Kaip, kodėl ir kada balansuoti piniginį stalą
Tyrimo metu labiausiai paplitusio vagystės priežastis yra trūksta tinkamos procedūros ar kontrolės.
Pinigų skaičiavimo procesas, pajamų derinimas ir pinigų stalčiaus balansavimas sukuria dienos operacijų atskaitomybę. Ši grynųjų pinigų valdymo sistema gali būti sukurta tuo pačiu metu. Daugelyje šiuolaikinių POS ( prekybos taškų) sistemų yra žingsnis po žingsnio instrukcijų uždaryti (taip pat vadinamą balansavimo) grynųjų pinigų stalčių vadovauti darbuotojui.
Kodėl balansas?
Parduotuvių valdymas arba kasininkai gali bet kuriuo metu perkelti pamainą pardavimų ataskaitą. Į kasdienį pardavimų skaičių pridedant pradinį pinigų kiekį stalčiuke , mažmenininkas tiksliai žinotų, kiek pinigų turi būti kasoje ar POS sistemoje bet kuriuo metu. Tai labai naudinga:
- Norėdami išvengti per daug grynųjų pinigų pardavimų aukšte.
- Jei parduotuvė yra apiplėšta.
- Kai klientas skundžiasi dėl pernelyg mažo pokyčio.
- Norėdami sužinoti dažnai patiriamus nuostolius / trūkumus konkretiems kasininkams.
- Pašalinti pagundą priimti pinigus be dokumentų iš grynųjų pinigų stalčių.
Kaip subalansuoti piniginę stalčių
Kasos aparato balansavimas paprastai vyksta dienos pabaigoje arba kasos pamainos pabaigoje. Grynųjų pinigų stalčius ir jo turinį reikia nusiųsti į biurą ar kitą uždarą teritoriją, kad parengtų ataskaitą.
Jei uždarydami stalą supjaustote, įsitikinkite, kad pardavimo grindų lempos yra išjungtos ir durys yra užrakintos. Daugeliui pardavėjų jie skuba ir linkę pradėti uždaryti, kol parduotuvė iš tikrųjų uždaryta. Tai nėra saugi praktika. Tačiau, jei turite parduotuvėje kelis darbuotojus, atidarytų valandų metu galite uždaryti vieną iš registrų.
Turėtų būti išnagrinėtos visos išmokos ir (arba) trūkumai. Reikėtų atsižvelgti į žmogaus prigimtį dėl mažų klaidų ir nedidelių kiekių. Šiuo būdu mes suprantame, kad paprastas netikslumų pokytis yra įprastas atliekant sandorį. Tačiau dažni neatitikimai gali būti darbuotojų vagystės ženklas arba gali reikšti, kad tam tikram kasininkui reikia tolesnio mokymosi. Paprastai norėtumėte įsitikinti, kad nakties metu ne daugiau kaip 2 USD. Nors tai priklauso nuo sandorių skaičiaus tą pačią dieną (kitaip tariant, kuo daugiau operacijų, tuo didesnė tikimybė skaičiuoti klaidą), 2 dolerio taisyklė yra naudinga.
Pradinis pinigų pervedimas grąžinamas į grynuosius stalčius ir saugomas vakare, o indėlis yra parengtas bankui. Visi kredito kortelių išrašai, terminalų ataskaitos ir kitos registro įplaukos gali būti pritvirtinamos prie kasdienio pinigų iškrovimo ataskaitos ir pateikiamos pagal datą.
Pareigų atskyrimas
Kad gautumėte daugiau atskaitomybės, apsvarstykite galimybę naudoti du žmones, kad būtų subalansuotas kasos aparatas. Vienas asmuo skaičiuoja stalčiųjį ir sukuria kasdieninę pinigų ataskaitą, o kitas asmuo rengia banko indėlį. Abu darbuotojai turėtų pasirašyti ataskaitą, nurodydami, kad jie yra atsakingi už pateiktus skaičius. Nors nė viena sistema negali užkirsti kelio sukčiavimui, ši audito seka padės išvengti darbuotojų slaptumo.
Kitos pamainos pradžioje kiekvienam kasininkui reikėtų priskirti savo grynųjų pinigų stalčių. Ar kasininkas perskaičiuoja pinigus į stalčiųjį, kad patikrintų pradinį balansą. Jei esate maža parduotuvė, turinti tik vieną registrą, grynieji pinigai greičiausiai lieka stalčiuje naktį. Jei tai yra jūsų situacija, procedūra yra ta pati.
Viena paskutinė pastaba: kadangi žmogaus klaidos yra žaidimo dalis, įsitikinkite, kad jūsų pinigai yra neatitikimai, kaip dalis jūsų pelno ir nuostolių ataskaitų.
Pridėkite eilutę prie savo pelno ir nuostolių ataskaitų, kad biudžetas ir parodykite nuostolius dėl klaidų skaičiavimo. Tai yra kitas būdas, kuriuo galite patikrinti ir valdyti nuostolius.