Nepamirškite šios neįkainojamos priemonės įvykių sėkmei
Nesvarbu, ar jūs tik pradedate renginio planavimo verslą, ar yra patyręs renginių planuotojas, tikėtina, kad esate susipažinę su renginių planavimo kontroliniu sąrašu arba bent jau girdėjote apie tai, apie ką kalbama renginio planavimo ar pramonės susirinkimo metu. Tai yra priežastis. Įvykių planavimo kontrolinis sąrašas yra geriausias planuotojo draugas, neįkainojamas įrankis sėkmingai valdyti įvykius.
Pastaba: įvykių planavimo kontrolinis sąrašas taip pat žinomas kaip "darbo knygos" tvarkaraštis arba kritinis kelias.
Renginių planavimas yra viskas apie planavimą. Net labiausiai kūrybiškų įvykių idėja kris, jei ji nėra gerai suplanuota ir įvykdyta. Štai kur įvyksta įvykių kontrolinis sąrašas. Tai yra jūsų vadovas, kaip organizuoti ir iš anksto planuoti laiką, kai žongluoja daugybę atsakomybės ir įvairios detalės planuojant sėkmingą įvykį. Tai ypač naudinga valdant keletą įvykių. Pamirškite vieną nedidelę užduotį arba atsiliekite viename terminui gali sukelti domino efektą: kiti iš pirmo žvilgsnio nesusiję įvykiai gali išskaidyti vienas po kito.
Taigi nesijaudinkite savo atminties, lipnių pastabų ar pieštukų, kad jūsų renginių planavimo verslas veiktų sklandžiai. Sužinokite, kaip kartu suorganizuoti veiksmingą renginių planavimo kontrolinį sąrašą ir netrukus taps jūsų nauju geriausiu draugu.
Prieš tau pradedant
Jei norite pradėti, išskirkite šiek tiek laiko iš savo tvarkaraščio, kad sutelktumėte dėmesį į planuojamą renginį.
Kitas, išvalykite savo mintis. Rimtai. Nepamirškite žiūrėti į telefoną arba atsakyti į el. Laišką. Jums reikia įsivaizduoti šį įvykį nuo pradžios iki pabaigos be pertrūkių ar išsiblaškymo, kad galėtumėte efektyviai planuoti visas užduotis, kurias reikia atlikti.
Pasiruošk
Pagalvokite apie planuojamą renginį ir užsirašykite visą patvirtintą informaciją: kliento vardą ir kontaktinę informaciją, įvykio datą, vietą, dalyvių skaičių ir pan.
Išimkite kalendorių ir pažymėkite įvykio datą šiame kalendoriuje pusjuodžiu šriftu. Surinkite visas kitas susijusias medžiagas - vietos nuotraukos, patiekalų, su kuriais norite susisiekti, sąrašas, kuris yra šio renginio dalis.
Grįžti atgal
Kaip pradėti rašyti renginių planavimo kontrolinį sąrašą, reikia dirbti atgal.
Svečiai patiria įvykį kaip vieno ar kelių dienų susibūrimą, kuriame viskas vyksta vienu metu. Kaip gyvas pasirodymas, kuris pasirodys scenoje ir vykdytas gražiai. Renginių planuotojai žiūri įvykius kaip mažesnių įvykių seriją, kurios tinka kartu kaip galvosūkiai, kad pasiektų finalinį įvykį. Taigi, kaip planuotojai, mes pradedame nuo pat pradžių. Kuris yra kelias savaites ar mėnesius prieš faktinį įvykį.
Pradėkite nuo pradžios
Spręsdamas, kur pradėti rašyti savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą, pagalvokite apie tai, kaip pastatyti tvirtą pagrindą jūsų renginiui. Prieš pasirinkdami spalvų schemas ir užsakydami gėles, turite išspręsti pagrindinius dalykus. Nuo pasirašymo sutarčių iki derybų dėl kambarių bloko viskas turi būti parašyta ant jūsų kontrolinio sąrašo, nesvarbu, koks didelis ar mažas. Svarbiausia yra pasirūpinti visomis užduotimis, kurios gali būti iš anksto užpildytos, kad daugiau laiko būtų galima tvarkyti tiems dalykiniams daiktams, kurie atsiranda arčiau įvykio datos.
Kai kurie elementai, kuriuos norite įtraukti į renginio planavimo priemonės kontrolinį sąrašą:
- Pasirašykite sutartis (su klientu, vieta, pardavėjai ir tt).
- Patvirtinkite datą ir laiką su vieta
- Nuomos pramogos (juosta, garsiakalbis ir kt.)
- Saugus viešbučio blokas
- Pašto kvietimai
- Pasirinkite meniu
- Nuoma palaukti personalo
- Patvirtinkite svečių skaičių
- Eikite per svetainę
- Patvirtinkite kambarį
Leisti papildomą laiką
Su kiekvienu įvykio kontroliniame sąraše esančiam elementui pridėti papildomo laiko. Jei diena, kada kvietimai faktiškai siunčiami, yra kovo 15 d., Įtraukite į savo sąrašą sąrašą elementą, kad kvietimai būtų paruošti siųsti paštu kovo 8 d., Prieš savaitę. Tai suteikia šiek tiek papildomo laiko, jei kyla kažkas netikėtų kvietimų arba jei esate už grafiko dėl kitos priežasties.
Įtraukite priminimus į savo kontrolinį sąrašą
Nepakanka rašyti "pasirašyti sutartį su viešojo maitinimo įstaiga" savo kontroliniame sąraše ir tada užpildyti laukelį po langelio.
Turėsite įsitikinti, kad maitinimo įstaiga gavo sutarties kopiją ir grąžino jums pasirašytą kopiją. Taigi kiekvienam dideliam elementui, kurį pridedate prie kontrolinio sąrašo, įtraukiamas priminimas. Pavyzdžiui, "Tolesni veiksmai su maitinimo įstaiga: sutartis". Įrašykite dar vieną, vėliau priminimą, kuriame rašoma: "Gavau pasirašytą sutartį iš maitinimo įstaigos". Nenuostabu, kad spręstumėte užduotį ir apsvarstykite, ar tai padaryta, kai tik iš tikrųjų buvo baigtas jūsų pusėje.