Seminaras yra galbūt labiausiai paplitęs renginys, kurį planuotojai organizuos. Dauguma seminarų planuojama kaip pusantros dienos ar visos dienos. Tiems, kurie nori sukurti kontrolinį planą seminarų planavimui, siūloma aukšto lygio struktūra seminaro planavimui ir vykdymui.
Tiems, kurie planuoja daugiapusę ar daug sesijų konferenciją, apsvarstykite panašų požiūrį. Tačiau jūsų seminarų planavimo kontrolinis sąrašas bus tik ilgesnis.
01 - Patvirtinkite įvykio tikslą
- Kas yra auditorija?
- Kokia yra seminaro tema?
- Kur reikia būti?
- Kodėl žmonės lankysis?
- Kokia yra seminaro darbotvarkė?
02 - Peržiūrėkite "Apex" įvykių specifikacijų vadovą
Konvencijos pramonės taryba sukūrė daugelį priemonių, kurios turėtų būti laikomos puikiu gerosios praktikos šaltiniu, kuris padės renginiui ar susitikimo planuotojui sekti planavimo renginių detales. Naudodamiesi nemokamų atsisiuntimo įrankiais, jis padės bet kuriam renginių planuotojui sukurti atitinkamų detalių sąrašą. Tai apima (bet tuo neapsiribojant):
- Renginio profilis (data, laikas, vieta, kontaktiniai duomenys ir tt)
- Renginio organizatoriaus / priimančiosios kontaktinė informacija
- Tiekėjo kontaktinė informacija
- Dalyvio profilis
- Reikalinga erdvė
- Maisto ir gėrimų
- A / V reikalavimai
- Funkcijos / kambario sąranka
03 - Sukurkite įvykių profilį
Kai planuotojas turi keletą pagrindinių klausimų, susijusių su renginiu, atėjo laikas ištirti galimas susitikimo vietas. Svarbu glaudžiai bendradarbiauti su renginio organizatoriumi / priimančiuoju, norėdamas nustatyti vietos tipą ir kur seminaras gali būti patogiausias organizatoriui ir svečiui (idėjų sąrašas gali būti begalinis):
- Vietinis viešbutis
- Vietinė konferencijų salė
- Privatus restorano kambarys
- Privatus klubo muziejus / meno galerija
04 - Konferencijų seminarų poreikiai ir Reqeuest vietos pasiūlymus.
Daugelyje vietų yra malonu pateikti galimo seminaro įvertinimą. Maitinimo ar pardavimo kontaktams reikės šios BEO informacijos:
- Galima įvykio data (-os)
- Dalyvių skaičius
- Kambario stiliaus nustatymas (klasėje, u formoje ir kt.)
- Renginio laikas (sąskaita nustatymui / plyšimui)
- Maisto ir gėrimų reikalavimai
- A / V poreikiai (įskaitant ekranus, mikrofonus ir tt)
- Kambarių įrengimas
Patarimas: samdykite A / V specialistą, kuris bus skirtas jūsų renginiui iš viešbučio.
05 - Patvirtinti ir / arba parengti darbotvarkę
Itin svarbu, kad renginių planuotojas glaudžiai bendradarbiautų su renginio organizatoriumi / priimančiuoju, nes renginių darbotvarkė dažnai pasikeis nuo pradinio pokalbio iki faktinės įvykio dienos. Renginio planuotojas turi būti pasiruošęs pritaikyti planą ir glaudžiai bendradarbiauti su vieta, kad įsitikintų, jog viskas vyksta sklandžiai.
06 - Patvirtinkite BEO susitarimą
Kai planuotojas supranta tikslinį dalyvių skaičių ir logistinius reikalavimus seminarei, jis turėtų užtikrinti įvykių erdvę ir susijusius reikalavimus. Daugelis susitarimų turėtų leisti planuotojui sumažinti ar padidinti maisto ir gėrimų poreikius iki tam tikro skaičiaus dienų iki renginio. Tačiau daugelyje susitarimų bus apribotas, kiek jie leis grupei sumažinti kiekius, taigi įvertinsite gerai.
07 - Sukurti įvykių ryšius ir medžiagas
Tai objektas, su kuriuo gali dalyvauti kai kurie planuotojai, o kiti - ne. Iš esmės kai kurie susitikimų planuotojai bus atsakingi už kiekvieną iš šių veiksmų:
- Renginių kvietimų kūrimas
- Spausdinimo darbotvarkė ir kita medžiaga
- Dalyvių dovanų / loterijų užtikrinimas
- Ženklų vardų gaminimas
- Pristatymo renginiai ir ekranai
08 - glaudžiai bendradarbiauja su renginių rengėjais, kad užbaigtų logistiką
Prieš renginį, yra keli svarbūs žingsniai, kuriuos susitikimo planuotojas užbaigia prieš renginį. Tai apima patvirtinimą:
- Renginio garsiakalbiai
- Įvykių A / V reikalavimai
- Renginio dalyvių skaičius
- Priimami vaidmenys ir atsakomybė
- Reikalingos įvykių medžiagos (patikrinkite keletą kartų)
09 - įvykių nustatymas
Būkite tikri, kad laiku nustatykite įvykių nustatymo tvarkaraštį BEO ir rekomenduojama atvykti maždaug prieš dvi valandas iki įvykio.
Patarimas: jei seminaras suplanuotas ryte, paprašykite vietos pardavimo kontaktų, kad jūsų grupė galėtų įsteigti naktį (tačiau viešoje vietoje nepalikite nieko vertingos).
Reikės paruošti renginio medžiagą apie visas renginių medžiagas, knygas, ženklus, ekranus, dovanas, registracijos lenteles , vardų ženklelius ir dar daugiau.
Įspėjimas: garsiakalbiai kartais keičia skaidres naktį ir pateikia naujus pristatymus, kuriuos reikia pridėti prie maitinimo elemento per 10 minučių iki renginio.
10 - įvykių vykdymas
Po to, kai jūs pasiruošę, laikas surengti seminarą. Tikėtis:
- Kai kurie dalyviai visada atvyks anksti.
- Kai kurie dalyviai visada atvyks vėlai.
- Dažnai yra tam tikrų techninių gedimų.