Sunku planuoti renginio biudžetą, nebent jūs gerai suprasite, kokias išlaidas patiriate. Tai atrodo pakankamai akivaizdi, tačiau su renginių planavimu susijusios išlaidos gali būti gaunamos iš įvairių vietų. Tiesiog tuomet, kai manote, kad identifikavote visas savo išlaidų kategorijas, dar kartą atsiranda vėl atsiųsti jus į piešimo lentą. Norėdami išvengti šio įvykio, aš sukūriau šį renginių planavimo išlaidų planą, kad galėčiau prisiminti kurdami biudžetą.
Išlaidos vietoje
Čia yra išlaidos ir mokesčiai, kuriuos paprastai taiko renginio vieta . Tai dažniausiai brangiausia kategorija, tačiau taip pat lengviausia prognozuoti, nes iš anksto gausite oficialų sąmatą. Atsižvelgdami į tai, nepamirškite atsižvelgti į kintamas išlaidas, kurios keičiasi atsižvelgiant į lankomumo skaičių. Maitinimas yra geras pavyzdys, nes jūsų maisto išlaidos didės kiekvieno papildymo sąraše.
Vietos išlaidos
- Kambarių nuoma
- Užstatas
- Draudimo apsauga
- Automobilių stovėjimo aikštelė
Maistas ir maitinimas
- Patiekalai
- Gėrimai
- Barmeno / serverio darbo mokesčiai
- Mokesčiai ir paslaugos / Mokesčių užmokestis
Garso / vaizdo
- Mikrofonai
- Ekranai ir projektoriai
- Interneto ryšys
- Kita specializuota įranga
Trečiųjų šalių pardavėjai
Ši kategorija nurodo visus objektus ir paslaugas, kurias teikia pardavėjai už priimančiosios vietos ribų. Kiekvienas iš jūsų atsiskaitys atskirai, todėl svarbu, kad visi asmenys, su kuriais dirbate, būtų atidaryti.
Naudodami skaičiuoklę galėsite tvarkyti savo pardavėjo kontaktus kartu su išlaidomis, susijusiomis su jų paslaugomis.
Renginių nuoma
- Lininės, staltiesės ir kėdžių apmušalai
- Palapines, laiptines ir atrakcionų pramogas
- Fiziniai daiktai, kuriuos nenurodo vieta
- Darbas ir pristatymas Setup / Teardown
Dekoro pardavėjai
- Akcentinis apšvietimas
- Gėlės ir centrai
- Balionai
Pramogos
- Muzikantai ar DJ
- Garsiakalbio mokesčiai
- Kontrakto raideriai (maistas, apgyvendinimas, transportas)
Gamybos sąnaudos
Gamyba apima visą personalą ir išteklius, reikalingus įvykiui planuoti ir vykdyti. Šios išlaidos prasideda momentu, kai įvykis yra svajone, ir tęsiasi po dokumentinių dokumentų. Trumpai tariant, ši kategorija atspindi renginio organizavimo išlaidas, pritraukia dalyvius ir tvarko administracinius elementus.
Rinkodara ir registracija
- Spausdinimo ir projektavimo darbai
- Skelbimai
- Kvietimai
- Registracijos valdymas
Planavimas ir organizavimas
- Renginių planavimo mokestis
- Neakivaizdinės ir laikinosios darbuotojai
- Biuro reikmenys
- Ryšio išlaidos
- Kelionės išlaidos
Administracinės išlaidos
- Atlyginamos darbuotojo paskyrimai
- Apskaitos sąnaudos
- Legalūs mokesčiai
- Konsultavimo mokesčiai
Sąnaudų viršijimas ir nepaprastosios padėties fondai
Nėra magiško numerio, už kurį turėtumėte skirti neplanuotoms išlaidoms, tačiau jūs tikrai turėtumėte tikėtis netikėtų. Kai kurie renginių planuotojai siūlo planuoti nuo 5 iki 10 procentų numatomas išlaidas, o kiti pasirenka apvalų skaičių dirbti. Žinoma, didesni įvykiai turėtų būti skirti daugiau, nes už kiekvieną asmenį mokama priežiūra gali sudaryti tūkstančius dolerių.
Šios koncepcijos tikslas yra supažindinti jus su įvairiomis įvykių planavimo išlaidomis, kurios gali atsirasti. Kiekvienas įvykis yra unikalus , todėl jūsų gali būti daugiau ar mažiau iš čia išvardytų elementų. Svarbu žinoti, iš kur bus jūsų išlaidos. Išskyrus išlaidas, susijusias su tam tikru pardavėju ar kategorija, jūsų biudžetas gali sukelti didelių nuostolių, tačiau blogiausias scenarijus visiškai pamiršta apie išlaidas, kol bus atvaizduojama sąskaita.