Kokie viešųjų renginių planuotojai gali mokytis iš Čikagos miesto
Kaimynystės organizacijos visame tautos miestuose organizuoja specialius viešus ir bendruomeninius renginius, tokius kaip lauko šventės, gatvės mugės ir karnavalai. Daugelis šių viešųjų renginių, ypač sėkmingų, tampa numatomais šventiniais renginiais, o kartais ir pasididžiavimu priimančiosios bendruomenei. Nors yra renginių planavimo ir vykdymo aspektų, kurie yra bendri visuose renginiuose nuo vestuvių iki įmonių konferencijų , viešieji renginiai paprastai turi savo poreikius ir iššūkius. Vienas iš šių unikalių viešųjų renginių planavimo veiksnių yra susijęs su vyriausybės agentūrų leidimu.
Kartais geriausias būdas mokytis yra tiesiog šokinėti tiesiai. Kitais laikais verta mokytis iš kitų pamokų ir patirties. Tokiu atveju mes ketiname mokytis iš Čikagos miesto. Specialusis renginių valdymas, sukaupęs apie 350 specialių renginių Čikagoje organizavimą, sukūrė specialiųjų įvykių išteklių vadovą ir Specialių įvykių leidimų paketą , kuriame pateikiamos praktinės idėjos, kurias kiti miestai ir miestai gali įtraukti į savo bendruomenės renginius. Čia yra geriausi patarimai, kaip planuoti sėkmingus bendruomenės renginius iš patys meistrai.
01 - Turi formalų paraiškų teikimo procesą
Čikagoje savivaldybės kodeksas reikalauja, kad organizacijos, norinčios surengti bendruomenės renginį, pateiktų oficialią paraišką, kuri sutinka su tam tikromis įvykių gairėmis, pavyzdžiui:
- Už priėmimą netaikomas mokestis (nustatykite aukos sumą)
- Maisto tiekėjai turi būti licencijuoti ir turėti sertifikatą
- Alkoholių tiekėjai turi būti licencijuoti (tik alus ir vynas)
- Prekių pardavėjai turi būti licencijuoti
- Čikagos tranzito institucija turi būti informuota
Turėdami oficialų viešųjų ir bendruomenių renginių paraiškų teikimo procesą, galite sumažinti darbo krūvį ir supaprastinti patvirtinimus, kurie visiems naudingi.
02 - reikalauti leidimo specialiame renginyje
Čikagos miestas taip pat reikalauja, kad organizatoriai pateiktų paraišką dėl specialių įvykių, kurie vykdytų savo reikalavimus, pavyzdžiui:
- Paraiška turi būti pateikta likus ne mažiau kaip 45 dienoms iki renginio
- Paraiška turi būti notariškai patvirtinta
- Organizatoriai privalo pateikti draudimo liudijimą už 1 mln. JAV dolerių už komercinę bendrąją atsakomybę, pavadindami Čikagos miestą kaip papildomą draudimą
Nors iš pradžių gali atrodyti, kad Čikagoje paprasčiausiai sukuria nemažai biurokratinių žiedų, kad perteiktų bendruomenės renginius, nepadarius paraiškų pernelyg sudėtingų, miestas užtikrino, kad visi viešieji renginiai atitiks savo reikalavimus, daugelis kurios susijusios su sauga.
03 - Reikalauti įvykių žemėlapio su leidimo paraiška
Paraiškos dėl specialių įvykių metu organizatoriai turėtų pateikti įvykių žemėlapį, kuriame būtų nurodytos gatvės uždarymo sritys ir pakartotinio maršruto planas. Tai turėtų apsvarstyti viešąsias garažo erdves, prieigą prie važiuojamosios kelio dalies ir ugnies juostos erdvę. Važiavimo ženklai ir barikadai turi atitikti miesto reikalavimus, o organizatoriai privalo tiesiogiai įsigyti šias reikmenis. Išduodant leidimą atsižvelgiama į šiuos elementus:
- Viešas saugumas
- Tuo pačiu metu toje pačioje vietovėje yra artimas įvykis
- Ankstesnis leidimo išdavimas kitam įvykiui toje pačioje vietos žemėlapyje
04 - reikalauti palapinių ir tento leidimų
Čikagoje, palapinės arba stogeliai, kurių dydis didesnis nei 240 kvadratinių pėdų viešuose renginiuose, reikalauja leidimo iš miesto. Jei yra didesnis nei 600 kvadratinių pėdų, brėžinius turi paženklinti licencijuotas architektas arba konstrukcinis inžinierius, taip pat reikia pateikti išvykimo ir avarinius planus, įskaitant ženklus ir apšvietimą. Jei dydis viršija 4 000 kvadratinių pėdų, prašymą dėl leidimo turi pateikti bendrovė, atsakinga už statinio montavimą. Šis procesas užtikrina, kad saugos priemonės būtų imtasi rimtai.
05 - reikalauti partnerystės su visuomenės saugumo pareigūnais
Specialiuose renginiuose Čikagoje turi dalyvauti policijos ir priešgaisrinės tarnybos. Organizatoriai turi susitikti su policijos vadu (ir (arba) jo atstovu), kad būtų galima spręsti tokius klausimus kaip eismo juostos, skirtos skubios pagalbos transporto priemonėms, saugumo planai ir paskirtas postas įvykiui. Organizatoriai turėtų paskirti asmenį, kuris veiks kaip ryšys su policijos departamentu, priešgaisrine tarnyba, gatvėmis ir sanitarijos departamentais, specialiųjų renginių biuru ir kt. Tai padės jums turėti vieną gerai žinomą ir patyrusį asmenį savo komandoje, kuris yra visų šių viešųjų tarnybų koordinavimo punktas.
06 - Pateikite priešgaisrinio saugumo kodo kontrolinį sąrašą
Festivalio ir lauko renginių organizatoriai Čikagoje pateikia kontrolinį sąrašą ir privalo atitikti tam tikrus priešgaisrinės saugos reikalavimus, įskaitant:
- Palapinės gaminamos iš ugniai atsparios medžiagos (reikalaujama sertifikavimo)
- Kiekviename kabinoje reikalingi gesintuvai
- Laikinosios sėdimosios vietos turi būti nuo 5 iki 14 žmonių (daugiausia)
- Laikinosios sėdėjimo spintos turi būti ne mažesnės kaip 36 colių
- Degūs skysčiai nelaikomi jokioje palapinėje, baldakime ar kabinoje
- Šiukšlių neleidžiama kauptis
- Elektriniai laidai turėtų būti nuimami, o rekomenduojamos kelios išėjimo vietos
- Rekomenduojamos gaisrinės juostos avarinėms transporto priemonėms (10 pėdų gaisrinė juosta)
- Pagrindiniai CPR ir pirmosios pagalbos kursai rekomenduojami darbuotojams
Patyrę arba nauji viešųjų renginių planuotojai visi vertina gerą kontrolinį sąrašą.
07 - Užtikrinti saugią maisto tvarkymo praktiką
Čikagos miestas reikalauja, kad pardavėjai dalyvautų Sveikatos apsaugos departamento klasėje prieš pateikdami bet kokias paraiškas. Taip pat pardavėjai privalo įsigyti vasaros festivalio "Sanitarinis mokymas ir sertifikavimas" (siūlomas "Illinois" restorano asociacija). Sveikatos apsaugos pareigūnas, kuris nustato, ar pardavėjas gaus veiklos leidimą, teiks įgaliojimus sustabdyti bet kokį leidimą bet kuriuo metu.
Miestas suplanuoja išsamias taisykles dėl maisto, konteinerių, etikečių, maisto apsaugos, asmeninių darbuotojų higienos, maisto įrangos, atliekų, stendų konstrukcijos ir toksiškų medžiagų. Taip pat reikalaujama, kad pardavėjai dalyvautų privalomame sanitarijos seminare.
Susijusios pastabos atveju, alkoholio licencija (-os) turi būti gauta 20 dienų iki įvykio.
08 - Pasirašykite planuojamą miesto paslaugų sutartį
Viešojo ar privataus rangovai turi būti samdyti įvairiausioms paslaugoms, įskaitant parkavimo ženklų paskelbimą, barikadų, vilkimo, šiukšlių būgnų, perdirbimo būgnų, įdėklų, valymo, atliekų surinkimo, elektrinių paslaugų ir (arba) garso įrangos įrengimą. Čikagoje gatvių ir sanitarijos departamentas gali teikti tokias paslaugas pagal valandinį atlyginimą, numatytą remiantis patirtimi.
Taip pat, kaip specialios renginių leidimo paketo Čikagoje dalis, reikalinga perdirbimo programa. Žaliųjų renginių populiarumo didėjimas nėra bloga mintis!
09 - reikalauti gyvūnų leidimų
Jei gyvūnai bet kokiu būdu dalyvauja šiame renginyje, Čikagos miestas reikalauja, kad vietinio veterinarijos gydytojo, kuris dalyvaus renginyje, pavadinimas būtų pateiktas kartu su renginio programa. Šis asmuo bus atsakingas už bet kokių ligonių ar sužeistų gyvūnų suteikimą. Be to, Gyvūnų priežiūros ir kontrolės komisija gali patikrinti gyvūnus prieš juos naudodama viešai veiklai.
10 - valdyti įvykių reklamą ir reklamą
Čikagoje vykstantys viešieji renginių organizatoriai turi galimybę gauti papildomą renginių apšvietimą su šviesos polių reklama. Žinoma, miestas tvarko šiuos prašymus, reikalaudamas, kad organizatoriai užpildytų paraišką dėl leidimo naudoti banerio, kurioje būtų siūlomos reklaminių antraščių grafikos kopija, įvykio data ir visi kiti svarbūs prašymo aspektai. Gatvių ir sanitarijos departamentas valdo šias prašymų rūšis.