Yra kintamieji, kuriuos reikia apsvarstyti atliekant pasirinkimą. Tai apima jūsų renginio tikslą, biudžetą, su kuriuo dirbate, išorės įdarbinimo priežastis ir galimus kandidatus darbui, ir, laimei, yra keletas puikių išteklių, kuriuos įmonės gali panaudoti geriausio renginio planuotojo ar gamintojo pasirinkimui. padėti sukurti savo įmonės renginį.
Naudokitės šiuo vadovu, kad padėtumėte nustatyti, ar jums reikia renginio planuotojo kitam įmonės renginiui, o jei taip, kaip pasirinkti geriausią kandidatą darbui.
Nustatykite įvykio tikslą ir poreikį renginių planuotojui
Dauguma žmonių mano, kad užsieniečių renginių planuotojas ar maitinimo įstaigos samdymas prasideda nustatant įvykio biudžetą , tačiau tiesa yra tai, kad svarbu pradėti nuo to, kodėl pirmą kartą norite surengti renginį. Prieš kreipdamiesi į išorinį arba vidinį šaltinį, kuris padės jums planuoti šį įvykį, norėsite pasidalinti svarbiais įvykio tikslais. Atsakykite į savo atitinkamus klausimus apie tai, kas, kas, kur, kada, kodėl ir kaip - vėliau bus daug laiko, kad atliktumėte pakeitimus.
Nustatę savo tikslus, atsiras keletas aiškių idėjų apie tai, kokią temą ir žinią norėtumėte perduoti savo renginyje, bet svarbiausia, jūs norite nustatyti, kokios veiklos ir paslaugos jums reikia išoriniam šaltiniui tvarkyti Jūsų vardu.
Jūs norėsite nustatyti, koks biudžetas yra planuotojui, ir ar jie padės pasirinkti vietą, kurti meniu ir teikti rekomendacijas apie maistą ir gėrimų pasirinkimus, šaltinio garsiakalbius ir pramogas, būti vietoje gamybos dienos poreikiams, ir / arba padėkite kurti svarbius bendravimo dokumentus, pvz., kvietimus ir svečių sąrašą.
Jei planuojate savo renginį atskirai ir vis tiek patenkate bet kurį iš šių poreikių, tikėtina, kad norėsite samdyti renginių planuotoją, kad galėtumėte tvarkyti šias užduotis ir atsakomybę.
Naudokite vietinius šaltinius, kad rastumėte kvalifikuoto įvykių planavimo priemonę
Dažnai žmonės galvoja, kad žodžiu yra geriausias būdas išsinuomoti renginių planuotoją į jų metų sukaktį, pusryčių verslo susitikimą, savaitgalio pasitraukimą ar kitą įvykio rūšį, o nors tai tikrai padeda, tai tikriausiai nėra pats veiksmingiausias būdas.
Jei bandysite surasti geriausią renginio planuotoją už savo reikalą, geriausia ištirti tą, kas patyrė ir turi stiprią reputaciją renginių planuotojų bendruomenėje. Žodžiu žodis suteikia galimybę lengvai parduoti planuotoją, norinčiam rasti naujų klientų, tačiau reputacija tarpusavyje yra labai efektyvi.
Nepriklausomai nuo to, ar tai socialinis renginys, ar verslo susitikimas, apskritai kalbant, renginių planuotojo ar maitinimo įstaigos nuomos taisyklės lieka tokios pačios: jūs norite samdyti ką nors, kas turi patirties kuriant jūsų įvykio tipą.
Apsvarstykite profesinių narystės grupių skyrius arba pasitarkite su nacionaliniu arba vietos "International Meeting Professionals International" skyriumi, Tarptautine specialiųjų renginių draugija, Nacionaline maitinimo vadovų asociacija.
Taip pat svarbu sužinoti, kas skelbia straipsnius savo versle.
Jei norite sužinoti, kas turi reputaciją teikiant paslaugas ar patirtį konkrečioje rinkoje, kreipkitės į vietos konvenciją ir lankytojų biurą, nes daugelis renginių planuotojų yra aktyvūs nariai ir palaiko ryšius su vietos prekybos rūmais; Kitas ekspertų šaltinis yra susisiekti su viešbučio konvencijos pardavimo departamentu - jie pasidalins su tavimi, kuriems jie pasitiki.
Interviu su dalyviais ir jų aptarimas su dalyviais
Dauguma renginių planuotojų norės išgirsti apie jūsų konkretų įvykį, tačiau iš pradžių jiems suteiks trumpų detalių ir daugiau dėmesio skirs jų patirčiai pradiniame interviu raunde, kurio metu turėtumėte sumažinti kandidatų skaičių iki trys stipriausi pareiškėjai.
Tuomet turėtumėte paprašyti kiekvieno renginio planuotojo ar jo įmonės dalintis informacija apie savo verslą, praeities įvykių patirtimi ir planais dėl nenumatytų atvejų, atidžiai atkreipdami dėmesį į pareiškėjo atsakymo būdą ir visus tolesnius klausimus, kuriuos jis gali turėti jūsų įmonę, renginį ar jo tikslus.
Geri planuotojai padės jums aptarti, kad sužinotumėte apie savo įvykio bendruosius tikslus, laiko juostą, biudžetą, svečių skaičių ir asmenines nuostatas. Geri planuotojai klausia jūsų organizacijos ir sužinoti apie savo tikslus ir savo konkretų įvykį, ieškodami šių ženklų, kai apklausiate, ieškodami kandidatų, kurie išsiskiria iš kitų.
Nors pirmojo interviu raundo metu ne visada galima susitikti su asmeniu, ypač jei jūsų programa yra už miesto ribų, tai gali būti svarbus žingsnis pasirenkant tinkamą planuotoją ar gamintoją jūsų renginiui ir bendrovei.
Ryšiai akis į akį suteikia įžvalgos, neapsiribojant planuotojo patirtimi ar patirtimi, jo ar jos santykiuose su jūsų įmonės komanda, kuri padės sukurti šį įvykį - norėsite pasirinkti kandidatą, kuris ne tik turi puikių rezultatų gaminančių kokybiškus renginius, bet ir tą, kuris kartu su savo komanda.
Sumažinti parinktis ir padaryti pasirinkimą
Tai nėra pakankamai gerai, kad tavo sielos instinktas, patarimai draugams ar netgi kolegoms ir bendradarbiams, arba asmeniškai susitikimas vienas - tai tavo renginys, ir su juo bus susieti vardas ir tavo reputacija - tu būsi reikia patikrinti ir jūsų kandidatų nuorodas. Būtinai paklauskite klientų, su kuriais kandidatai anksčiau dirbo, pavadinimus, bet taip pat įskaičiuokite į kiekvieną planuotojo istoriją, kad surastumėte įvykius, kuriuos jis arba ji nebūtų paminėję. Galite sužinoti, kad jis arba ji sukėlė keletą įvykių su tam tikru klientu Neišmeskite savo gyvenimo.
Kai tik įsitikinsite, kad kandidatas tinka jūsų įmonėje, jis demonstruoja žinias šioje srityje ir gana gerai supranta įvykį, kurį norite sukurti su juo, laikas siaurinti pasirinkimą prie vieno ir klausytis jo ar jos idėjas apie renginį. Remiantis savo tikslais ir idėjomis, geras renginių planuotojas pristatys jums planą, kuris padės pasiekti jūsų temą - jei tai yra privatus vakaras ir vakarienė intymiai žmonių grupei, planuotojas turėtų ateiti pas jus su idėjomis, kuriose yra daugybė jūsų programos detales.
Tuo metu renginių planuotojas turėtų pateikti jums idėjų, kurios leis jums pajusti, kad jos paėmė biudžetą ir padvigubino jo vertę. Turėtų būti aišku, kaip jie žiūri į savo įvykį.
Palyginti savo biudžetą su renginių planuotojais
Remiantis jūsų įvykio tikslais, galima sukurti bendrą supratimą, kiek kainuoja įvairūs programos elementai, kurie skirsis priklausomai nuo jūsų organizuojamo renginio tipo ir jo įtraukimo. Daugelis žmonių, kurie organizuoja renginį pirmą kartą, paprastai patenka į spąstus, norėdami planuoti šampano renginį alaus biudžete, todėl daugelis žmonių kreipiasi į savo renginių planuotoją dėl pagalbos.
Idealus kandidatas imsis, kokį biudžetą jus pristatysite ir paversite jį kažkuo stebuklingu, tačiau šios idėjos pasieks kainą, ir jums svarbu paprašyti planuotojo atskleisti visas jo išlaidas ir galimus šaltinius, kaip šie mokesčiai bus padengtos ir įtrauktos į bendrą biudžetą, renginio plano rengėjo mokesčiai skirsis nuo planuotojo iki planuotojo ar renginio įmonės renginių kompanijai.
Priklausomai nuo įvykio pobūdžio, jūsų bus paprašyta pateikti indėlių, dokumentų ir sutarčių su renginių planuotojais , renginių vietos ir teikiamomis paslaugomis. Tai yra visiškai priimtinas būdas tvarkyti verslą, tačiau šiuo metu geriausias patarimas yra kreiptis į profesionalų patarimą ir niekada nepasirašyti sutarties, kurios jūsų teisininkas nebuvo peržiūrėjęs, ypač kai kalbama apie privačius asmenis, kurie gali neturėti tos pačios didelės įmonės ištekliai.
Viešnagės su planuotojais ir pasiruošę ugniai ir rehireui
Labiausiai blogos istorijos, susijusios su renginių planavimu, dažniausiai yra tolesnės veiklos trūkumas. Renginių planavimui reikalingas veiksmingas logistikos koordinavimas ir atidėjimas trečiosioms šalims gali atmesti, jei planuojamas renginio planuotojas nėra visiškai atskaitingas jūsų įmonės tikslams ir tikslams.
Dėl šios priežasties, jūs, kaip samdomasis administratorius, turėtų glaudžiai bendradarbiauti su planuotoju ar gamintoju, kad užtikrintų, jog kiekvienas gamybos elementas nustos veikti, nes užtikrins, kad vietos ir tiekėjai būtų pasirengę renginiui, kad būtų užtikrintas kiekvieno tiekėjas prieš ir po. Tai nereiškia, kad dauguma renginių planuotojų neįgyvendina pažadėtų paslaugų; tai tiesiog reiškia, kad turėtumėte įsitikinti, kad logistika buvo patvirtinta.
Jei viskas vyks taip, kaip suplanuota, jums bus sėkmingas renginys ir puikus renginių planavimo šaltinis ateičiai, tačiau, jei planavimo procesas nėra sklandus dėl raštu patvirtintų paslaugų, svarbu patikrinti, ar projektas yra gerai tinka planuotojui.
Nors protingai būti kantriems ir dirbti per logistiką ir bet kokius galimus neteisingus supratimo būdus, jei negaunate norimų paslaugų, turėtumėte būti pasiruošę rimtai diskutuoti. Jei turite, turite būti pasiruošę užgniaužti blogą planuotoją ir turėti atsarginę parinktį bet kuriuo metu.