Verslo poreikių dokumentai verslo projektams
Paimkime pavyzdį: įmonė (mes vadiname ją "ZXYW LLC") nusprendė perduoti savo apskaitos funkcijas bendram paslaugų centrui JAV. Jie pradeda vietos nustatymo, paslaugų nustatymo, įdarbinimo ir valdymo procesą. darbuotojai.
Tai sudėtinga užduotis, ir tai užtruks daugelį mėnesių. Jie prasideda komanda, kuri rengia verslo reikalavimų dokumentą.
Kas yra verslo reikalavimų dokumentas?
Verslo reikalavimų dokumento tikslas - išsamiai suprasti projekto ar naujo verslo plano vaizdą, kad visi būtų aiškūs, kas turi būti padaryta ir kada.
Verslo reikalavimų dokumentas (BRD) gali būti nagrinėjamas dviem etapais. Pirmasis projekto etapas - tai dokumentas, kuriame išdėstyti visi projekto reikalavimai, įskaitant išlaidas, išsamią informaciją apie įgyvendinimą, prognozuojamas pranašumus, etapus ir įgyvendinimo tvarkaraštį.
Antruoju etapu BRD iš tikrųjų gali tapti abiejų šalių sutartimi, kurioje formaliai nustatomos įdarbinimo bendrovės (šiuo atveju "ZXYW LLC") ir rangovo atliekami darbai. Toliau pamatysite daugiau apie sutarties kalbą.
Kaip verslo reikalavimų dokumentas skiriasi nuo verslo plano?
Nors abu dokumentai gali turėti vienodo tipo skyrius (pavyzdžiui, santrauka), ketinimas yra kitoks.
Verslo planas sukurtas norint vadovautis nauju ar esamu verslu, tačiau dažniausiai jo tikslas yra pateikti skolintojui pradinio ir išplėtimo finansavimą.
Verslo plane pateikiama bendra informacija apie įmonę, jos planai ir strategijos, leidžiančios generuoti pajamas, kad grąžintų paskolą.
Finansinės ataskaitos yra pagrindinė verslo plano dalis, o BRD finansiniai dokumentai gali būti gana skirtingi, orientuoti į konkretų projektą.
Kaip verslo reikalavimo dokumentas skiriasi nuo prašymo dėl pasiūlymo?
Skirtumas tarp dviejų dokumentų yra nedidelis, bet svarbus. Paprastai pasiūlymas dėl pasiūlymo (RFP) yra sukurtas siekiant gauti pasiūlymų iš įvairių tiekėjų. ZYXW pavyzdyje RFP siunčiamas potencialioms įmonėms, teikiančioms užsakomųjų paslaugų paslaugas, siekdamas pasiūlymų.
Kita vertus, BRD yra pasirengęs konkrečiam tiekėjo ar bendros įmonės partneriui , kurį jau pasirinko samdančioji bendrovė. BRD yra daugiau detalių ir daugiau specifikacijų bei terminų, kuriuos reikia įvykdyti projekto metu ir pabaigoje.
Kuriant RFP, pateikiamas pasiūlymų pateikimo terminas ir reikalavimai. Pasiūlymai įvertinami pasibaigus terminui.
Kas turėtų būti įtrauktas į verslo reikalavimų dokumentą?
Kai kuriais atvejais verslo reikalavimų dokumentas yra panašus į kitų tipų verslo pasiūlymus. BRD turi apimti:
1 . Santrauka , kartais vadinama " santrauka" , kurioje bendrai išdėstyti projekto reikalavimai.
Santrauka paprastai yra parašyta po to, kai BRD yra baigtas.
2. Projekto tikslai. Šie tikslai turėtų būti SMART formatu ; konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, realus ir laikinas.
3 . Projekto fonas ir poreikių pareiškimas arba loginis pagrindas. Tai yra svarbi dokumento dalis, todėl nepalikite to. Paaiškinimas, kodėl projektas yra reikalingas, yra pagrindinis projekto varomasis elementas, o jo sėkmė priklausys nuo to, kaip jis tenkins poreikį.
4. Projekto apimtis - kas turi būti įtraukta ir ką neįtraukti. "ZXYW" bendrovės pavyzdyje aukščiau, bendrovė aiškiai nurodė, kad į taikymo sritį nebuvo įtrauktas aukščiausio lygio vadovų samdymas - šiuos asmenis turės teikti bendrovė.
5. Finansinė atskaitomybė. Finansinės ataskaitos yra būtinos norint gauti bendrą požiūrį į projekto poveikį bendrovės balanso ir pajamų per tam tikrą laikotarpį.
Žinoma, čia taip pat svarbu aptarti, kaip bendrovė finansuos projektą .
6. Funkciniai reikalavimai ir savybės. Tai yra vieta, kur pateikti detales, įskaitant diagramas, organizacines schemas ir terminus.
7. Personalo poreikiai. Kas turi būti samdomas ir kada. Kokios kategorijos darbuotojams reikės ir kaip jie bus mokami. Kas moka juos ir kada. Kadangi "ZXYW" steigia žmonėms skirtą priemonę, tai yra pagrindinė jų BRD dalis.
8. Tvarkaraštis, tvarkaraštis ir terminai. Šiame etape turėtų būti išsamiai aprašyti projekto etapai, siekiant užtikrinti, kad visos šalys suprastų, kas reikalinga ir kada. "ZXYW" projekte pirmasis etapas buvo svetainės parinkimas, įskaitant kelių potencialių miestų tyrinėjimą.
9. Prielaidos. Ši dokumento dalis dažnai pamirštama. Paaiškinimas prielaidas padeda išvengti problemų vėliau. Pavyzdžiui, anksčiau minėtoje sutartyje bendrovė norėjo nuomotis, o ne pirkti , biurų patalpas.
10. Išlaidos ir nauda. Išlaidų ir naudos analizė yra išsamus visų projekto sąnaudų sąrašas, o sutaupytos lėšos turi būti įtrauktos į projektą.
Kas daro verslo reikalavimus dokumentas apie sutartį?
Kaip minėta pirmiau, pradiniame etape BRD yra pasiūlymas. Galbūt pastebėjote, kad iš aukščiau pateiktų skyrių sąrašo trūksta informacijos apie suteiktas paslaugas. Be pareiškimų apie mokėjimus rangovui ir šių mokėjimų laiką nėra sutarties.
Prieš abiejoms šalims atsisakant dokumento reikia pridėti standartinę sutarties kalbą , taip pat ir advokato pagalba
- Pažadai mokėti ir žada teikti paslaugas
- Ribojantys sandoriai , trukdantys rangovui priimti bendrovės komercines paslaptis arba dalytis jais su kitais.
- Kas atsitiks, jei viena šalis nesilaikys reikalaujamų įsipareigojimų (tai yra, pažeidžia sutartį)
- Draudimas ir nuostolių atlyginimas (laikyti nekenksmingas)
- Teismų ir arbitražo nuostatos
- Ir, žinoma, atitinkamų kompanijos ir rangovo pareigūnų parašai.