybe. Svečių sąrašas renginio dažnai yra sudarytas iš kontaktų sąrašų, kuriuos tvarko įvairūs asmenys, o tie asmenys, kurie turi artimiausius ryšius su kviečiančiomis asmenimis, turėtų išplėsti tiesioginį kvietimą savo svečiams.

07 - Sukurti gerą reputaciją puikių programų pristatymui

Visi dalyvavo gerose konferencijose ir blogose konferencijose. Tas pats pasakytina apie seminarus ir kitus renginius. Laimingas renginių planuotojams, žmonės dažniau mėgsta susitikimus, kuriuose jie dalyvauja.

Svarbiausia čia padėti klientui sukurti gerą verslo programų spektrą. Paprasta, kaip gali atrodyti, jei kas nors mėgdavo lankyti paskutinį įvykį, jis ar ji dažniau dalyvaus būsimose programose ir netgi gali atnešti draugą ar kolegą.

08 - Siųskite tolesnius pranešimus ir dėkojame dalyviams

Kadangi žmonės dalyvauja susitikimuose, norėdami surinkti naujos informacijos, daugelis dalyvių nori gauti papildomų dalių ir medžiagų, kuriomis jūsų organizacijos atstovai ir kiti žmonės galėjo nurodyti nuorodas. Tolesnė veikla yra puiki galimybė pasidalinti šia informacija ir išsiplėsti pranešimus tiems, kurie dalyvavo renginyje.

Dėkojame už dėmesį ir tolesnius ryšius yra tai, ko dažnai pamiršta daugelis organizacijų, bet tie, kurie negauna naudos.