Kokios galimybės sukurti savo įmonės vairavimo sistemą?
Įmonės darbuotojai tampa vis mobilesni, o kasdien vis daugiau darbuotojų važiuoja verslu.
Jūsų verslui yra dvi alternatyvos : kompanijos priklausančių automobilių parko programa arba darbuotojų, kurie vairuoja savo automobilius, kompensavimo programa.
Automobilių parko programa (kompanijai priklausantys automobiliai) yra patraukli galimybė darbdaviams, kuriems reikia teikti transportavimą tam tikroms funkcijoms, pvz., Sunkvežimių, furgonų, pristatymo transporto priemonių ar kitų įrangos reikmenų. "Fleet" programa suteikia jūsų verslui galimybę kontroliuoti ir prižiūrėti tokius dalykus kaip draudimas ir transporto priemonių priežiūra bei galimybė pasirinkti transporto priemonės ypatybes, kurias bendrovė laiko svarbia. Tai apima tokias savybes kaip įmonių prekės ženklas, saugos elementai ir telematika, kad per 24 valandas galėtų sužinoti, kur jų automobiliai yra ir kur jie važiuoja.
Kompensavimo programa darbuotojams, kurie vairuoja savo automobilius, naudoja įmonės, kurių darbuotojams nereikia specialių transporto priemonių ar sunkvežimių, pvz., pardavimo ir paslaugų įmonėms.
Kompensavimas suteikia darbuotojams lankstumo ir pasirinkimo galimybes, reikalauja mažiau vidinio administravimo ir nereikalauja išankstinių išlaidų ar kapitalo nutekėjimo.
Ką svarbu nuspręsti, kokią sistemą naudoti?
Nepriklausomai nuo modelio - laivyno ar kompensavimo - turėtumėte tinkamai kompensuoti darbuotojus, susijusius su jų transporto priemonėmis naudojamam verslui, arba susidurti su pasekmėmis, pvz., Brangiais IRS auditu arba, dar blogiau, ieškiniais dėl klasių veiksmų .
Jei norite naudotis "Fleet" programa, paklauskite savęs pagrindinį programos tikslą - kaip darbuotoją "perk" (naudos) arba numatyti savo verslo transportavimo poreikius. Jei jūsų pagrindinis tikslas yra pateikti verslo priemonę, tai turėtų padėti jums sumažinti laivyno išlaidas, susigrąžinant išlaidas, susijusias su darbuotojų asmeniniu transporto priemonių naudojimu.
Naudodami kompensavimo programą galite pasirinkti arba buto automobilio pašalpą, centų už mylių programą arba standartinę IRS kilometražo normą, kad atlygintų jų darbuotojams. Tačiau visos trys šios galimybės gali sukelti įmonėms prarasti tūkstančius dolerių vienam darbuotojui kiekvienais metais, nes jie tiksliai neatspindi kiekvieno vairuotojo išlaidų, pvz., Skirtingų dujų kainų ir važiuojančių mylių skaičiaus.
Kas yra FAVR ir kodėl tai yra geriausia rida kompensavimo alternatyva?
FAVR yra IRS įplaukų procedūra, pagal kurią darbuotojams atlyginama neapmokestinama fiksuotomis ir kintamomis išlaidomis, susijusiomis su važiavimu versle. Nustatytose sąnaudose gali būti draudimo, licencijų ir registracijos mokesčiai, o kintamosioms išlaidoms priskiriama degalai ir priežiūra.
FAVR yra tiksliausias kompensavimo sprendimas, nes kiekvienam mobiliojo darbuotojui individualiai pritaikyta kompensacija, atsižvelgiant į asmens vietines išlaidas ir verslo kilometrą, kuris gali skirtis kiekvieną mėnesį.
Tačiau tiksliai registruojant visas fiksuotas ir kintamas išlaidas gali būti sudėtinga administruoti, todėl dauguma darbdavių to nenaudoja.
Daugelis darbdavių vietoj to nustato paprastesnes buto automobilio pašalpas kaip "vieno dydžio visiems" metodą (pavyzdžiui, 500 JAV dolerių per mėnesį vienam darbuotojui). Tačiau šis metodas neatsižvelgia į tai, kad dvi komandinės kelionės nėra vienodos, todėl nė vienam darbuotojui nereikėtų grąžinti tos pačios sumos. Cents per mylių programos kompensavimas yra teisingesnis, bet vis tiek netikslus.
Kodėl IRS standartinis rida nėra geriausia alternatyva?
Daugelis kompanijų naudoja IRS verslo ridos rodiklį, kad apskaičiuotų kiekvieno atskiro darbuotojo grąžinimą. Tačiau IRS norma nėra reikalaujama grąžinimo norma, nes ji grindžiama vidutinėmis nacionalinėmis transporto priemonės eksploatacijos išlaidomis per praėjusius metus.
IRS norma - tai išlaidų taškų vidurkis, naudojant ankstesnių metų duomenis, o ne faktinis grąžinimo koeficientas. Darbuotojai galėtų labiau praleisti keliones, nei jiems grąžinama, arba, jei dujų kainos sumažėtų, jie galėtų būti per daug atlyginami, o jų mokėjimas nebus atliekamas, nes jis buvo pagrįstas praėjusių metų skaičiais.
Ką dauguma įmonių klaidina, kai kalbama apie buto automobilio leidimus ir kompensaciją?
Atlygis už buto automobilį yra nesąžiningas, kai reikia kompensuoti darbuotojus, gyvenančius skirtingose vietose. Pavyzdžiui, vienas darbuotojas gali gyventi toje vietovėje, kurioje dujų kainos yra 12 centų pigesnės už kainas kitame mieste, kur gyvena kitas darbuotojas. Be to, fiksuotos verslo kelionių išlaidos, pavyzdžiui, automobilių draudimo įmokų ir mokesčių kaina, labai skiriasi.
Kitos vairuotojo išlaidos taip pat skiriasi. Pavyzdžiui, automobilio draudimo įmokos labai skiriasi valstybės, nuo $ 825 Charlotte, Šiaurės Karolina iki $ 3,150 Detroite, Mičiganas. Mokesčiai už tą patį 21 000 dolerių sedano kainas kainavo 249 JAV dolerių Nevada, tačiau gali kainuoti net 1689 JAV dolerių Rodo saloje. Metinės remonto išlaidos nėra vienodos kiekvienoje valstybėje, vidutiniškai 393 JAV doleriai yra New Jersey, bet tik 270 USD Vermontoje. Vienodo dydžio išmoka darbuotojams, gyvenantiems skirtingose vietose, visiškai nepaiso šių skirtumų.
Kadangi automobilio išmokos traktuojamos kaip kompensacija, jos taip pat apmokestinamos tiek darbdaviui, kuris moka FICA mokesčius (socialinio draudimo ir medicininio mokesčio), tiek darbuotoją, kuris moka tiek FICA, tiek pajamų mokesčius. Tai reiškia, kad bendrovė sumoka automobilio išmokos sumą ir atitinkamą FICA mokesčio įmoką, o darbuotojas išleidžia automobilio pašalpą, mažesnius pajamų mokesčius ir jų FICA įnašą. Mokant nemokamą kompensavimo būdą, pavyzdžiui, FAVR, darbuotojas "namuose" tiksliai nurodo sumą, kurią darbdavys grąžina.
Kokios klaidos daro bendrovės, apmokestindamos asmeninius laivyno automobilius?
Kai kurie darbdaviai leidžia savo darbuotojams naudotis nuosavybės teise priklausančiais laivyno automobiliais kaip asmenine vairavimo paskirtimi. Tačiau jūs būsite nustebintas tuo, kaip daugelis bendrovių nesupranta, kad šis asmeninis naudojimas yra apmokestinamas darbuotojui. Įmonės taip pat neturi gero skaičiavimo sumos, kurią turėtų sumokėti kiekvienas vairuotojas už šią apmokestinamąją išmoką.
Dažnai organizacijos tiesiog apmokestina vienodą sumą, skirtą asmeniniam naudojimui visiems vairuotojams, nepriklausomai nuo to, kiek jų yra. Tai gali pasirodyti esąs didelis piniginis pranašumas darbuotojams, kurie laivyno transporto priemones naudojasi daug asmeniniam naudojimui. Bet darbuotojai, kurie valdo automobilių parką griežtai verslo tikslais ir savo asmeninius automobilius saugo ne darbo sąlygomis, gali būti neteisingai perkrauta.
Kas atsitiks, jei įmonė netinkamai kompensuos savo darbuotojus?
Neteisingai kompensuojant darbuotojus už su verslu susijusias vairavimo išlaidas, daugelis kompanijų kainuoja tūkstančius dolerių kiekvienais metais (apie $ 3000 už darbuotoją kiekvienais metais, kaip apskaičiavo "Motus"). Tačiau tai nieko, palyginti su klasikinių ieškinių išlaidomis. Pastaraisiais metais darbuotojai sėkmingai užginčijo savo darbdavius už 7 mln. JAV dolerių, kad kompensuotų neteisingą kompensavimo praktiką. Kalifornijos valstijoje šie teismo procesai greitai tampa taisyklėmis, o ne išimtimi, nes Kalifornijos darbo kodekso 2802 skyrius yra ypač griežtas.
Kalifornijos kodeksas užtikrina, kad "darbdavys atlygina savo darbuotojui visas būtinas išlaidas ar nuostolius, kuriuos patiria darbuotojas dėl savo pareigų vykdymo". Tai dažnai buvo aiškinama darbdavių kaip riboto į darbo vietoje naudojamų įrenginių ar įrankių išlaidas, tačiau šiuo metu vis daugiau ir daugiau naudojamas atstumo kompensavimo atvejais ("Radio Shack" ir "Toys" R "Us pavyzdys).
Laivyno programose taip pat kyla savų sunkumų, kai reikia tiksliai apmokestinti darbuotojus asmeniniam šių transporto priemonių naudojimui. Įmonių transporto priemonių asmeninis naudojimas turi būti tinkamai dokumentuotas ir darbuotojams grąžinamas asmeninis naudojimas. Nepaisant pranešimo apie asmeninę ridą, įmonėms gresia didelis IRS auditas ir gali kainuoti bendrovė praleistoms grąžinimo sumoms.
Kokie ištekliai gali padėti mano verslui?
Jūsų verslas gali naudoti tą pačią technologiją, suteikiančią galimybę naujojoje skaitmeninėje darbo vietoje stebėti savo verslo ridos išlaidas. Štai keletas pavyzdžių:
- Patogūs GPS įrenginiai, skirti rinkti ir saugoti darbuotojo verslo kelionių informaciją
- Mobiliosios programos, skirtos automatizuoti darbuotojų skaičiaus atsekamumą ir tiksliai atsiskaityti už kiekvieno darbuotojo tikslią verslą, važinėti į darbą ir asmenines mylių.
Naudodami tinkamas mobiliųjų programų ir programinės įrangos platformas, galite pašalinti rankines užduotis vairuotojams, kad padidintumėte našumą, sumažintumėte išlaidas ir užtikrintumėte IRS atitiktį - visada sužinokite apie vairavimo elgseną ir mobilųjį darbo jėgos efektyvumą.