Sužinokite apie pagrindinę informaciją, kuri randama šaltinio dokumente
Kodėl šaltinio dokumentai yra svarbūs
Pirminis dokumentas yra svarbus apskaitos ir apskaitos procesui, nes jis yra įrodymas, kad įvyko finansinis sandoris.
Jei bendrovė yra patikrinta, šaltinio dokumentuose atsarginės buhalterinės knygos ir pagrindinė knyga yra neginčijama audito seka.
Verslo šaltinio dokumento laikymas yra tas pats, kaip ir mokesčių už atskaitą įtrauktų mokesčių į jūsų asmeninius mokesčius. Jei jūsų mokesčiai yra patikrinti, jie pateikia įrodymą, kad atlikote tuos pirkimus. Tas pats pasakytina ir apie jūsų verslą, tačiau versle jūs negaunate įplaukų tik už atskaitytinas išlaidas. Jūs saugote originalius dokumentus kiekvienam finansiniam sandoriui.
Kokie šaltinio dokumentai teikia
Pirminiame dokumente aprašomi visi pagrindiniai sandorio faktai, tokie kaip sandorio suma, kuria buvo atliktas sandoris, sandorio paskirtis ir sandorio data.
Štai keletas bendrų šaltinių dokumentų pavyzdžių:
- atšauktas čekis
- sąskaita faktūra
- kasos čekis
- kompiuteriu gautas kvitas
- kredito užmokestis už kliento grąžinimą
- darbuotojo laiko kortelė
- indėlio slydimas
- pirkimo užsąkymas
Kaip gydyti šaltinio dokumentus
Pradinis dokumentas turėtų būti įrašytas atitinkamame apskaitos žurnale kuo greičiau po sandorio. Po įrašymo visi šaltinio dokumentai turi būti užpildyti tam tikra sistema, kur jie gali būti ištrinti, jei ir kada jie reikalingi.
Tam tikrais atvejais gali būti svarbu užtikrinti, kad globos grandine būtų galima nustatyti, ar atitinkamas pirminis dokumentas yra jūsų valdomas.
Šaltiniai dokumentai ir fotokopijos
Daugeliu atvejų pradinių dokumentų fotokopijos yra teisiškai priimtinos. Pavyzdžiui, Vidaus pajamų tarnyba priėmė kvitų fotokopijas nuo 1997 m., Kol jie yra įskaitomi, yra visa originalo informacija ir, atsižvelgiant į skenavimo procesą, ji pateikiama tokia forma, kokia yra originalus.
Medžiagų kvitas, nurodantis įsigytus objektus ir sumokėtą kainą, bet kuris buvo nuskaitomas be tiekėjo pavadinimo, nebūtų tinkamas. Taip pat negalėtų būti dokumentas, kuriame pateikiama visa pradinėje kvite pateikta informacija, bet kuri buvo pakartotinai įrašyta "Word" arba "Excel" formatu.
IRS standartas - išsami, įskaitoma ir tiksli originalo kopija - tai tas pats standartas, kuris naudojamas daugelyje įmonių ir vyriausybinių agentūrų. Tačiau kitos institucijos papildo šiuos bendruosius reikalavimus.
Pvz., Vašingtono universitetas priima tik originalaus dokumento pakaitalus, kurie yra nuskaitomi mažiausiai 300 taškų colyje (dpi), ir pateikiami PDF arba TIFF formatuose; ji nepriima JPEG fotokopijų.
Jei planuojate nuskaityti apskaitos dokumentus ar teisinius dokumentus, kad palengvintumėte saugojimą, susisiekite su atitinkama institucija, kad įsitikintumėte, jog jie priims tokius dokumentus, kuriuos planuojate naudoti.