7 patarimai, kaip gerai praleisti susitikimą
Atsisveikink su tais nuobodu susitikimais ir sužinokite, kaip atlikti veiksmingus susitikimus, kurie palieka darbuotojus užsiimančius ir motyvuotus.
7 patarimai veiksmingiems susitikimams
Susirinkimo tikslas
Prieš siųsdami susitikimo įspėjimą ir įtraukdami į savo kalendorių, paklauskite savęs, kodėl norite susitikti ir nustatyti tikslą. Ar tai susitikimas, siekiant pagreitinti darbuotojų pasikeitimą valdant? Ar priimate sprendimą dėl projekto? Ar tai idėja pradėti naują verslo strategiją? Būkite tikri, kad norint pasiekti savo tikslą būtinai reikia surinkti darbuotojus į pokalbį ir sąveiką; jei susitikimo tikslas yra būsenos atnaujinimas, galbūt siunčiant grupinį el. laišką geresnis visų laiko naudojimas.
Paskelbti susirinkimo tikslą
Kviečiant kitus susitikti, aiškiai pasakykite apie susirinkimo tikslą. Tai padės ne tik susikaupti, bet ir leis darbuotojams dalyvauti susitikime, parengtu kartu su dokumentais arba su mintimis apie šį klausimą.
Bendravimas yra labai svarbus veiksmingam susitikimui.
Būk atranka apie dalyvius
Niekas nepasitiki dalyvauti susitikime, kuris neturi jokio ryšio su jais ar jų darbu. Nustatykite, kas iš tikrųjų ten turi būti ir kodėl. Kurio indėlio jums reikia? Kokie kolegos turi dalyvauti ir turbūt turės klausimų šiuo klausimu?
Jei kas nors jūsų sąraše turi būti tik informuotas apie tai, apie ką buvo kalbama, tada padarykite jiems palankią pagalbą ir pašalinkite juos iš sąrašo. Jos gali būti lengvai atnaujinamos elektroniniu paštu. Laikas yra vertingas ir joks darbdavys nenori neigiamai paveikti našumo, kai darbuotojai stengiasi posėdžiuose, kurie yra nereikalingi.
Jūs turite sukurti susitikimo darbotvarkę
Susitikimo organizavimas be nustatyto posėdžio darbotvarkės yra panaši į laipiojimo į burlaivį ir vilties, kad vėjas tave nuves. Jūs - gana pažodžiui - bus prarasta jūroje. Jūsų susitikimų darbotvarkė padės jums pasiekti galutinę kelionės vietą. Įtraukite temas, kurios bus aptartos, ir kas spręs kiekvieną elementą, jei kiti dalyvaus. Iš anksto išsiųskite darbotvarkę į lankytojus, kad visi žinotų, ko tikėtis ir pasiruošę.
Laikykis savo plano
Net geriausiu planuoto susitikimo metu bus sunku, jei diskusija išsikraustytų ir atiteks tangentines temas. Štai kodėl dauguma susitikimų nesugeba pasiekti savo tikslo - jie nepasileidžia. Savo susitikimo pradžioje nustatykite pagrindines taisykles ir nurodytą laiko paskirstymą kiekvienam darbotvarkės punkto ir bendro posėdžio metu. Pavyzdžiui, "Dėkojame, kad atvykote šiandien. Kiekvienas laikas yra vertingas, ir mano tikslas - išlaikyti šį susitikimą mažiau nei valandą.
Leiskite laikytis esamų daiktų ir pasilikti diskusijas dėl kitų dalykų vėliau. "Rein tame, kas monopolizuoja diskusiją arba įtraukia temas, o ne į darbotvarkę.
Išlaikyti jų įsitraukimą
Vizualios pagalbos priemonės ilgainiui padeda išlaikyti kiekvieną susitelkimą į susitikimą, o ne telefonus ar laikrodį. Paskelbkite "Smart Board" darbotvarkę kambario priekyje. Projekto vaizdus ant didelio ekrano naudojant kompiuterį; nieko, kad akys būtų iš priekio.
Apibendrinkite susirinkimą
Ar kada nors palikote susitikimą ir visiškai kitokį nei jūsų kolegos pasiimtą? Įsitikinkite, kad tai neįvyks su jūsų susitikimu, išsiųsdami el. Laišką per 24 valandas. Įtraukite santrauką, atkreipkite dėmesį į pagrindines temas, kurioms skiriamas dėmesys, užduotims ir nurodyti terminus. Laiku siunčiant šį pasiūlymą bus užtikrinta, kad dalyviai nepasiduos klaidinga kryptimi.