CCRRA sistema - fiksavimas, patikrinimas, peržiūra, įrašymas, įstatymas
Čia pateikiami penki paprasti žingsniai kuriant paprastą finansinės apskaitos sistemą: surinkti , patikrinti, įrašyti, peržiūrėti, atlikti.
Pirma, surinkti informaciją.
Jei to nėra, tai neegzistuoja. Kai pradedate savo verslą, būkite įpratę viską užfiksuoti, todėl jis tampa automatine. "Užfiksuoti" yra sunkiausia ir svarbiausia proceso dalis; tai yra rinkti informacijos įpročiai. Stebėkite kiekvieną sumą, kurią praleidote savo verslui, ir kiekvieną sumą, kurią jūs įvedate kaip pardavimą. Nesijaudinkite šiuo klausimu apie tai, ką darai su informacija. Tiesiog įsitikinkite, kad viskas, ką užfiksuojate, apima: a) prekės aprašymą, b) sumą ir (c) datą.
Antra, patikrinkite, ar informacija yra išsami ir teisinga.
Kas dvi savaites praleidžia valandą, einanti per viską ir tikrindama ją. Patikrinkite, ar visa informacija, kurią turite, yra paruošta įrašyti.
Įsitikinkite, kad nurodėte datą ir sumą bei pakankamai išsamią informaciją apie išlaidas, kurias galite įrašyti tiksliai. Pavyzdžiui, užrašą "popierius, $ 3,55, 7/12" gali būti nepakankamai informacijos. Koks buvo dokumentas? Ar tai buvo laikraštis, kurį nusipirkote biure? Ar įsigijote popieriaus lapelį kompiuteriui?
Paskyrimo metu nustatykite konkretų laiką pasibaigus pakaitinėms savaitėms (pvz., Kas penktadienį), kad patikrintumėte viską. Negalima laukti per ilgai; kuo ilgiau laukiate, kol tai atliksite, tuo sunkiau atsiminti ir rinkti informaciją.
Trečia, įrašykite informaciją, kad ją išsaugotumėte.
Įrašymas reiškia, kad savo finansinę informaciją galite naudoti naudinga forma. Po to, kai viskas bus patikrinta, paverskite ją savo apskaitininku įrašyti arba įrašykite save. Atlikite tai kas mėnesį. Įveskite informaciją į skaičiuoklę arba apskaitos programinę įrangą. Taip pat galite pastebėti, kad internetinė programinė įranga veikia jums, todėl jūs ir jūsų buhalteris gali pamatyti informaciją ir aptarti. Tiesiog įsitikinkite, kad kiekvieną mėnesį gaunate viską, kad galėtumėte jį peržiūrėti.
Ketvirta, konsoliduoti ir peržiūrėti informaciją.
Kai kas mėnesį užfiksavote savo finansinę informaciją, atspausdinkite keturias ataskaitas:
- balanso lapas
- pelno (nuostolių) ataskaita (p & l)
- gautinų sumų senėjimo ataskaita ir
- atsiskaitymo su kreditoriais ataskaita.
Kiekvienoje ataskaitoje pateikiamas palyginimas su ta pačia ataskaitos informacija iš praėjusio mėnesio. Atkreipkite ypatingą dėmesį į konkrečią informaciją šiose ataskaitose.
Pagaliau, ACT, remiantis tuo, ką žinote.
Daugeliu atvejų "ACT" gali reikšti nieko nedaryti, jei viskas atrodys tinkamai.
Kitais atvejais tai gali reikšti pakeitimą. Kurkite "trigerio taškus", kuria informacija reikalaujama veikti. Štai keletas siūlomų suveikimo taškų:
- Balansas . Jei matote, kad įsipareigojimai didėja kiekvieną mėnesį tris mėnesius (tai tikriausiai reiškia, kad turtas ir (arba) išlaidos taip pat didėja), sumažinkite išlaidas.
- Pelno (nuostolių) ataskaita . Jei pastebite, kad tam tikri sąnaudos didėja kaip pardavimo procentas, paklauskite savęs, kodėl tai didėja. Jei padidinimas yra būtinas, galbūt norėsite sumažinti išlaidas kitoms išlaidoms, kad išlaikytumėte savo pelno lygį.
- Gautinų sumų senėjimas . Būkite tvirtai įsitraukę į lėšų mokėtojus. Kuo ilgesnį laiką skolos grąžinimas nemokamas, tuo mažiau tikėtina, kad gausite pinigus. Nustatykite kolekcijų sistemą, kaip aptariau aukščiau, kad įsitikintumėte, jog mokate nedelsiant ir kad lėtieji mokiniai nepriimtų, kad nenorite, kad jūsų pinigai.
- Mokėtinos sąskaitos . Mokėkite tai, ką galite padaryti kuo greičiau. Stenkitės anksti sumokėti nuolaidas. Jei negalėsite sumokėti visų savo sąskaitų, sumokėkite tuos, dėl kurių turėsite mokėti nuobaudas arba kurie turės įtakos jūsų kredito reitingui. Net jei kitas asmuo yra atsakingas už sąskaitų apmokėjimą, esate asmuo, kuris galiausiai yra atsakingas už tai, kad būtų mokamos jūsų verslo skolos.
Net jei nesate susipažinę su finansinėmis sistemomis, turėtumėte galimybę nustatyti, kad šis veiksmas būtų vykdomas ir išlaikytas. Labiausiai sudėtinga dalis - rinkti informaciją. Sukūrę "rinkimo įprotį", pamatysite, kad likusieji ateis kartu su juo.
Atminkite, kad CCRRA - užfiksuok savo įmonės finansinę informaciją, patikrinkite ją kas antrą savaitę, registruokite ir peržiūrėkite informaciją kas mėnesį, tada atlikite veiksmus, kad išlaikytumėte savo finansinę padėtį. Jei atliksite šią paprastą penkių pakopų sistemą, jūs sumažinsite "šiukšlių" ir problemų, kurios atsiranda, ir padidinsite savo finansinę padėtį.
Gerai suplanuota finansų sistema jūsų verslą išlaikys finansiškai perspektyviu daugelį metų.