Anksti nepakartojama
Procesas yra tavo priešas. Tai yra viena dažniausių įvykių planavimo klaidų, kurią norite išvengti.
Jei pradedate ankstyvą renginio planavimo procesą, tai gali sukelti daug problemų per liniją. Kai tik pasirinksite datą ir turėsite bendrą įvykio ir biudžeto apimtį, pradėkite dirbti. Iš anksto užsisakykite viešbučius ir kitas vietas, kad tai kuo greičiau apsaugotumėte. To nepadarius, bus apriboti jūsų vietos pasirinkimai, ir, deja, jūs būsite likę su bet kuria vieta. Svečių svečiai ir pragyvenimo pramogos taip pat imasi užsakymų iki faktinio įvykio datos. Kai jūsų renginio data bus saugi, atlikite savo tyrimus ir, kai nusprendžiate savo pasirinkto atlikėjo, nedelsdami pasirašykite sutartį.
Kita užduotis, kurią reikia nedelsiant spręsti, yra organizuoti renginių planavimo kontrolinį sąrašą . Apibūdindami visus etapo planavimo proceso etapus, nustatydami, kada jie turi būti baigti, ir kiekvieno tvarkaraščio parengimą, turėsite vertingą vadovą, kad galėtumėte pradėti ir stebėti jus.
Nuo per vėlu yra viena dažniausių įvykių planavimo klaidų.
Netikrina konkuruojančių įvykių
Ar kada nors planavote įvykį tik mokytis - kai planavimo procesas prasidėjo ir įvykio data nustatoma - ar tą dieną yra kitas konkuruojantis įvykis? Tik vienas renginys pagilins minios, todėl nenusileisk ir pasieks savo pirštus, kad tie, kurie pakviesti, pasirinks jūsų renginį.
Venkite situacijos.
Atlikite savo deramą patikrinimą ir patikrinkite bet kokius įvykių konfliktus prieš per vėlai. Pažvelkite į pramonės susibūrimų (tiek didelių, tiek mažų) tvarkaraščius, artumą atostogoms, pagrindinius sporto renginius ir vietos susibūrimus, kurie gali nukentėti tiems, kurie važiuoja į renginį. Kai nusprendžiate įvykio datą, gaukite žodį savo svečiams. "Išsaugoti datos" pranešimus ir "Būsimi įvykiai" aukcionai suteikia tiems, kurie domisi, galimybę pažymėti savo įvykį savo kalendoriuose.
Nepatvirtinantys pardavėjai
Pasirašyta tiekėjo sutartis yra teisiškai įpareigojanti sutartis ir suteikia jums raštu kokį nors kitą dalyką, kad pardavėjas būtų atsakingas už paslaugas, kurias jie turi teikti. Tačiau tai nieko nedaro jums įvykio metu, kai suprantate, kad pardavėjas yra ne parodyti. Rengiant šią sutartį, jūsų alkani svečiai nebus tiekiami maisto, o lentynos ir kėdės bus tiekiamos į tuščią salę. Patvirtinkite kiekvieną tiekėją ne vieną kartą, bet du kartus. Taip, du kartus . Patvirtinkite savo pasirašytos sutarties gavimą tuo metu, kai sutinkate su sąlygomis. Patvirtinkite dar kartą prieš pat įvykį. Tai nėra pokalbis, susijęs su maisto pristatymo ar dekoro detalėmis; tai yra tolesnis veiksmas, skirtas įsitikinti, kad jūsų įvykis vis dar yra kalendoriuje.
Renginių pardavėjai užsisako keletą įvykių, todėl jūsų dokumentai gali būti lengvai pamiršti arba kitoje įmonėje neteisingai pateisinti. Taigi, įsitikinkite, kad tai neįvyks, jei sukursite grįžtamąjį ryšį su jomis, norėdami įsiregistruoti ir patvirtinti, kad jūsų įvykis ir konkrečiai nurodyta data, laikas ir paslaugos yra jų tvarkaraštyje. Ir išlaikykite, kad sutartis su pardavėjais būtų lengvai prieinama.
Ne "Plan B"
Turint nenumatytų atvejų planą, bet kuris įvykis turi būti privalomas, bet konkrečiai tiems renginiams, kuriuos planuojama rengti lauke. Oro sąlygos yra nenuspėjamos ir jei uraganas, stiprios vėjos patariamoji ar kvailio kruša audra gresia atšaukti jūsų renginį, turi atsarginį planą. Lietaus datos, alternatyvios renginių vietos ir pakeistas veiklos grafikas yra visos galimybės, jei jūsų lauko renginys (arba jo dalis) turi būti perkeltas į patalpas.
Be to, kad pasirengtumėte neapibrėžtumui ore, gali būti išspręstos ir kitos neįprastos aplinkybės. Elektros srovės nutraukimas gali būti sumažintas turint generatorių vietoje. Perkrautas automobilių stovėjimo vietas galima perkelti į kitą iš anksto parinktą vietą. Dėl kambario prieinamumo problemų gali būti išspręstos, kai viešbučio kambaryje rezervuojami keli papildomi kambariai. Apsvarstykite savo renginio specifiką ir apsvarstykite tas sritis, kurios yra labiau linkusios kilti problemoms. Planuodami ir kurdami alternatyvius scenarijus, galite išvengti vienos iš brangiausių įvykių planavimo klaidų.
Neužsiimkite pakankamai pagalbos
Kalbant apie renginių darbuotojų samdymą, dar geriau. Tai jums kainuos daugiau pinigų, bet gali išsaugoti jūsų įvykį. Paveikslėlis tai: automobilių atsarginė kopija, laukianti įvažiavimo į automobilių stovėjimo aikštelę, o stovyklavietės darbuotojai dulkingai bando atsilaikyti. Nepamirškių svečių linija, laukianti užsisakyti gėrimą, kaip vienas serveris, kovoja, kad nepasiduotų paklausai. Įvykio registracijos darbuotojai nuniokojo didžiulį atvykusių svečių skaičių, o nuobodūs keliautojai laukia pernelyg ilgai, kad galėtų užsiregistruoti. Jūs gaunate idėją. Turėdami papildomų renginių darbuotojus, kad galėtumėte padėti užsiėmęems laikams, teikti papildomas paslaugas vietovėms, kur jų reikia, išspręsti iškilusias problemas ar pasveikinti lankytojus su klausimais, kurie gali pakelti jūsų renginį nuo gero renginio iki puikus įvykis.
Įdarbindami renginių darbuotojus , ieškokite tų darbuotojų, kurie turi patirties dirbdami su planuojamu renginiu. Nuoma tik profesionaliais, labai rekomenduojamais darbuotojais. Išmokite jiems, apie ką vyksta jūsų renginys, svečiai, kurie lankysis, jūsų lūkesčiai ir koks jų kontaktinis asmuo turės klausimą ar problemą. Įvykių darbuotojai, net jei juos teikia ne pardavėjas, atstovauja tau ir jūsų renginių planavimo verslui. Neigiamas susidūrimas su renginių darbuotojais gyvens tiek svečių, tiek kliento atmintyje ir gali išmėginti net labiausiai suplanuotus įvykius.