Buvimas įspraudamas yra pasirengęs. Prieš išsiųsite W-2 formas darbuotojams ir pateikite šias formas Socialinės apsaugos administracijai (kartu su W-3 perdavimo formatu ), kad išvengtumėte problemų, peržiūrėkite šias dažniausiai pasitaikančias klaidas.
Pateikimas W-2 formų pavėluotai
Nuo 2016 m. Mokestinių metų W-2 formų (ir 1099 formų) pateikimo terminas buvo perkeltas iki sausio 31 d. Taigi jūsų 2017 m. W-2 formos darbuotojams turi būti pateiktos Socialinės apsaugos administracijai ne vėliau kaip iki sausio 31 d. , 2018 m.
Yra baudos už pavėluotą pateikimą. Sužinokite daugiau apie naujus W-2 ir 1099 formų terminus.
Neteisingų metų W-2 formos naudojimas
Naudokite W-2 formą tais metais, kai pajamos buvo apmokestinamos, o ne metų, kai pateikiate šią formą. Pavyzdžiui, darbuotojų atlyginimams 2015 m. Naudokite 2016 m. W-2 formą ; ši forma bus pateikta darbuotojams ir bus pateikta 2017 m. Socialinės apsaugos administracijai.
Trūksta paraiškų pateikimo terminų. Jūs turite pateikti W-2 formas darbuotojams ne vėliau kaip sausio mėn. Pabaigoje, o jūs turite pateikti šias formas Socialinės apsaugos administracijai ne vėliau kaip iki vasario pabaigos. Terminai keičiasi kiekvienais metais, priklausomai nuo to, kada data patenka į kalendorių. Jei terminas yra savaitgalį ar atostogas, data perkelta į kitą darbo dieną. Čia pateikiami tikslūs einamųjų metų pabaigos darbo užmokesčio fondo mokesčiai .
Nenaudojant patvirtintos W-2 formos
Negalite atsisiųsti formos W-2, kopijuoti ir naudoti.
Raudonas ant A yra specialus rašalas. Turite gauti patvirtintas formas iš biuro tiekimo įmonės, IRS ar programinės įrangos įmonės. Sužinokite daugiau apie tai, kur galite gauti patvirtintas W-2 formas.
Nesugebėjimas sustabdyti socialinio draudimo išlaikymą
Socialinio draudimo mokestis turi būti sustabdytas kiekvienais metais maksimaliai apmokestinamam socialiniam draudimui .
(Šie maksimalūs pokyčiai daugumoje metų atspindi pragyvenimo išlaidas.) Nors tai nėra konkreti "W-2" klaida, ji yra įprasta ir gali sukelti per didelę darbuotojų socialinio draudimo užmokestį. Tada jūs turite grąžinti darbuotojui perteklius ir ištaisyti W-2 ir 941 formą , ketvirčio darbo užmokesčio ir mokesčių ataskaitą už bet kuriuos ketvirčius, kurie atspindi perviršį. Pavyzdžiui, jei darbuotojas rugsėjo mėnesį pasiekė didžiausią socialinio draudimo įmokų dalį, turite pakeisti 941 formą trečiąjį ketvirtį.
Siunčiamos W-2 formos IRS
Socialinės apsaugos formos darbuotojams turi būti teikiamos iki sausio pabaigos ir iki vasario pabaigos pateikiamos Socialinės apsaugos administracijai kartu su perdavimo formos W-3, kuri kaupia visą informaciją iš visų W-2.
Nepavyko gauti IRS atleidimo nuo mokesčio už neteisėtą eismą
Darbdaviai, pateikę 250 ar daugiau W-2 formų, turi atsisakyti, jei nenorės, kad būtų pateiktas elektroninis failas. Skaitykite daugiau apie tai, kaip atsisakyti nuo W-2 formų pateikimo elektroniniu būdu (PDF).
Padaryti šias bendros formos klaidas forma W-2
Dažniausios formos klaidos W-2 formose apima:
- Neįtraukus dešimtainių ir centų sumų
- Nepavyko naudoti juodo rašalo (įrašai pernelyg lengvi)
- Padaryti įrašus per didelis arba per mažas. IRS siūlo naudoti 12 pt. Courier tipo šriftas W-2 spausdinimui.
- Neteisingo formato darbuotojo vardas. Pirmame lauke įrašomas darbuotojo vardas ir vidurio pradžia, antroje dėžutėje įrašoma darbuotojo pavardė, o trečioje langelyje - bet kokia priesaga (pvz., "Jr.").
Naudojant finansinę programinę įrangą, galite išvengti daugelio šių klaidų W-2 formose, ypač formos klaidų, o jūsų programinė įranga gali įspėti jus, kai pasiekiate didžiausią socialinio draudimo užmokestį. Peržiūrėkite šį straipsnį apie 2012 m . " Business Finance" vadovo Rosemary Peavler apskaitos programinės įrangos programas , daugiausia dėmesio skiriant programoms, kuriose yra darbo užmokesčio funkcijos.
Kaip taisyti W-2 formą
Kiekvieniems darbuotojams kiekvienų metų sausio pabaigoje turite pateikti W-2 formą (praėjusiais kalendoriniais metais), tačiau šias formas nereikia pateikti Socialinės apsaugos administracijai (SSA) iki vasario pabaigos. Šis vėlavimas suteikia klaidų taisymo laiką.
Jei galite ištaisyti klaidą prieš pateikdami SSA, atlikite pataisymą ir pateikite pataisytą formą.
Jei nustatote klaidą po to, kai pateikėte SSA, turite pateikti ištaisytą W-2 kartu su ištaisyta perdavimo forma W-3c).
Perskaitykite daugiau informacijos, kaip atlikti pataisymus į W-2 formą, kai pateikiate ją Socialinės apsaugos administracijai.