Tai viena pamoka, kurią greitai išmokau kaip vietos koordinatorių, o vėliau sukūriau savo sąrankos kontrolinį sąrašą, kad klientai būtų patenkinti (ir užimti) per įtampos užpildymo laikotarpį.
Ar jūsų vežimėliai paruošti
Pirmas dalykas, kurį jūsų klientas norės padaryti, yra išpakuoti visus savo renginius iš savo transporto priemonės. Tai gali būti sudėtinga užduotis, ypač jei sunku važiuoti automobiliu. Įsivaizduokite, kad kažkas eina į savo vietą su sunkių dėžų apkrova - kas yra pirmas dalykas, ko jie ieškos? Atsakymas, žinoma, yra krepšelis ar dar kas nors, kas palengvins jų apkrovą ir žymiai palengvins žiaurų iškrovimo darbą. Turėdami vežimus, kurie yra tinkami, kai jie vaikšto vietoje, yra paprastas būdas, kad jie atrodytų "atleisti" tik parodydami.
Paruoškite registracijos lenteles
Kitas daugelio klientų "dalykų" sąrašas sulaukia registracijos nustatymo. Tai reiškia, kad jūsų vieta yra geresnė, jei visi registracijos komponentai yra prieinami prieš atvykstant.
Tai apima visas lenteles, kėdes, elektrines ir grindjuostes. Organizuojant vardų žymas ir registracijos medžiagas, renginių planuotojams reikės daug laiko, todėl jiems neturėtų būti laukiama, kol galėsite pradėti šiuos paprastus dalykus.
Ar "All Rooms" staliukai ir drabužių rinkiniai
Visų stalų ir kėdžių nustatymas renginių erdvėje gali užtrukti šiek tiek laiko.
Tikimės, kad jei atsitraukiate nuo ankstesnio įvykio, jūs iš anksto papasakojote klientui, kada tikėtis, kad bus nustatyti visi kambario komponentai. Jei jūsų klientas vaikšto į kambarį, kuriame dešimtys darbuotojų stengiasi išardyti lenteles ir kėdes, jie gali paniką. Idealiu atveju, jūsų operacijų komanda turės viską, kas sukonfigūruos staltiesę, kad planuotojai galėtų pradėti įkelti pagrindinius elementus, aukciono elementus ir tt
Gaukite visus ženklus iš anksto
Tiesiog todėl, kad pagrindinis planuotojas žino, kaip naršyti pastatą, nereiškia, kad ji remia įgulą. Jūs galite sutaupyti daugybę nereikalingų rūpesčių atnaujindami ženklus savo pastato viduje, kai tik prasidės sąrankos laikotarpis. Turėkite omenyje, kad pardavėjai, pavyzdžiui, floristų ir DJ, taip pat turi žinoti, kur eiti. Tai visi dalykai, kuriuos reikia peržiūrėti savo klientui prieš įvykių dieną, tačiau jie taip pat yra būtini, norėdami pamatyti didelę dieną.
Peržiūrėkite BEO ir sąskaitas faktūras
Vėlgi, jūs greičiausiai išsiuntėte šiuos dokumentus keletą kartų per dienas, einančias iki įvykio, tačiau niekada nesunku peržiūrėti jų paskutinį kartą. Nors nustatymo laikas yra drąsus, jums reikia išskaidyti 15 minučių, kad galėtumėte peržiūrėti šiuos dokumentus kartu. Vietos koordinatoriai turėtų parengti klientui paketą, kuriame būtų nurodyta BEO, kambario diagrama ir būsimoji sąskaita faktūra.
Labai mažai patyrusių planuotojų perduos galimybę peržiūrėti šiuos svarbius dokumentus.
Įvadas
Būtinai pritraukite pagrindinius savo komandos narius į savo klientą, norėdami oficialiai įvesti. Šiame sąraše yra maitinimo vadybininkas , banketų kapitonas, operacijų vadovas ir garso / vaizdo koordinatorius. Įveskite komandą savo kliento vardu - ar yra kokių nors detalių, kurios turėtų būti aptariamos akivaizdoje su savo vadovybe? Trumpo pokalbio pradžia - tai veiksmingas būdas pabrėžti, kas atsakingas už kiekvieną sritį.
Šis trumpas įvykių nustatymo elementų tikrinimas padės tęsti kliento atvykimą. Kadangi pagrindinis jūsų vietovės atstovas, visada geriausia suteikti klientams savo mobiliojo telefono numerį, jei dirbate savo biure, nieko blogo.
Atminkite, kad jie gali nusivylė, jei jiems kažką reikia, bet jie bus dar labiau nusivylę, jei negalės rasti nieko, kas jiems padėtų!