Sužinokite, ką veikia apskaitos informacinės sistemos
Elektroninių duomenų apdorojimo (EDP) sistemos
Dauguma įmonių, išskyrus mažiausias, naudoja kompiuterines sistemas, taip pat vadinamos elektroninių duomenų apdorojimo (EDP) sistemomis.
Šios sistemos tvarko kiekvieną apskaitos proceso žingsnį nuo finansinio sandorio įtraukimo iki finansinių ataskaitų rengimo. Įmonės nuolat tobulina savo sistemų technologijas, siekdamos išlaikyti konkurencingumą ir laikytis 2002 m . Sarbanes-Oxley įstatymo . Net mažiausios įmonės gali pasirinkti naudoti tokias sistemas kaip " Quickbooks" .
Verslo sandorių ir verslo procesų pagrindai
Norint suprasti, kaip šios apskaitos informacinės sistemos veikia, turite suprasti pagrindinius apskaitos terminus "verslo sandoriai" ir "verslo procesai". Svarbiausia, jūs turite suprasti, kaip verslo sandoriai ir procesai sujungiami, norėdami kurti finansines ataskaitas. Kalbant apie apskaitos informacines sistemas, verslo sandorius galima suskirstyti į keletą rūšių verslo procesų:
1. Pajamų ir grąžinimo procesai, sistemos ir valdikliai
Verslo sandoriai, patenkantys į šiuos verslo procesus, yra dideli kasdienių pardavimų, grąžos ir pinigų srautų kiekiai.
2. Išlaidų ir grąžinimo procesai, sistemos ir kontrolė
Verslo sandoriai, kurie patenka į šiuos verslo procesus, yra dideli išlaidų, grąžos ir pinigų srautų srautai. Darbo užmokesčio ir ilgalaikio turto pirkimo sandoris taip pat priklauso šiai kategorijai.
3. Konversijos procesai, sistemos ir valdikliai
Šios kategorijos verslo sandoriai yra žaliavos ir nebaigtos vykdyti sandoriai.
4. Administraciniai procesai, sistemos ir kontrolė
Administraciniai verslo sandoriai yra investicijos, skolinimosi ir kapitalo sandoriai.
Visi šie verslo sandoriai lemia T-sąskaitas, sukurtas General Ledger procesuose, sistemose ir valdyme. Iš pagrindinės knygos parengtos tiek vidaus, tiek išorės finansinės ataskaitos. Vidinės finansinės ataskaitos gali būti gautinų sąskaitų senėjimo grafikas arba pardavimo skelbimų būklės ataskaita. Išorės finansinės ataskaitos bus pelno (nuostolių) ataskaita , balansas ir pinigų srautų ataskaita .
Apskaitos informacinių sistemų tipai
Yra keletas apskaitos informacinių sistemų tipų ar kategorijų. Naudojama verslo įmonė priklauso nuo verslo rūšies, verslo dydžio, verslo poreikių ir verslo sudėtingumo.
Rankinės sistemos
Rankines apskaitos informacines sistemas dažniausiai naudoja labai mažos įmonės ir namų verslas. Jei sistema yra visiškai rankinė, tai reikalauja: pirminių dokumentų , pagrindinės knygos, bendrojo žurnalo ir specialių žurnalų ar papildomų žurnalų, kurių jums gali prireikti.
Senovės sistemos
Legacy sistemos dažnai yra veikiančiose verslo įmonėse ir buvo naudojamos prieš tai, kai informacinės technologijos tapo tokios sudėtingos, kaip ir šiandien. Nors senosios sistemos gali pasirodyti senamadiškas, jos turi tam tikrų privalumų įmonėje. Juose yra vertingų istorinių duomenų apie įmonę. Tvirtas personalas paprastai žino, kaip naudotis sistema ir suprasti. Pastovioji sistema paprastai buvo pritaikyta konkretiems individualios įmonės poreikiams. Negalite rasti šios rūšies pritaikymo bendrojo apskaitos programinės įrangos paketuose.
Deja, pasenusioms sistemoms taip pat yra didelių trūkumų. Dažnai jie neturi dokumentų. Paprastai sunku rasti atsarginių dalių, nes aparatinė ir programinė įranga gali tapti pasenusi. Net kompiuterio kalba, kurią naudoja senosios sistemos, paprastai yra senesnė kalba.
Dauguma senovinių sistemų buvo sukurtos nuo pat pradžių.
"Legacy Systems" pakeitimas
Galite visiškai pakeisti senąją sistemą nauja naujausia sistema. Tai gana brangus sprendimas. Taip pat galite atnaujinti senąją sistemą. Galite naudoti procedūrą, pavadintą "ekrano išbrėžimu", kuri yra metodika, pagal kurią kompiuterio ekrane rodomi duomenys perkeliami į kompiuterį ir verčiami taip, kad nauja programa galėtų jį perskaityti. Taip pat galite nustatyti įmonės programų integravimo sistemą. Šis sistemos tipas jungia įvairias jūsų senosios sistemos programas, pvz., Inventorių, darbo užmokesčio fondą ir kt.
Jei esate SMB, nebent esate mažiausias, priklausomas nuo medžio, jūs norite, kad jūsų apskaitos informacinė sistema būtų naujausi, kad jūsų konkurencingumas jūsų pramonės šakoje būtų sveikas. Yra daug pasirinkimų.