Ką reikia žinoti, kad išvengtumėte kliento painiavos
Tai taip pat nelinksma patyrusiems specialistams, su kuriais susiduria klientai, kurie nesupranta siūlomų paslaugų.
"Įvykių valdymas" ir "renginių planavimas" dažnai yra tarpusavyje keičiami, nors jie yra labai skirtingi dalykai. Paprastai planavimas ir valdymas nėra vienodi. Nors šių dviejų funkcijų įgūdžių rinkiniai iš dalies sutampa, jie yra dvi skirtingos funkcijos. Tai sukuria problemų tiems, kurie sprendžia klientus, kurie klaidingai mano, kad jiems reikalingas įvykių valdytojas, kai jiems reikia renginių planuotojo. Ir tiems klientams, kuriems susidaro įspūdis, kad visi renginių vadovai taip pat tvarko renginių planavimą. Taigi išsiaiškinkime painiavą, nes svarbu, kad jūs ir jūsų klientai suprastų tą patį.
Renginio planavimas
Pradėkime nuo renginių planavimo . Pagrindinis veiksnys čia yra planavimas . Visi renginiai - nuo vestuvinių dušų iki svarbiausių gimtadienių šventinių renginių iki didelių verslo susibūrimų - prasideda tam tikru planu.
Pradinės diskusijos su klientais apie įvykių idėjas, temas, pageidaujamas datas ir biudžeto gaires - tai renginio planavimo proceso dalis.
Renginių planavimas prasideda nuo pat pradinių koncepcijų pradžios ir tęsiasi iki faktinio įvykio. Ir, sąžiningai, keletą savaičių po įvykio, kai renginių planuotojai sukaupia informaciją ir tvarko tolesnius veiksmus.
Renginių planavimas reikalauja glaudžiai bendradarbiauti su klientu, kad būtų sukurtas renginys, kuris atspindėtų kliento viziją apie susirinkimą ir atitinka įvykio tikslą. Klientai, kurie samdo renginių planuotoją, samdo kažką, kad planuotų visus įvykio aspektus, įskaitant susijusias detales ir veiksmo elementus, ir pamatyti šį įvykį iki jo pabaigos.
Įvykių planavimo pareigos gali apimti, bet neapsiriboja:
- pasirenkant bendrą renginio temą
- parengti biudžetą
- pasirenkant vietą
- derybų dėl viešbučių sutarčių
- nuomos ne pardavėjams
- planuoti meniu
- maitinimo įstaigos samdymas
- organizuojant svečius ar pramogas
- koordinuojant transportą
- pasirinkti spalvų schemą
- kurti kvietimus
Renginių planavimas - tai viskas, kas vyksta rengiant įvykius. Ši funkcija patenka į didesnę renginių valdymo sritį.
Renginio vadyba
Kiekvieno tipo renginys susideda iš daugybės dalių, kurios tinka kartu kaip galvosūkiai. Visi šie kūriniai galiausiai susibūrė sukurti įvykį. Sėkmingi renginiai yra visi tie susiję daiktai, sujungti tinkamu laiku ir tinkamoje vietoje, sklandžiai ir efektyviai bei pagal planą. Šis procesas vadinamas įvykių valdymu. Tai, paprastas žodis, projekto valdymas pats renginys.
Įvykių valdymas apima visų įvykių komponentų kūrimą, koordinavimą ir valdymą, taip pat kiekvieno aspekto atsakingų žmonių komandas. Kai kurie renginių valdymo aspektai gali apimti, bet neapsiriboti:
- rezervuoti vietą įvykiui
- išorinių pardavėjų koordinavimas
- parkavimo plano kūrimas
- planuojant nenumatytų atvejų planus
- užtikrinant sveikatos ir saugos standartų laikymąsi
- personalo, atsakingo už kiekvieną funkciją, valdymas
- prižiūrint įvykio vykdymą
- įvykio stebėjimas
- sprendžiant įvykių situacijas svetainėje
Renginių vadybininkai ir renginių rengėjai kartu dirba
Šių dviejų funkcijų apibrėžimas yra sudėtingas, nes atsakomybė dažnai sutampa, nes jos yra glaudžiai susijusios. Individualūs renginių planuotojai gali pasiūlyti renginių valdymo paslaugas, o renginių tvarkytojai taip pat gali pasiūlyti renginių planavimą.
Viskas priklauso nuo konkretaus planuotojo ar verslo renginių valdymo komandos, vietos ir įvykio.
Svarbu suprasti šių dviejų skirtumų ir nustatyti, kurias paslaugas jums suteiks. Pavyzdžiui; Jei pasiūlysite renginių planavimo paslaugas dideliems renginiams, jūs bendradarbiausite su renginių tvarkytuvu, kuris koordinuos jūsų paslaugas su maitinimo vadove, garso ir vaizdo įrašų komanda ir kt. Apibrėžkite savo vaidmenį ir teikiamas paslaugas bei aiškiai bendravę kad būsimiems klientams planavimo proceso metu būtų išvengta painiavos.