5 Kritinių įvykių planavimo klaidos, kurių reikia vengti

Esminiai įvykių planavimo patarimai, siekiant išvengti pražūtingo ypatingo įvykio

Murphy įstatymas nustato, kad jei kažkas gali būti blogas, tai tikriausiai bus. Viskas, kas vyksta nelygiai, yra gyvenimo faktas, su kuriuo visi turime gyventi.

Tačiau, kai kalbama apie renginių planavimą, kompetentingas renginių vadybininkas visada stengsis sušvelninti Murfio įstatymą, pripažindamas, kad gali būti, kad kažkas bus švelnus ir planuojamas.

Kaip įvykių valdytojas, jūsų atsakomybė yra užtikrinti, kad jūsų kliento specialus įvykis vyktų sklandžiai ir su kuo mažesniais būdais, kaip įmanoma humaniškai.

Realiame pasaulyje neįmanoma įveikti visų galimybių, bet bent jau turėtumėte žinoti apie kritinių įvykių planavimo klaidas, kurių turi vengti bet kuris rengėjas.

Įspūdingas yra iš anksto pasirengęs, todėl pasidomėkime penkiais svarbiausiais patarimais, kurie padės išvengti nelaimingo atsitikimo kitame planuojamame įvykyje.

1. Blogas bendravimas - tai tikriausiai labiausiai paplitusi klaida, kurią sukūrė nepatyrusių renginių planuotojai, ir to reikia vengti bet kokia kaina. Netinkamas bendravimas (nesvarbu, ar yra nesusipratimas ar be komunikacijos) gali sukelti nelaimę. Blogas bendravimas dažnai yra nepakankamas dėmesys detalėms, ypač kai kalbama apie įvykių kontrolinį sąrašą. Labai svarbu, kad jūs efektyviai bendraujate ir su savo vidinių įvykių komanda, ir su savo tiekėjais. Nors nenorite, kad kiekvienas išmėgintųsi, jūs turėtumėte žinoti, kas ir ką ir ką reikia padaryti, kad užtikrintų, jog visi, kas dalyvauja, žinotų, ko tikimasi iš jų, ir laikosi jiems skirto tvarkaraščio.

1. Netinkamas ar nenumatytas nenumatytų atvejų planavimas - yra didelė tikimybė, kad bent kai kurie dalykai bus blogai per dienas ir valandas, įvykusias jūsų renginiui. Dar blogiau, kai kurie dalykai greičiausiai bus blogai per jūsų ypatingą įvykį. Tai normalu ir tikimasi. Profesionalus renginių planuotojas galvoja apie tai, nustato, kas gali kilti netinkamai, ir turi gerą nenumatytų atvejų planą. Pavyzdžiui, kas, jei jūsų registracijos sistema sugedo įvykio dieną? Ką daryti, jei pasibaigsite maisto, nes pasirodys papildomi žmonės? Ką daryti, jei jūsų pagrindinis garsiakalbis nerodomas ar atvyksta vėlai? Jei įvyko koks nors iš šių dalykų, ar galėtumėte susidoroti su juo? Kitaip tariant, ar turėtumėte planą B?

1. Nepakankamas gabenimas - ar esate visiškai įsitikinęs, kad transportavimas, kurį organizavote, norint gauti delegatų ir pranešėjų į jūsų renginį ir iš jo, yra pakankamas? Prisiregistruokite per savaites iki įvykio ir įvykio dieną, kad visi transportavimo reikalavimai būtų tinkamai įvykdyti. Jums reikia galvoti apie nenumatytus atvejus. Kas atsitiks, jei automobilis suskaidys jūsų renginio rytą? Ar turite jums alternatyvų transportą?
2. Trūksta aiškių ženklų . Niekas nėra labiau varginantis tiems, kurie dalyvauja specialiame renginyje, nei supainioti, kur vyksta kitas pristatymas. Venkite to, kad būtų rodomas tinkamas, lengvai skaitomas ir suprantamas ženklas. Geriau eiti už borto ir turėti per daug ženklų, nei rizikos dalyviai yra prarasti ir nuolat prašyti kryptys.
3. Nepakankamas personalas ranka - jūsų ypatingo renginio dieną greičiausiai turėsite reikalų su daugybe dalyvių. Negalima klaidingai pasikliauti tik vienu ar dviem asmenimis, kad galėtumėte susidoroti su delegatų klausimais ar rūpesčiais. Įsitikinkite, kad turite gerą dalyvių skaičių ir, svarbiausia, užtikrinkite, kad jūsų renginių planavimo komanda ir pardavėjų darbuotojai tinkamai įdarbintų jūsų renginį.

Be mąstymo ir planavimo apie tai, kas gali kilti netinkamai, siekiant užtikrinti sklandų ir sėkmingą įvykį, geriausia politika visada yra patikrinti ir dukart patikrinti.