Daugelis viešbučių rėmėsi internetinių viešbučių RFP (prašymų dėl pasiūlymų) svetainėmis, pvz., Conventionplanit.com ir sabrehotelrfp.com, kad reklamuotų jų susitikimų ir konferencijų paslaugų galimybes. Jie taip pat sukūrė savo internetines RFP formas.
Tačiau daugelis planuotojų nenoriai siunčia savo viešbučių RFP per trečiųjų šalių paieškos variklius. Daugelis planuotojų linkę pateikti prašymus dėl viešbučių pasiūlymų tiesiai į viešbučio ir konferencijų centrus.
Kokia informacija įtraukta į viešbučio RFP?
Puikus įrankis, padedantis planuotojams pradėti kurti savo formas viešbučių pasiūlymams ir kitiems renginių poreikiams, yra Konvencijos pramonės tarybos pasikeitimo priemonėmis.
Pagrindiniai viešbučio RFP elementai turėtų apimti:
- Pagrindinė kontaktinė informacija (vardas, pareigos, organizacija, adresas, telefonas, el. Paštas ir tt);
- Įvykių datos (pateikite bent dvi skirtingas parinktis)
- Reikalingi kambario blokai (svečių kambarių datos ir numeriai)
- Pasitarimų kambario užklausos (datos, kambarių dydis, kiekiai)
- Maisto ir gėrimų reikalavimai
- Prieinamumo reikalavimai
- Pristatymo ir gavimo reikalavimai
- Kita svarbi informacija
Pasinaudokite RFP įrankiais
Be to, "Global Business Travel Association" (GBTA) savo nariams suteikia platų viešbučių RFP įrankį, kurį renginių planuotojai norėtų apsvarstyti.
"GBTA Hotel RFP" elementai yra šie:
- Viešbučio informacijos apžvalgos informacija
- RFP prašytojo apžvalgos informacija
- Svečių kambario sutarties detalės
- Viso viešbučio susitikimo vietos dydis
- Bendras posėdžių salių skaičius
- Didžiausio viešbučio kambario ar posėdžių salės dydis
- Didžiausio pobūvio ar posėdžių salės lubų aukštis
- Ar viešbutyje yra nuolatinis posėdžių salė?
- Kiek žmonių apsistos salėje?
- Ar viešbutyje yra skirta ekspozicija?
- Koks yra parodos ploto dydis?
- Koks yra atstumas iki rajono konferencijų centro?
- Koks yra konvencijos centro pavadinimas?
- Koks yra maisto ir gėrimų mokesčio procentas?
- Kas yra banketų aptarnavimo mokesčio procentas?
- Ar banketų aptarnavimo mokesčiai apmokestinami?
- Ar viešbutis siūlo savo garso ir vaizdo paslaugas (A / V)?
- Ar viešbutis pasiūlys nuolaidą įmonėms teikiamoms A / V paslaugoms?
- Ar viešbutis leis klientams pristatyti ne A / V pardavėjus?
- Kiek konferencijų salėse yra belaidžio didelės spartos interneto?
- Kaip konferencijų salėse gali būti vaizdo konferencijos?
- Ar yra mokestis už savo A / V pardavėjų naudojimą?
- Ar viešbutis priima "apmokėjimo kortelių" korteles?
- Ar viešbutis siūlo pasimatymų tarifus?
Be to, būtų naudinga pasidalyti su viešbučiais pardavimų tipo renginys, kuriuose esate priegloba. Tai suteiks jiems supratimą apie tikslus, kuriuos jūsų susitikimas gali turėti.
Geros naujienos apie darbą su viešbučiais yra tai, kad dauguma turėtų būti gana patyrę rengdami panašius renginius, o puikus pardavimų ar maitinimo vadybininkas galės pasidalyti su jumis daugiau informacijos apie būdus, kaip padėti renginių planuotojams pasiekti savo tikslus.