Išvardykite keturias kategorijas iš viršaus:
- Prekė
- Prognozuojamos išlaidos
- Faktinis sąskaita
- Informacija
Tada suskirstykite į kategorijas ir sekite jas.
Renginio biudžeto valdymas
Sekite svetainės nuomos išlaidas. Planuodamas patį renginį ir susipažinę su savo prekybos vietos vadybininku, sekite visus planuojamus nuomos mokesčius už renginį ir funkcijų erdvę, namų tvarkymą, bagažo tvarkymą ir susijusias išlaidas.
Įvertinkite maitinimo išlaidas. Tai apima visus mokesčius už maistą ir gėrimus, įskaitant patarimus ir dovanojimo mokesčius, kurie gali sudaryti iki 30%.
Dokumento gabenimo mokesčiai. Tai apima autobusus, traukinius, įvykių pervedimus ir visas susijusias išlaidas.
Pridėkite dekoro išlaidas. Dauguma renginių apima dekoro išlaidas, pvz., Centerpieces, florals, palapinių nuoma ir kt. Čia jūs nurodote šias išlaidas.
Dokumento pramoginių ir įrangos mokesčiai. Šios kategorijos bendrosios sąnaudos apima "A / V" įrangą, tačiau tai taip pat yra gera vieta įrašyti garsiakalbių honorarus arba jei jūs samdote pramogų specialistus.
Apibendrinti spausdinimo mokesčius. Keletas mažų daiktų mokesčių iš tikrųjų sujungiami, kad būtų padidintas išlaidų eilutės elementas. Tai apima kvietimus, vardų ženklus, programų brošiūras, renginių ženklus ir antraštes.
Line item for gifts. Vienas bendras įvykio tikslas - niekada neleisti svečiui palikti tuščių rankų. Taigi, kokią dovaną ar dovanas jūs pateikiate, sekti jų išlaidas atskirai; jums bus nustebinti, kiek šių daiktų gali kainuoti.
Nustatykite veiklos išlaidas. Jei jūsų renginys apima tokias veiklos rūšis kaip golfas, tenisas, SPA, raftai, dviračiai ar kita veikla, norėsite atskirai pažymėti šių mokesčių išlaidas. Apsvarstykite bendrą skaičiuoklės išlaidų sumą ir pridėkite paskirstymą.
Įrašykite kitas išlaidas. Jei sąnaudos nepriskiriamos nė vienai iš pirmiau nurodytų kategorijų, čia nurodykite jas kaip įvairius išlaidų straipsnius.
Padovanok sau atsarginių fondų kategoriją. Atsižvelgdami į įvykio dydį ar sudėtingumą, galbūt norėsite sumokėti save iki 20% viso įvykio biudžeto. Nepaisant geriausio planavimo, mokesčiai viršys numatytus planus su išlaidomis, kurių jūs niekada nesvarstote. Tai padės kiekvieną kartą pereiti prie biudžeto.
Apibendrinti numatomas išlaidas. Kuriant savo renginių programą turėsite gerai apgalvoti visas išlaidas. Tai informacija, kurią pasidalinsite su įvykio klientu, kad įsitikintumėte, jog jie žino apie įvykio biudžetą, kad vėliau nebūtų jokių staigmenų.
Apskaičiuokite faktines išlaidas. Tai įvyksta po įvykio pabaigos. Sumažinkite sąskaitas faktūras į pirmiau nurodytas 10 kategorijas ir patvirtinkite faktinį biudžetą. Jei nepaprastai palanki, nustatykite faktinio biudžeto ir planuojamo biudžeto taupymo galimybes, parodydami vertę, kurią prisiėmėte.