Sutaupykite laiko, pinigų ir galvos skausmų, išvengdami šių bendrų klaidų
Nors gali būti naudinga greitai apdoroti sandorius, naudojant didelės galios apskaitos programinę įrangą, mokėjimas taisyti klaidas yra tai, ko norėtumėte vengti. Dažnai tai, kad žinant, kokių klaidų ieškoti, lemia skirtumą tarp mokėjimo, kad būtų galima išspręsti klaidą ir gauti ją pirmą kartą. Jūs netgi galite sutaupyti laiko ir pinigų savo smulkiajam verslui, vengdami paplitusių klaidų, kurias smulkaus verslo savininkai daro laikydami savo apskaitos įrašus . Čia yra penkios bendrosios apskaitos klaidos, kurias pateikia verslo savininkai, ir keletas patarimų, kaip jas išspręsti:
01 - Atsitiktinis sandorių įrašymas per ankstesnį laikotarpį
Peržiūrėkite ankstesnio laikotarpio balansą dėl pokyčių
Jei įrašėte sandorius per ankstesnį laikotarpį, balansas pasikeis. Todėl galite patikrinti ankstesnio laikotarpio balansą, kad įsitikintumėte, ar jis nepasikeitė nuo paskutinio jūsų knygų uždarymo. Jei jis pasikeis, turėsite ištirti.
02 - Neteisingas turto ar įsipareigojimo balansas
Turto sąskaitose turėtų būti debeto likučiai, o įsipareigojimų sąskaitose turėtų būti kredito balansas. Dažniausiai šios balanso sąskaitų neteisingo balanso priežastis yra įrašų į neteisingą paskyrą skelbimų klaidinga paskyrimų klaidinga klasifikacija ir koreguojančių įrašų kopijavimas.
Patikrinkite savo balansą dėl klaidų
Jūs patikrinate balansą, kad įsitikintumėte, ar turtas ir įsipareigojimai yra teisingi. Jei yra paskyra su netinkamu balansu, galite atskleisti šios paskyros detales, kad surastumėte įrašus, dėl kurių kilo klaida. Šis patikrinimas turėtų būti atliekamas bent kartą per mėnesį.
03 - neteisingas pajamų ar išlaidų balanso balansas
Pajamų sąskaitose turėtų būti kredito balansas, o išlaidų sąskaitose turėtų būti debeto likučiai. Kai kurios šios klaidos priežastys yra įrašyti į neteisingą paskyrą, netinkamai paskirstyti paskyras ir pakoreguoti įrašus, kurie yra tos pačios priežasties, dėl kurių balanso sąskaitose yra neteisingų balansų.
Patikrinkite savo pajamų ataskaitą dėl klaidų
Patikrinkite savo pajamų ataskaitą, kad įsitikintumėte, ar pajamos ir išlaidos turi teisingą balansą. Jei yra paskyra su netinkamu balansu, galite atskleisti šios paskyros detales, kad surastumėte įrašus, dėl kurių kilo klaida. Šis patikrinimas turėtų būti atliekamas bent kartą per mėnesį.
04 - Klasifikavimas išlaidų
Mažų įmonių apskaitos sistemos sutaupo laiko, nes įrašai gali būti skelbiami greitai ir lengvai. Kai įvedama informacija, taip pat lengva pasirinkti netinkamą sąskaita ar sąnaudų aprašymą. Nesuskaldymo išlaidos ne tik reiškia, kad apskaitos sistema gali netinkamai atspindėti tai, kas vyksta jūsų versle, bet gali sukelti tikrą galvos skausmą, jei finansinės ir mokesčių ataskaitos nėra tikslūs.
Peržiūrėkite savo išlaidų ataskaitas periodiškai
Priskirkite žmogų periodiškai nuskaityti išlaidas, kad įsitikintumėte, jog duomenys yra pagrįsti. Pavyzdžiui, jei maitinimo išlaidos yra įrašytos į nuomos sąlaidos sąskaitą, jos paprastai išsiskiria dėl įrašų aprašymo. Kita požymis, kad išlaidos gali būti neteisingai klasifikuojamos, yra nepagrįsti skirtumai tarp biudžeto ir faktų.
05 - nereikia ieškoti pagalbos, kai reikia
Jūs girdėjote išraišką "penny wise ir dolerio prastos", atsižvelgiant į žmones, kurie praleidžia keletą valandų savo laiką, kad sutaupytumėte keletą dolerių. Jūs turite suvokti, kad jūsų darbas yra vykdyti jūsų verslą - rangovas statomas, dažų dailininkas ir parduodamas makleris. Kartais tiesiog nėra verta laiko praleisti valandas po valandų, einančių per jūsų apskaitos įrašų detales ar tiriant, kaip ištaisyti padarytą klaidą.
Lean profesionalus apskaitos specialistas
Jei galite padaryti daugiau nei išleidžiate, stengdamiesi įveikti kitus klausimus, nei apskaitos problemos, turėtumėte apsvarstyti galimybę perduoti problemą profesionaliam buhalteriui ar buhalteriui.
06 - Nesaugomi kvitai
Jūs kruopščiai įrašėte visas savo išlaidas į savo apskaitos įrašus. Jūsų išlaidų ataskaita yra meno kūrinys, be klaidų ar praleidimų. Tada jus prašo IRS; be įplaukų, jūsų išlaidų ataskaitos yra nenaudingos.
Laikykis savo kvitus
Išsaugokite savo kvitus arba nuskaitykite jų kopijas.
07 - Nepavyko tvarkyti atsarginių kopijų
Daugelis mažų įmonių pasikliauja programine įranga, kad atliktų apskaitos darbą, bet neatsižvelgė į sistemos gedimus ar klaidas. Viena problema gali sunaikinti failus.
Tvarkaraščio atsarginės kopijos
Tvarkykite automatines savaitines atsargines atsargines kopijas naudodami debesies saugyklą arba specialų serverį, skirtą šiai užduočiai.
08 - Ne mokyti darbuotojus
Nesvarbu, kokia galinga jūsų programinė įranga, jūsų darbuotojai turi būti mokomi, kad jie būtų veiksmingi. Neteisingai apmokytas personalas gali atsitiktinai sugadinti įrašus, išmesdamas visus savo sąskaita ir pelno duomenis.
Atlikite reguliarius mokymus
Vykdydami laivybos procesą, rengkite išsamias mokymų sesijas ir kas ketvirtį atnaujinkite, kad visi darbuotojai galėtų tiksliai įvesti ir tvarkyti informaciją.