Kiekvienais metais darbdaviai privalo pateikti darbuotojams ataskaitą, kurioje būtų nurodyta jų bendra darbo užmokesčio ir atskaitymų suma, todėl darbuotojai gali įtraukti informaciją apie savo pajamų mokesčio deklaracijas. Ataskaitos taip pat turi būti pateiktos Socialinės apsaugos administracijai. Ši ataskaita yra W-2 forma.
Prieš ruošdami ir siunčiate W-2 formas darbuotojams ir socialinės apsaugos administracijai, atlikite šiuos veiksmus, kad įsitikintumėte, jog viskas vyksta sklandžiai.
01 - įsitikinkite, kad turite tinkamai kvalifikuotus darbuotojus
Darbuotojas yra darbuotojas, kuris atlieka darbus darbdavio nurodymu. Paprastai kiekvienas, kuris atlieka organizacijos paslaugas, yra darbuotojas, jei organizacija gali kontroliuoti, kas bus padaryta ir kaip tai bus padaryta.
Kita vertus, nepriklausomas rangovas yra asmuo ar įmonė, teikianti paslaugas kitam asmeniui ar verslui. Nepriklausomas rangovas yra atskiras verslo subjektas ir nelaikomas darbuotoju. Kai kurie nepriklausomų rangovų pavyzdžiai yra konsultantai, tarpininkai ar brokeriai. Nepriklausomų rangovų darbas dažnai yra atsitiktinis ar nebūtinas verslui; pavyzdžiui, valymo tarnyba, užmokesčio lėšų tvarkymo procesorius arba IT paslauga.
Skaitykite daugiau apie darbuotojų suskirstymą į darbuotojus arba nepriklausomus rangovus ir kreipkitės į užimtumo advokatą pagalbos.
02 - patikrinkite platinimo ir pateikimo datą einamiesiems metams
Du procesai yra susiję su W-2 procesu. Pirmasis žingsnis yra platinti W-2 formas darbuotojams. Antrasis žingsnis yra pateikti šias formas Socialinės apsaugos administracijai. (SSA)
Paskirstymo darbuotojams terminas ir pateikimas į SSA yra kitų metų sausio 31 d. Tai yra naujas anksčiau nustatytas terminas, kai SSA buvo pateiktas prašymas, kad būtų išvengta sukčiavimo mokesčių srityje. Sužinokite daugiau apie W-2 ir 1099 terminus.
Sausio pradžioje įsitikinkite, kad pateikiate darbuotojams savo formas, todėl jie turi laiko juos peržiūrėti, kad būtų išvengta klaidų.
03 - Patikrinkite darbuotojo W-4 formas
Darbdaviai privalo visuomenei turėti W-4 formos bylą visiems darbuotojams. Forma W-4 apima informaciją, reikalingą darbuotojo federalinio pajamų mokesčio sumai, šeimos statusui, išlaikomų asmenų skaičiui ir papildomoms sumoms, kurios turi būti išskaitytos, nustatyti.
Form W-4 privalo būti baigtas nuomos metu ir bet kuriuo metu darbuotojas nori pakeisti. Darbuotojas turėtų pakeisti W-4 formą, jei darbuotojo asmeninė informacija (įskaitant sutuoktinio statusą ir išlaikomų asmenų skaičių) pasikeičia arba jei darbuotojo adresas pasikeičia. Darbuotojas bet kuriuo metu gali pakeisti W-4 formą, kad pakeistų išskaitymo sumą .
Kiekvienais metais iki metų pabaigos darbdaviai turėtų paprašyti visų darbuotojų persvarstyti W-4 formą, kad asmeninė informacija būtų tiksli.
Įsitikinkite, kad darbuotojai turi tikslią ir aktualią informaciją formoje W-4 padės jums parengti ir platinti W-2 formas.
04 - Surinkite užmokesčio informaciją W-2 formoms
Pirma, jums reikės pagrindinės informacijos apie jūsų įmonę visoms W-2 formoms:
- Jūsų įmonės darbdavio ID numeris
- Įmonės pavadinimas, adresas ir pašto kodas
- Jūsų įmonės mokesčių mokėtojo kodas
Tada turėsite rinkti informaciją apie kiekvieną darbuotoją, tiek asmeninę informaciją, tiek darbo užmokesčio informaciją:
- Darbuotojo vardas, pavardė ir adresas, socialinio draudimo numeris arba kitas mokesčių identifikavimo numeris
- Šiai darbuotojui sumokėta suma: bendras darbo užmokestis, patarimai ir kita kompensacija
- Išskaityto federalinio pajamų mokesčio suma
- Socialinio draudimo atlyginimas (iki didžiausios socialinės apsaugos sumos už metus)
- "Medicare" užmokestis ir patarimai bei "Medicare" mokestis, įskaitant papildomą Medicare mokestį už didelius pajamas gaunantiems darbuotojams.
- Skirti apmokamų darbuotojų patarimai
- Apmokamos priklausomos priežiūros pašalpos ir kitos išmokos, kurias apmokestina darbuotojas
- Kiekvienoje valstybėje, kurioje dirbo darbuotojas, buvo sumokėtas valstybės užmokestis ir patarimai, o valstybinis pajamų mokestis buvo atmestas
- Vietos darbo užmokestis ir patarimai, už kuriuos mokama, ir vietinis pajamų mokestis.
05 - apžvalga W-2 apdorojimas - kaip bus sukurta W-2?
Jei jūsų įmonė yra nauja užmokesčio tvarkymo procese arba jei jūsų darbo užmokesčio padėtis neseniai pasikeitė, tai yra gera idėja peržiūrėti darbuotojų, dirbančių metų pabaigos ataskaitų paiešką, pildymą ir platinimą. W-2 formas galite gauti iš biuro prekių parduotuvės, savo CPA, mokesčių ar apskaitos programinės įrangos ar IRS.
Pastaba: negalima atsisiųsti W-2 formų iš IRS ar kitur internete. Formos "W-2" kopija A yra specifinės raudonos spalvos spalvos ir negali būti dubliuojama. Jūs turite pateikti konkrečią IRS formą A kopiją su Socialinės apsaugos administracija (tai yra jūsų saugoma kopija ir failas su socialine apsauga vasario pabaigoje).
Štai keletas W-2 formų paruošimo variantų:
- Apskaitos programinės įrangos naudojimas . Jei turite tik keletą darbuotojų ir naudojate apskaitos programinę įrangą, galite įsigyti priedą W-2 formoms kurti naudodami šią programinę įrangą.
- Mokesčių rengimo programinės įrangos naudojimas. Jei naudojate vieną iš paprastų mokesčių rengimo programinės įrangos, internetu arba stalinių kompiuterių versijoje, ir įsigijote šios programinės įrangos versiją, patikrinkite, ar įtrauktas W-2 apdorojimas. Shirley Elmblad, "Finansinės programinės įrangos vadovas", pateikė mokesčių programų apžvalgų straipsnį
- Naudojamos įsigytos W-2 formos . Pagrindinės biuro tiekimo įmonės iš anksto atspausdino "W-2" formas, skirtus naudoti su programine įranga kompaktiniame diske, kuri leidžia jums rankiniu būdu įvesti informaciją apie šias formas ir spausdinti jas spausdintuve.
Nepriklausomai nuo metodo, kurį naudojate W-2 formų pildymui ir spausdinimui, taip pat turėtų būti W-3 perdavimo formos .
06 - Nuspręskite, kaip platinti W-2 formas darbuotojams
Sukūrę W-2 formas, jūsų kitas sprendimas yra tai, kaip juos paskirstyti darbuotojams. Atminkite, kad W-2 formų pasiskirstymo darbuotojams terminas yra sausio 31 d. Po mokesčių metų. Pavyzdžiui, iki 2017 m. Sausio 31 d. Darbdaviai, turėję paskirstyti 2016 mokestinius metus W-2, turėjo juos paskirstyti.
Jūs turite dvi galimybes spausdinti W-2 formas platinti darbuotojams: išsiųsite juos arba išsiųsite jas darbuotojams asmeniškai. Jei darbuotojas savo W-2 formą renka asmeniškai, galbūt norėsite, kad darbuotojas pasirašytų, kad forma buvo paimta, kad būtų išvengta klausimų, ar tai buvo padaryta.
07 - patikrinkite, ar nėra klaidų prieš siunčiant W-2 formas darbuotojams
Norėdami sumažinti problemas ir vėl išsiųsti W-2 formas, naudokite šį kontrolinį sąrašą, kad patikrintumėte klaidų W-2 formas. Bendrieji W-2 klaidos apima netinkamos metų formos naudojimą, informacijos neįtraukimą, informacijos pateikimą netinkamoje dėžutėje ir maksimaliai nesustabdamos socialinio draudimo.
08 - Darbuotojų prašymų dublikatas W-2 formų tvarkymas
Darbuotojai dažnai klaidingai užima arba praranda W-2 formas, ir jie gali atvykti į jūsų darbo užmokesčio skyrių, prašydami kopijuoti savo W-2 formos kopiją. Prieš platindami W-2 formas, apsvarstykite, kaip spręsite šiuos prašymus:
- Jei esate atspausdinę formas viduje, galite tiesiog iš naujo atspausdinti W-2 formą ir pateikti ją arba išsiųsti ją darbuotojui.
- Jei šią formą parengė išorinė darbo užmokesčio tarnyba, jos gali apmokestinti už spausdinimo ir formos siuntimo išlaidas. Galbūt norėsite apmokestinti darbuotojus už pirmąją pasikartojančią formą arba antrą kartą per metus (tai atsitiks!).
Nepriklausomai nuo to, ko nuspręsite, tai yra gera idėja perduoti darbuotojams savo politiką, susijusią su dviem egzemplioriais. Mokestis už dviem egzemplioriais gali atrodyti labai ekstremali, tačiau gali sumažėti prarastų formų, su kuriomis susiduriate, skaičių.
09 - Užpildyti W-2 ir W-3 formas su Socialinės apsaugos administracija
Kai nuspręsite, kaip parengti W-2 formas ir platinti šias formas darbuotojams (iki metų, einančių po mokestinių metų sausio 31 d.), Jūsų kitas sprendimas yra nustatyti, kaip pateikti šias formas Socialinės apsaugos administracijai (SSA) .
Visos W-2 formos turi būti pateiktos Socialinės apsaugos administracijai kartu su perdavimo forma W-3 . Dvi šių formų pateikimo parinktys:
- Galite pateikti failą internetu socialinės apsaugos svetainės skyriuje "Verslo paslaugų internetas". Pirmiausia turite užsiregistruoti, tada užpildykite tinkamas formas internete. Jei jūs failą internete su BSO, jums nereikia įtraukti W-3 formos.
- Taip pat galite išsiųsti W-2 formas kartu su W-3 formatu Socialinės apsaugos administracijai.
Štai daugiau informacijos, kaip parengti W-3 formą .
10 - Patikrinkite W-2 formų platinimo taisykles
Kai užpildote W-2 formą darbuotojui, viena tos formos dalis (1 egzempliorius) yra paskirta pateikti valstybei, kurioje darbuotojas dirba. Jei darbuotojas dirba daugiau nei vienoje valstybėje, turėsite pateikti W-2 formos kopiją kiekvienai valstybei.
Kiekvienoje valstybėje yra skirtingi reikalavimai pateikti W-2 formas ir visas perdavimo formas. Jei norite sužinoti šios valstybės reikalavimus, susisiekite su savo valstybės mokesčių inspekcija ar valstybės pajamų tarnyba.
UPDATE: daugelis valstybių atitinka naująjį anksčiau sausio 31 d. Pateiktą W-2 pateikimo terminą su SSA.
Sužinokite daugiau apie valstybinio darbo užmokesčio fondo mokesčius.