Iš esmės tai konferencija prieš konferenciją.
Tiems, kurie negali planuoti dažnų susitikimų, iš pradžių susitikimas gali atrodyti nepatogu arba nepatogus, nes jis gali apimti naujus terminus ar kalbą, pvz., "Įvykio atnaujinimas" arba "banketų įvykių tvarka".
Kas turėtų įvykių planuotojai laukti iš anksto?
Pre-con yra susitikimas, kuris vyksta su įvykių tiekėjais ir tiekėjais, kuriuose numatyta renginys ar programa. Tai paprastai vyksta vieną ar dvi dienas iki faktinio įvykio ir skiriasi nuo vaikščioti per įvykį.
Kai kurie žmonės gali susieti susitikimus prieš rengiant susitikimus planuojant platesnes konferencijas, konvencijas, kongresus ir skatinimo programas. Tačiau taip pat dažnai rengiami seminarai ir kiti specialūs renginiai.
Ką tikėtis prieš susitikimą
Išankstinis posėdis leidžia renginių planuotojui peržiūrėti visą galutinę logistiką tam tikrai programai su tiekėjo valdymo komanda, dalyvaujančia programoje.
Paprastai vietos susitikimo koordinatorius rengia susitikimų konferencijų tarnybos vadovą. Jis arba ji kviečia įvairių sričių vadovus, dalyvaujančius renginyje, peržiūrėti savo konkretaus vaidmens logistiką renginiui.
Tai puikus laikas susirinkimui ar renginių planuotojui sukurti ryšį su visais dalyvaujančiais asmenimis.
Preliminariame susitikime renginio planuotojas turėtų nurodyti kai kuriuos pagrindinius renginio tikslus, įskaitant svarbią informaciją apie renginį organizuojančią renginį, pagrindinius pranešimus, kurie buvo perduoti renginyje, ir svarbius VIP.
"Pre-Con" yra tinkamas laikas peržiūrėti įvykių atnaujinimą
Įvykio atnaujinimas taip pat žinomas kaip įvykio specifikacijos. Tai apima visą reikiamą informaciją apie programą ar įvykį, įskaitant informaciją apie pačią programą. Šie elementai gali apimti keletą ar visas toliau išvardytas datas: laiką, laiką, kontaktus, dalyvių profilius, kontaktinius asmenis, maistą ir gėrimus, transportavimo, pristatymo informaciją, atsiskaitymus, garso / vaizdo įrašus ir kitus specialius poreikius.
Kiekvienas departamento vadovas peržiūrės jo ar jos supratimą apie įvykį , įskaitant atitinkamas detales ir jų tipines veiklos procedūras. Jie taip pat peržiūrės jų supratimą apie įvykio sutartį ir informaciją, kuri anksčiau buvo bendrai naudojama bankinių renginių užsakymuose.
Susitikimų ir renginių planuotojai turėtų prisiminti, kad paklausti detalių klausimų, susijusių su įvykio specifikacijomis per šį laiką, pvz., Personalo lygį ir pagrindinių kontaktų pavadinimus faktinio renginio metu iš visų atstovaujamų sričių. Pagrindinės diskusijos prieš konferenciją elementai gali būti:
- Maisto ir gėrimų reikalavimai
- Svečių numerių sąrašo reikalavimai (jei reikia)
- Konferencijų ir parodų parodos reikalavimai
- Susitikimų kambarys ir parodų vietos poreikiai (grindų planai)
- Techniniai reikalavimai, tokie kaip elektros ir telekomunikacijos
- Informacija apie žymėjimo vietą
Tai yra idealus laikas atlikti bet kokias paskutinės minutės pakeitimus. Nors ir ne visada patinka tai, daugelis pardavėjų ir tiekėjų tikisi pagrįstų (ir nepagrįstų) pakeitimų. Žinoma, jei pasirengimo darbui planas vyksta tuo metu, kai atliekamas nustatymas, apsvarstykite galimybę atlikti ankstyvo kambario patikrinimą, kad įsitikintumėte, jog viskas veikia sklandžiai.