Kaip APEX iniciatyva pakeitė įmonių renginių planavimą

Originalus pastangos standartizuoti komunikaciją įvykių industrijoje

Vienas iš labiausiai paplitusių įmonių renginių ir susitikimų planuotojų užklausų - standartizuota renginių planavimo programinė įranga, skirta padėti bendradarbiauti tarp pramonės specialistų ir bendro efektyvumo. Nepaisant to, kad visoje pramonėje dar nėra patvirtinta viena visiškai standartizuota ir nustatytoji sistema ar programinė įranga, Konvencijos pramonės taryba (CIC) pradėjo iniciatyvą, kuria buvo pasiūlyta precedento neturinti tendencija renginių planuotojams, pramonės specialistams ir galiausiai renginių planavimo programinės įrangos kūrėjams visoje šalyje. kas vadinama APEX.

"CIC" pripažintos praktikos mainai

APEX - tai "Priimtų praktikų mainai", Konvento pramonės tarybos (angl. CIC) iniciatyva, kurios tikslas - suvienyti visus susitikimus, konvencijas ir parodų pramonę, kurti ir įgyvendinti savanoriškus renginių planavimo programinės įrangos ir kitų priemonių standartus. Nepaisant savanoriško pobūdžio, tai buvo žaidimų keitiklis pramonėje.

Daugiau kaip 2500 pramonės atstovų iš 60 miestų visoje JAV ir Kanadoje dalyvavo praktinėse diskusijose, o nuo 2001 m. Kaip savanoriai buvo įtraukti daugiau kaip 350 pramonės specialistų. Bendradarbiaujant, APEX dalyviai tikėjosi apibrėžti visame pasaulyje priimtiną praktikos, kuri apibrėžtų standartus renginių planavimo programinei įrangai ir kitoms priemonėms. Ši iniciatyva galų gale pavirsta APEX renginių planavimo priemonių kūrimu, apimančiu daugybę išteklių renginių planuotojams ir tolesnį naujų renginių planavimo programinės įrangos kūrimą.

APEX įrankiai ir ištekliai

2001 m. APEX iniciatyva buvo vienintelė visos pramonės šakos ir darni pastanga rengiant renginių planavimo priemonės standartus. Galų gale tai sukūrė įrankius, šablonus ir geriausios praktikos gaires, kurias daugelis renginių planuotojų šiandien vis dar naudoja tam tikra forma. Visi ištekliai vis dar yra prieinami internete arba gali būti atsisiųsti "Microsoft Word" PDF formatu.

Visi įrankiai yra nemokami.

1. Online APEX pramonės žodynėlis
   Šis interaktyvus, internetinis įrankis yra išsami terminų, žargono ir akronimų, naudojamų susitikime ir renginių industrijoje, nuoroda. Tai sukuria puikų šaltinį, kad būtų užtikrintas terminų nuoseklumas ir vis dar pasirodytų esanti naudinga mokymo priemonė naujiems darbuotojams.
2. ESG (įvykių specifikacijų vadovas) šablonas
   Renginių planuotojai, naudojantys terminą "atnaujinti", naudoja nuorodą į susirinkimo specifikacijas. Terminas ESG (kuris reiškia renginių specifikacijų vadovą) pakeitė šį terminą po APEX pradžios su standartizuotu įrankiu, naudojamu rengiant ir dalijantis išsamiais visų dydžių įvykių nurodymų ir išsamios informacijos.
3. APEX būstas ir registracija
   Ši pripažinta praktika buvo sukurta rinkti, teikti ataskaitas ir gauti pilnus būsto ir registracijos duomenis susitikimams, konvencijoms ir kitiems renginiams. Tai taip pat pasirodė esanti būsto problema, tokia kaip būsto teikėjai, internetas, tarptautinis būstas ir informacijos atskleidimas.
4. PER ("Post-Event Report") šablonas
   Senųjų "istorijos" ataskaitų, "Post-Event" ataskaitos ar "PER" pakeitimas vis dar yra pripažinto įvykio ir susitikimų pramonės priimtinas formatas, skirtas rinkti, saugoti ir dalytis tiksliomis ir išsamios visų įvykių ataskaitų po įvykių ataskaitų duomenimis (nors yra naujų versijų įvairios programos).

1. Pasiūlymo (RFP) šablonai
   Kartu su CIC paskelbtu pranešimu kartu su APEX delegatais ir Global Business Travel Association (GBTA), CIC vis dar pateikia standartinius RFP formatus, kuriuose nagrinėjama pagrindinė informacija ir unikalūs įvairiausių RFP poreikių poreikiai: audiovizualinė, paskirties valdymo įmonė, paslaugų rangovas, vienas įrenginys, transportas, funkcijų grafikas ir funkcijų nustatymas. Šie šablonai leidžia lengviau ieškoti tinkamos informacijos, palyginti atsakymus ir priimti pagrįstus sprendimus.

Renginių planavimo ištekliai ir programinė įranga

Konferencijos pramonės tarybos APEX iniciatyvos tikslas buvo iš esmės keisti, kaip specialistai per susitikimus ir renginių industriją pranešė apie renginių planuotojus, pardavėjus, tiekėjus, rangovus ir kitus renginių paslaugų specialistus.

Prieš "APEX", jos standartizuotos gairės, geriausios praktikos pavyzdžiai, galiausiai jos internetinės priemonės ir ištekliai, komunikacija buvo pagrindinis šios srities specialistų iššūkis.

Nuo 2000 m. Pradžios daug pasikeitė. Nors APEX ir šių tikslų idėja prasidėjo dar 1997 m., O CIC daugiausiai dėmesio skyrė konceptualiam 2000-2004 m. Etapui, kuris laukia 2004 m. Ir 2005 m., Pradėjus taikyti iki 2004 m. Ir 2005 m. Nuo APEX standartų ir priemonių, daugelio kitų išteklių ir įvykių Sukūrėme planavimo programinę įrangą, tačiau nė viena institucija nesutiko su CIC, nurodydama pramonės praktikos standartus.