Čikagos specialiųjų renginių meras ir Restoranų asociacija "Illinois" kartu planuoja ir vykdo šį metinį maisto festivalį .
Planuojamas Bendrijos maisto festivalis
Nesvarbu, ar didelis maisto festivalis, kaip Čikagos skonis, ar mažesnė tos pačios planavimo bendruomenės šventės versija, yra didelė atsakomybė už vietos valdžios ir savivaldybių renginių planuotojus. Čikagos skonis yra puikus atvejų tyrimas bet kuriai bendruomenei, besidominčiai panašia programa. Visų bendruomenės maisto festivalių pagrindinės funkcinės sritys bus tokios:
- Operacijos
- Maisto pardavėjai
- Programavimas
- Rėmimas
- Rinkodara / Viešieji ryšiai
- Apskaitos / sutarčių valdymas
Mes gilinsime į kiekvieną sritį, bet pirmiausia leiskite jaustis dėl tokio renginio laiko grafiko ir bendro valdymo, naudodamiesi faktiniu Čikagos skonio planavimu.
Bendruomenės maisto festivalių planavimo tvarkaraštis
Jei kas nors artėja prie tokio tipo renginio pirmą kartą arba jei norite išplėsti esamą festivalį, svarbu pradėti planuoti bent prieš vienerius metus prieš įvykį.
Apčiuopiamam pavyzdžiui mero specialiųjų renginių biuras seka šias grubus grafikas kiekvienų metų skonio Čikagos:
- 12 mėnesių . Nurodykite vietą, datas ir neapdorotą festivalio žemėlapio eskizą. Įtraukite atitinkamas miesto agentūras kiekvienu žingsniu
- 9 mėnesiai : atnaujinkite festivalio planą ir pradėkite funkcinių sričių RFP
- 6 mėnesiai : patvirtinkite pardavėjus, rėmėjus, programuotojus ir tiekėjus
- 4 mėnesiai : užbaigkite pramogas ir patvirtinkite funkcinę zoną
- 3 mėnesiai : rengiame šventės rinkodaros medžiagą
- 1 savaitė : valdyti operacijų įkėlimą
- 1 diena : valdykite tiekėjo įkėlimą
- Įvykio baigtis : valdyti operacijų apkrovimą
- 1 savaitė po : surengti susitikimą ir pateikti rekomendacijas
Bendrasis Bendrijos festivalių valdymas
Kaip vyriausybės agentūra, mero "Special Events" tarnyba yra atsakinga už Čikagos skonį ir ilgą sąrašą kitų įvykių, vykusių Čikagos ežerų kranto, kaimynystės šventėse ir kitose srityse. Skonis yra unikalus Čikagoje, nes tai yra nemokamas renginys, tačiau pajamos iš "Taste" moka už daugumą visų kitų biuro valdomų renginių.
Su maisto festivalių valdymo patirtimi, kuri prasidėjo 1980 m., Dauguma funkcinių grupių mero "Office of Special Events" ir "Illinois" restorano asociacijoje yra labai patyrę savo vietovėse. Tai leidžia "Chicago" skonio generaliniam direktoriui sutelkti dėmesį į visų dalyvaujančių šalių planavimo ir vykdymo pastangas ir nuolat stebėti įvykius.
Be biuro narių, generalinis direktorius dirba su bent 20 skirtingų miesto įstaigų ir agentūrų, įskaitant (bet neapsiribojant) šias:
- Policijos departamentas
- Gaisrininkų komanda
- sveikatos departamentas
- Gatvės ir sanitarija
- Parko rajonas
- Avarinio valdymo ryšių tarnyba
Kitas svarbus funkcinis rajono mero specialiųjų renginių biuro dalis yra apskaita / sutarčių valdymas. Vyriausybės renginys yra labai struktūrizuotas pirkimų procesas, o visi susitarimai turi atitikti miesto gaires.
Su įvykių planavimo laiko juostos ir bendro įvykių valdymo užtikrinimu, dabar galime ieškoti kiekvienos pagrindinės renginio funkcinės sritys.
Būdamas pristatytas Čikagos skonio istorijos istorijoje ir taikant jo planavimą ir vykdymą kaip atvejo studiją, esame pasirengę šiek tiek gilinti į kiekvieną iš pagrindinių renginio funkcinių sričių.
Operacijos
Operacijų sritis yra atsakinga už svetainių rengimą, sceną ir gamybą, renginių palaikymą, saugumą ir dar daugiau.
Operacijoms reikia daug susitikimų prieš renginius, o operacijų komanda yra glaudžiai susieta su įvykio žemėlapio išdėstymu.
Pasak Čikagos skonio operacijų vadybininko, labai svarbu įtraukti visus miesto agentūras ankstyvame procese. Operacijų komanda tvarko šiuos procesus:
- Išankstinis įkrovimas (nustatymas)
- Operacijos įvykio metu
- Paskirstymas po įvykio (išskaidymas)
Šie procesai apima gatvių uždarymą, palapinių statybą, krautuvų operatorių, dailidžių, elektrikų, priežiūros įrangos ir personalo, saugumo, logistikos tiekėjų sunkvežimių, valdymo priekabų ir dar daugiau. Apsvarstykite, su kuo susidursite su savo operacijų komanda ir kokia bus sutartis su jūsų renginiu. Kokias kitas agentūras turės dirbti jūsų komanda? Susisiekite su jais kuo greičiau.
Restoranai / Pardavėjai
Atsižvelgdama į maisto festivalių, pavyzdžiui, "Chicago" skonio, sudėtingumą ir dydį, "Illinois" restoranų asociacija vadovauja maisto produktų tiekėjams, kurie dalyvauja kasmetiniame renginyje. 2015 m. Skonio Čikagoje renginys buvo susijęs su 60+ maisto produktų tiekėjais, įskaitant 19+ naujus restoranus, kuriuose dalyvavo daugybe savitų Čikagos rajonų. Žinoma, Čikagoje tam tikri daiktai visada bus rastos renginio metu atrinktiems maisto pardavėjams, įskaitant pica, šonkaulius, ledus ir sūrio. Jūsų bendruomenės maisto festivalis tikriausiai turės ir savo tradicinius maisto produktus.
Tai pageidaujama vieta, kuri turi būti parinkta kaip restorano tiekėjas, dalyvaujantis šiame konkrečiame maisto festivalyje. Pagal kriterijus dalyviai turi būti vietiniai restoranai, kurie atspindi Čikagos apylinkes. Be to, jie turi sugebėti valdyti garsumą ir turėti visiškai švarią miesto būklę. Dalyvaujančiose restoranuose vyksta tokie kursai ir čekiai:
- Užpildykite Ilinojus restoranų asociacijos vasaros festivalio sanitarijos sertifikavimo kursą
- Čikagos Visuomenės sveikatos departamentas lankosi kabinų tris kartus per dieną
- Valdykite atsargų srautą tarp jų kabinos ir šaldytuvų
Kalbėdamas apie jūsų bendruomenės renginį, pagalvokite apie kokius kriterijus jums gali prireikti dalyvaujančių maisto produktų tiekėjų ir kiek norite. Pirmieji metai gali būti sunkūs, tačiau, sulaukę kiekvienų metų, jūs tikriausiai pamatysite, kad jūs vis daugiau ir daugiau norėtumėte dalyvauti.
Programavimas
Čikagos skonis yra bendruomenės renginys. Tai reiškia, kad nors "maistas" yra tas, kas atkreipia minias, tai yra kita veikla, kurioje žmonės ten laikomi. Per daugelį metų programavimo grupė įtraukė į bendrąją programą daugelį šių elementų:
- Nemokami koncertai keliuose etapuose (nacionaliniai ir vietiniai pramoginiai)
- Virimo demonstravimo paviljonas su geriausiais virėjais ir kukurūzų autoriais
- Šeimos kaimas, įskaitant vaikų sceną
- "Žalioji" švietimo ekologinė palapinė
- Sporto paviljonas su fitneso patarimais
- Tarptautinis paviljonas (apsipirkimas)
- 2 mylių pėsčiomis
- Maisto tiekėjai
- Budweiser Clydesdales ir jų Dalmatijos kompanionai
- Pramogų atrakcionai
- Fejerverkų programa
- Atidarymo ceremonija
Apsvarstykite, kokias kitas programas ir veiklą galite įtraukti į savo maisto festivalį.
Rėmimas
Čikagos skonis susideda iš kelių rėmėjų kategorijų, kurios yra pagrindinis finansavimo šaltinis ir natūrinė parama. Įmonių rinkodaros specialistai ir įmonių renginių planuotojai dažniausiai dalyvauja bendruomenės renginiuose, pavyzdžiui, "Skonis", kad sustiprintų savo prekės ženklą ir gautų ekspoziciją.
Svetingumas yra elementas, kurį kai kurie rėmėjai įtraukia į savo paketus, leidžiantys tiems rėmėjams gauti palankią prieigą prie kai kurių sėdimų vietų ir privačių palapinių, kad galėtų surengti savo klientų renginius.
Rėmėjo rūšys "Skonde" apima šiuos dalykus:
- Mobilieji ryšiai
- Parduotuvių tinklas
- Gėrimų kompanijos
- Mažmeninės parduotuvės ir bankai
- Aviakompanija ir viešbučiai
- Žiniasklaida
- Automakers
- Maisto tiekėjai
- Restoranai
- Fitneso ir sveikatos priežiūros organizacijos
- Miesto parko rajonas ir viešasis transportas
Apsvarstykite, kokie vietos rėmėjai gali būti suinteresuoti finansuoti jūsų bendruomenės renginį, ir pagalvokite apie tai, kokius paketus ir privilegijas galite suteikti tiems rėmėjams.
Rinkodara / Viešieji ryšiai
Rinkodaros specialistai , dirbantys "Chicago" skonį, yra pavydėtinoje padėtyje, nes tai įvykio tipas, kuris automatiškai atkreipia žiniasklaidos dėmesį Čikagoje ir kitur. Dar geriau, žiniasklaidos rėmėjai taip pat padeda skatinti skonį. Tai reiškia, kad mero "Special Events" tarnybai nereikia pernelyg daug traukti tradicinių reklamos formų, kad būtų išplatintas žodis ir reklamuojamas renginys .
Rinkodaros specialistai skatina renginį, rašydami specialius pranešimus spaudai kiekvienoje renginio vietoje, išsaugodami renginių tinklalapį ir rengdami renginių brošiūrą. Šie elementai reikalauja glaudžiai bendradarbiauti su visomis kitomis funkcinėmis sritimis, kad dokumentuotų planavimą ir turinio pakeitimus, kai jie įvyktų.
Pradžioje bendruomenės maisto šventėse gali būti sunku gauti tokio poveikio, koks yra dideli ir gerai žinomi renginiai, tokie kaip Čikagos garderės skonis. Tačiau apsvarstykite, kokiose žiniasklaidos priemonėse galite susisiekti su nemokama spauda, ir pradėkite planuoti rinkodaros medžiagas, kurias rinkodaros komanda atliks, pvz., Svetainę, skrajutes ir brošiūras.