Pasirinkite savo temą ir vietą
Šis žingsnis reiškia du kintamuosius, kuriuos jūsų auditorija norės žinoti prieš ką nors dar.
Susitikimo vieta ir vieta bus akimirksniu paveikti, kas bus pakviestas ir ar jie dalyvaus.
Jūsų pasirinkta vieta turi įtakos bendram susitikimui ir daro įtaką kitiems sprendimams, kuriuos jums reikės planuoti renginį.
Nustatykite dalyvius
Didelė dėmesio ir produktyvaus susitikimo vykdymo dalis yra išvengti blaškymosi, o tai reiškia, kad kviečiami tik aukščiausio lygio sprendimus priimantys asmenys. Įmonių kultūroje yra tendencija įtraukti visas susijusias šalis į ryšius, bet jūs galite padidinti produkciją, pašalindami partnerius, kurie gali sulėtinti pažangą nesvarbiose diskusijose. Užuot kviesdami dalyvius, neturinčius balsavimo teisės, paskatinkite pagrindinius dalyvius kalbėtis su savo pavaldiniais prieš atvykstant į posėdį.
Pasiūlykite tris datą ir laikus
Būkite atsargūs, kaip sužinojote apie kiekvieno dalyvio pasiekiamumą. Nesunku atidaryti "Pandoros dėžės" klausimų, susijusių su planuojant abipusiškai naudingą susitikimo datą.
Vienas iš būdų tai išvengti yra pasiūlyti keletą datų ir kartų, tada paklauskite kiekvieno, kas geriausiai veikia. Jei pasisekė, tada viena iš datų taps visiems. Jei ne, nebijokite paprašyti išeinančiųjų, jei jie gali pakoreguoti savo kalendorių, kad atitiktų daugumą.
Sukurkite kelionės programą
Labai svarbu turėti tvarkaraštį, kokias temas aptarti kartu su kiekvienu susitikimo segmentu.
Planuotojams gali reikėti kreiptis į aukštų vadovų patarimus, kad būtų galima tiksliai sukurti maršrutą. Užbaigus pirmąjį projektą, jis turi būti pateiktas grupei patvirtinti.
Aptarti pateikimo poreikius
Yra daug įvairių būdų pristatyti idėjas grupei, ir kiekvienas planuojamas garsiakalbis turės savo pasirinkimą. "PowerPoint" funkcijos, interneto prieiga ir baltos plokštės yra tik keletas komponentų, kuriuos gali prireikti pasirūpinti. Būkite aktyvūs, prašydami šios informacijos, ir sekite jas, kad patvirtintumėte juos kelias dienas prieš susitikimą.
Planuoti maitinimą
Mažų susitikimų maisto užsakymo raktas - išlaikyti meniu funkcionalumą. Jūs nenorite, kad maitinimas trukdytų bet kokiam verslo aspektui, todėl, jei įmanoma, vengti pernelyg formalių patiekalų. Jei prašoma apsistoti pietums, pabandykite užsisakyti gretimą kambarį, kad svečiai galėtų kuo greičiau grįžti į susitikimą.
Siųsti galutinę informaciją
Maždaug septynias dienas prieš įvykį norėsite siųsti kiekvienam dalyviui galutinę kelionės programos kopiją ir išsamią informaciją. Tai turėtų apimti viską, kas buvo užsakyta dienai. Taip pat nurodykite nurodymus, informaciją apie stovėjimo informaciją, kambario numerius ir avarinius kontaktus.
Jei dirbate su vadovais, tada nukopijuokite jų administracinius padėjėjus el. Paštu.
Susitikimo diena
Būdamas susitikimų planuotojas, jūsų darbas yra užtikrinti, kad renginys būtų sėkmingai pradėtas. Žinoma, norėsite atvykti anksčiau, kad patikrintumėte kambarį ir susitinkate su maitinimo ir A / V koordinatoriais. Priklausomai nuo vietos, galbūt norėsite paskelbti ženklus taip, kad kiekvienas patektų į kambarį.
Ir ten jūs turite tai - aštuoni gana paprasti žingsniai planuojant sėkmingą nedidelį susitikimą.
Kiekvieno žingsnio vykdymas, žinoma, užims laiko ir kruopštumą, bet planuojančių pranešti dalyviams yra pusė mūšio. Kuo daugiau žmonių žino, ko tikėtis iš susitikimo, tuo labiau pasirengusios susitikti su verslu.