Ką daryti, jei jūs manote, kad esate superorganizuotas ir jūs jau naudojate kontrolinį sąrašą planuojant įvykį, tačiau susidūrėte su situacijomis, kai supratau (per vėlu), kad jums nepavyko išspręsti kai kurių svarbių detalių. Kur tu neteisi?
Kiekvienam renginiui reikalingas įvykių planavimo kontrolinis sąrašas, suprojektuotas atsižvelgiant į konkretų įvykį ir pritaikytas pagal atskiras įvykių specifikacijas. Taigi kiekvieno renginio planavimo kontrolinis sąrašas yra kitoks. Tačiau jūsų renginių planavimo kontroliniame sąraše yra penkių elementų, neatsižvelgiant į tai, ar planuojate nedidelę gimtadienio dieną ar didelę įmonės veiklą.
Pasirašyti įvykių sutartis
Tai gali pasirodyti akivaizdu, bet būtinai pasirašykite ir gaukite pasirašytas kopijas - visas sutartis, kurių reikia jūsų įvykiui. Tai apima įvykių sutartis su klientu, vietą, pardavėjus, viešbučius, pramogas ir kt. Tvirtas rankų judėjimas yra puikus būdas vykdyti verslą, bet ne būdas užtikrinti bet kurių pardavėjų samdymą, o ne būdas įsipareigoti dirbti klientui .
Gaukite viską raštu ir nedarykite jokio darbo ar praleiskite savo renginio planavimo, kol visi dokumentai bus pasirašyti ir pristatyti. Jei esate renginių planuotojas, kuriam reikalinga renginių sutarties rengimo sutartis, spustelėkite čia.
Patvirtinkite įvykio datą ir laiką
Jūs esate kelio giliai šio renginio planavimo etapuose.
Kaip kas nors galėjo gauti datą neteisingai? Pardavėjai dažnai turi kitokių dalykų. Klientai gali susitarti dėl įvykio datos ir laiko, o tada paprasčiausiai pamiršti pranešti jums apie planų pasikeitimus. Prieš pradėdami planuoti įvykį, dvigubai patikrinkite datą, pradžios ir pabaigos laiką ir gaukite juos raštu, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.
Nuomokite papildomą pagalbą
Nepamirškite vertės, kad turėtumėte papildomos pagalbos savo renginio dieną. Visada yra kažkas, į kurį reikia nukreipti, ir dauguma renginių planuotojų jau pernelyg užsiėmę renginį, norėdami atkreipti dėmesį į susidariusias situacijas. Papildomos pagalbos samdymas yra svarbus žingsnis, kurį dažnai pamiršta, kol galbūt per vėlu priimti įdarbintą geriausią renginio personalą. Negalima atsiskaityti už likusias lėšas, kai kalbama apie samdomų darbuotojų rengimą. Įdėkite šį elementą į savo renginio kontrolinį sąrašą ir užtikrinkite geriausiai apmokytą personalą, kurio patirtis jums tinka pagal jūsų renginio biudžetą.
Atlikti svetainę vaikščioti
Niekas neprilygsta tam, kad suplanuotumėte kažką savo protui, tarsi patirtumėte iš pirmų rankų. Vykdant renginio svetainę su klientais ir tiekėjais, svarbus žingsnis renginio planavimo procese.
Tai suteikia galimybę kelti klausimus, spręsti problemas ir susitarti dėl kambario įrengimo, dekoro, registracijos įvedimo ir bendro įvykio srauto. Dažnai, net jei mes manome, kad mes aiškiai bendraujame, mūsų kažkieno vizija yra visiškai priešinga tai, ką ketina ką nors numatyti, remiantis mūsų aprašymu. Planavimo stadijose peržiūrėkite fizinę erdvę, kad įvykių dieną nebūtų jokių staigmenų.
Įtraukti priminimus į tolesnius veiksmus
Idealiu pasauliu, pakanka pasakyti ką nors, kad darbas pasidarys. Deja, tikrasis darbo pasaulis neveikia tokiu būdu arba bent jau ne renginių planavimo veikla. Turėdamas tiek daug informacijos, kad galėtų valdyti ir dalyvauti įvairiuose žaidimo etapuose, yra lengva kažką pasiklysti.
Taigi, kai rengsite savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą, kad organizuotumėte ir suplanuotumėte, įtraukite priminimus tam tikriems tolesniems veiksmams. Pavyzdžiui, jei kalbėtumėte su maitinimo įstaiga apie meniu idėjas, įtraukite į savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą įrašą, kuriame rašoma: "Tolesni veiksmai su maitinimo įstaiga siūlomu meniu" ir "Tvarkaraštis degustuoti su maitinimo įstaiga". Planuojant renginį nėra toks dalykas, patvirtinantis kažką per daug kartų.