Šalių planavimo pardavėjai turėtų žinoti kiekvieną renginių programą

by Rob Hard

Geriausi renginių planuotojai išliks šiuolaikiški, rengdami madingas renginių vietas savo vietovėse nuo viešbučių iki kurortuose esančių restoranų . Svarbiausia, kad jie sukuria gerus, net draugiškus darbo santykius su pardavimų ir maitinimo valdymu tose vietose, nes abi padėtų ar pasibaigs įvykis. Šie santykiai taip pat bus vertingi būsimiems įvykiams ir, tikiuosi, padės jūsų darbui pasiekti puikų įvykį.

Tuo pačiu metu kiekvienas renginių planuotojas (nepriklausomas arba samdomas kaip organizacijoje vykstantis susitikimų planavimas) turėtų turėti asmeninį verslo tinklą, kuriame būtų patikimų įvykių pardavėjai ir tiekėjai, kuriuos galima samdyti įvairiems renginiams.

Šis tinklas ne tik sumažins laiką, skirtą rangovams ieškoti, bet renginių planuotojas išmokys dirbti su šiomis įmonėmis ir asmenimis, kad gautų geriausią savo klientų aptarnavimą. Galų gale, tinklų kūrimas yra neįtikėtinai svarbus susitikimuose ir renginiuose.

Kalbant apie persiuntimus, jūsų tinklas (ar jo nebuvimas) gali reikšti skirtumą tarp darbo vietos nuvykimo ir jo stebėjimo, vykstant į konkursą. Čia yra renginių paslaugų teikėjai, tiekėjai ir rangovai, kuriuos kiekvienas didingas renginių planuotojas turėtų turėti savo tinkle.

01 - Paskirties valdymo bendrovė (DMC)

Vietos valdymo įmonė (DMC) gali pasirodyti vietoje, kad ji taptų konkurentu vietos renginių planuotojui, atsižvelgiant į tai, kad ji palaiko ryšius su visomis vietinėmis vietos ir svetingumo paslaugomis, tačiau iš tiesų jie gali būti puikiais partnerių renginių planuotojams.

Planuodami renginius ne iš miesto ar už savo kompetencijos ribų, geras DMC gali tapti tavo geriausiu draugu ir artimiausiu sąjungininku. Jų santykiai ir plačios vietos žinios dažnai apima visus renginių planavimo aspektus. Dažniausiai naudojami DMC, kurie padeda planuoti ir vykdyti visas išorines ir vakarines užduotis.

02 - ryšių konsultantas

Apie klientams ir svečiams reikia pranešti milžinišką kiekį informacijos, tačiau daugelis renginių planuotojų neturi unikalių žinių, kad galėtų kurti visas komunikacijos medžiagas, pvz., Kvietimus, darbotvarkes, konferencijų medžiagas ir tt

Ryšių konsultantas padės kurti šablonines medžiagas, atitinkančias atitinkamą etiketą ir formatus kiekvieno ryšio priemonių tipui.

Darbas su rašytojais ir grafikos dizaineriais (arba tiesiogiai atliekantis šias pareigas), šis asmuo užtikrins, kad medžiagoje būtų įtraukta renginio tema, pranešimai ir kliento prekės ženklo standartai. Jie net gali padėti faktiškai gaminti ir spausdinti šias medžiagas.

03 - Kanceliarinės prekės

Kuo labiau intymūs įvykiai, tuo daugiau lankstumo ir popieriaus medžiagų stiliaus, kurį galima naudoti. Vietos ar internetinės raštinės reikmenų parduotuvės turi neįtikėtinas galimybes, o dauguma dokumentų šiandien gali būti atspausdinta naudojant rašalinį spausdintuvą, kuris gali papildomai sutaupyti lėšų.

Pabandykite dirbti su parduotuvės savininku. Jis arba ji turėtų inventorizuoti šimtus stilių tiesiogiai parduotuvėje (ir turėti galimybę užsakyti savo reikmenis, jei reikia). Kanceliarinių dizainerių siūlys ir padės žodžiais ir spausdins jūsų medžiagas.

Nenutrūkstamas patarimas: be kitų klasikinių ar tradicinių raštinės reikmenų ir kvietimų įsitikinkite, kad inventoriuje yra ir kitų unikalių variantų.

04 - Reklaminių produktų platintojas

Viena iš bet kokio renginio taisyklių - niekada leisti svečiui eiti namuose tuščiomis rankomis. Nepriklausomai nuo to, ar planuojate klientų susitikimą, seminarą, konferenciją, parodą, paskatų kelionę ar pan., Vienas dalykas išlieka įprastas: svečiai turėtų gauti ir pasiimti tinkamą dovanų daiktą.

Jūsų reklaminių produktų kontaktiniai duomenys turėtų suteikti jums galimybę susipažinti su vardais, užrašų knygelėmis, rašikliais, pieštuku, drabužiais, apdovanojimais ir kitais daiktais, kuriuos jūs arba jūsų klientas gali sudominti tiems, kurie dalyvauja jūsų programoje.

Patarimas dėl dovanos. Visada geriausia pasirinkti dovanų, atspindinčių prieglobos organizacijos įvaizdį / prekės ženklą. Kai tinkama, galite netgi norėti turėti tam tikrų elementų prekės ženklą su bendrovės ar asociacijos logotipu.

05 - fotografas

Tai yra biudžeto elementas, kurį daugelis klientų mėgsta vengti, bet puikus fotografas užfiksuos įvykio esmę ar kelių dienų programas ir suteiks svečiams pasimatymą. Turėdami keletą puikių fotografų savo tinkle gali būti ypač neįkainojama, kai esate samdyti, kad planuotumėte daugiau asmeninių įvykių, pavyzdžiui, vestuvių.

Jūsų fotografas taip pat turėtų išlaikyti tokių išteklių tinklą, kaip vaizdo įrašų gamyba, A / V specialistai ir kiti fotografai. Fotografas, kuris įkūnija techninę patirtį rinkodaros požiūriu, yra tas, kurį norite savo tinkle. Jis arba ji supras meno ir verslo motyvus bet kokiam renginiui.

06 - privatus maitinimas

Ne kiekvienas renginys vyksta viešbutyje ar restorane, kuriame teikiamos maitinimo paslaugos. Vidaus susitikimai ir renginiai dažnai planuojami pačiose organizacijose, o maitinimas užsakomas ir pristatomas. Kai kurios unikaliausios renginių vietos, pavyzdžiui, meno galerijos, žymūs pastatai ar net gražūs parkai, taip pat reikės privačių maitinimo paslaugų.

Maitinimo įstaigoje gali būti jo restoranas, banketų salė ar parduotuvė. Be siūlomų įvairių meniu elementų, kurie patrauktų į bendrąsias ar etnines maitinimo patirtį, jis arba ji turėtų pasiūlyti neįtikėtinas galimybes pusryčiams, pietums, pertraukoms ir / arba vakarienei.

07 - vyno parduotuvės savininkas / someljė

Jūsų maitinimo įstaiga, greičiausiai, rūpinsis jūsų renginio poreikiais, tačiau renginių planuotojas turės savo ar jos priežasčių įtraukti savo vyno ekspertą į savo tinklą.

Geras vyno parduotuvės savininkas gali pateikti inventorizaciją (vartojimo ar dovana dovanoms) kaip tiesioginį privačių šaltinių šaltinį, bet dar svarbiau, kad šis someljeras gali padėti supažindinti planuotoją apie vyną.

Vyno patarimas. Norėdami gauti papildomos naudos, sukurkite tiesioginį ryšį su vyno parduotuvės savininku, kad pateiktumėte inventorių tiesiogiai savo klientams ir pateiktumėte asmeninę pastabą iš jūsų.

08 - Chocolatier

Panašus į vyno parduotuvę, puikus šokoladas tikrai gali parodyti renginių planuotoją. Visi mėgsta rankomis pagamintas šokolado garnyras ir triufelius.

Jei galite, dirbkite su vietiniu šokoladeriu, kuris naudoja visas šviežias medžiagas, tačiau yra daugybė gurmanų šokolado gamintojai, kurie pristatys tiesiai į jūsų renginį. MarieBelle Niujorkas sukuria gražiai pasirodžiusius šokoladus.

Šokolado patarimai: jei jūs tikrai norite išgauti išgalvotas, puikus šokoladas gali apimti pasirinktinį vaizdą virš šokolado ar net sukurti šokolado skulptūrą ar šerdies. Taip pat nėra bloga mintis paklausti jūsų kontaktų, kad asmeninės vizitinės kortelės parduotuvėje būtų individualizuotos pristatymo klientams.

09 - gėlių salonas

Didžiosios gėlių priemonės papildys kambarį spalvą, rafinuotumą ir kvapą. Daugelyje renginių bus įtraukta gėlių tvarka, kaip renginio dekoro dalis, pavyzdžiui, stalviršiai.

Geras gėlių augintojas pasiūlys įvairias idėjas, skiriančias įvykiui skirtą temą, spalvas ir biudžetą. Jis arba ji taip pat patars, kurios gėlės labiausiai tinka jūsų renginio trukmei ir temperatūrai (pvz., Lauko renginiams) ir sezonui.

10 metų nuomos tiekėjas

Nors dauguma vietų palaikys ryšius tiesiogiai su šalies nuomos tiekimo įmone, renginių planuotojams patartina turėti savo santykius su patikimais šalies nuomos tiekėjais.

Puikus renginys gali apimti bet kokį dekoracijų, patalynės, grindų, apšvietimo, garso / vaizdo įrangos, indų, stiklo dirbinių, rekvizitų, palapinių ir kt. Daiktų skaičių. Geroji šalis nuomos įmonė pasiūlys viską ir dar daugiau. Jūsų šalies nuomos tiekėjas taip pat gali būti puikus šaltinis, padedantis įveikti geriausius jūsų įvykio temos palaikymo būdus.

11 - konferencijų ir lankytojų biuras (CVB)

Konvencijos ir lankytojų biuras (CVB) pateiks vertingą informaciją apie įvykio vietą, jos paslaugas ir įrenginius. Jei norite atlikti vietinių paslaugų tyrimą, CVB sutaupys laiko ir energijos kiekvienam susitikimų planuotojui. Kai kurie CVB pat siūlo internetinius įrankius, skirtus planuotojams, kad galėtų paprašyti informacijos iš dalyvaujančių viešbučių ir kitų paslaugų bei vietų.

CVB yra atsakingas už vietinės paskirties vietos reklamą ir gali paprastai pateikti informaciją apie paskirties vietos istoriją ir unikalias savybes. Renginių planuotojai turėtų kreiptis į CVB ir jo darbuotojus kaip vieną iš išteklių, skirtų išsamią informaciją apie vietos keliones ir turizmą.