Kartais atsiranda apskaitos klaidos , tačiau tinkamai planuojant ir rengiant galima išvengti daugybės bendrų apskaitos klaidų. Visi žinome, kad dažniausiai reikia daugiau laiko, kad būtų ištaisyta klaida, o ne pirmas kartas. Įdomu tai, kad pigiau identifikuoti ir ištaisyti klaidas ankstyvame projekte, o ne laukti, kol vėliau išspręstų problemą.
Jei laikysitės savo verslo kaip ilgalaikio projekto, tu norėsi būti iniciatyvus, suvokdamos įprastas klaidas, kurias kiti anksčiau daro ir ištaiso, o tai ne tik sutaupys jūsų įmonės laiką, pinigus ir galvos skausmus, bet ir suteiks jums konkurencinį pranašumą rinkoje su racionalesnėmis operacijomis ir geresniu klientų pasitenkinimu. Toliau pateikiamos bendrosios apskaitos klaidos, kurias kiekvieną CPA parodė smulkaus verslo savininkai.
01 - nesilaikant apskaitos tvarkos
Naudingas veiksmas - parengti standartizuotas formas ir kontrolinius sąrašus, kad būtų užtikrintas nuoseklumas ir tikslumas. Pavyzdžiui, norėsite dokumentuoti naujų tiekėjų nustatymo procesą.
Jums reikės pardavėjo vardo, adreso, telefono numerio ir darbdavio identifikavimo numerio (EIN), be kitų dokumentų, pavyzdžiui, draudimo liudijimų, rekomendacijų ar pasirašytų sutarčių. Tada turėsite įvesti šią informaciją į savo apskaitos programinę įrangą, kad galėtumėte apdoroti mokėjimus.
Jūs norėsite paimti laiką, kurio reikia, kad apsvarstytumėte informaciją, kurią jums reikia surinkti iš savo pardavėjų, sukurkite standartizuotą formą arba kontrolinį sąrašą, kad įsitikintumėte, jog gaunate šią informaciją, ir pateikiate rašytinę politiką, kuria galės vadovautis jūsų darbuotojai.
02 - Darbas be biudžeto
Sukurkite biudžetą, kad galėtumėte įvertinti jūsų įmonės veiklos rezultatus. Biudžetai yra naudingi ne tik siekiant išvengti perkėlimo, bet ir panaudoti realistiniams, rašytiniams finansiniams tikslams nustatyti. Biudžetai visada turėtų būti grindžiami realybe, tačiau jūs tikrai galėsite naudoti savo biudžetą, kad nustatytumėte pagrįstus finansinius tikslus, nes tai padidins pajamas arba sumažinsite veiklos sąnaudas.
03 - Duomenų įvedimo klaidos
Duomenų įvedimo klaidos atsiranda retkarčiais. Nors negalite užkirsti kelio bet kokioms duomenų įvedimo klaidoms, jūs galite turėti politiką, kad laiku atliktumėte įvairius suderinimus, kad įsitikintumėte, jog duomenų įrašai yra greitai aptikti ir juos galima pataisyti.
Pavyzdžiui, jūs norėsite atlikti kas mėnesį atliktus banko sąskaitų atskaitymus, taip pat gautinas ir mokėtinas sąskaitas. Taip pat galite reguliariai atsiskaityti į biudžetą, kad galėtumėte periodiškai nustatyti pajamų ar išlaidų klasifikavimo klaidas arba periodiškai tikrinti klientų įplaukas ar pardavėjo mokėjimo ataskaitas, kad įsitikintumėte, jog visi įplaukos ir išmokos yra pagrįstos.
Reikėtų persvarstyti neįprastus sandorius, kad būtų išvengta duomenų įvedimo klaidų ir kad sandoriai yra tikslūs.
04 - nesugebėjimas kaupti apskaitos programinę įrangą
Turite reguliariai kurti savo verslo apskaitos programinę įrangą ir kitus duomenis. Daugelis smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos turi funkciją, kuri leidžia jums nustatyti automatinę savo apskaitos programos atsarginę kopiją.
Panaudok tai. Taip pat turėtumėte paimti laiką, kad patikrintumėte savo atsargines kopijas, net jei naudojate atsarginę kopiją, kad pamatytumėte, ar galite paleisti savo verslą kaip įprasta.
Kartais failai sugadinti; kartais neparengiate visų reikiamų duomenų. Greita patikra gali nustatyti problemas, susijusias su atsargine kopija, kad galėtumėte užtikrinti, kad turėtumėte viską, ko reikia norint toliau dirbti savo versle, jei to reikės.
05 - darysi per daug
Administracinių užduočių, kurios nesudaro pridėtinės vertės jūsų įmonei, užsakymas gali būti pranašumas.
Pavyzdžiui, mokesčių inspektorius gali geriau sužinoti mokesčių teisės aktus nei esate, todėl užsakomųjų mokesčių planavimas ir pasiruošimas savo apskaitininkui leis sumažinti jūsų mokesčių naštą, padidinti mokesčių laikymąsi ir palikti jus daugiau laiko skirti pajamų gavimą veikla.
Daugelis smulkaus verslo savininkų nenori perduoti atsakomybės kitiems galintiems specialistams, tačiau užsakomųjų paslaugų apskaitos, teisinės, informacinės technologijos ir kitos administracinės funkcijos gali sumažinti klaidas ir padidinti pelną, jei jūs išmintingai naudojate naujai atrastą laiką.
06 - netinkamai priskirti pajamas ir išlaidas
Drabužių dėžės apskaitos metodas greičiausiai nėra geras pasirinkimas mažoms įmonėms, kuriose per metus atliekama daugiau nei tik keletas sandorių. Visi pinigai, kurie ateina ir išeina iš jūsų verslo, turi būti priskirti atitinkamai kategorijai.
Verslo savininkai, kurie laikosi savo apskaitos įrašų, nesukelia klaidų. Jie žinos, kas buvo apmokestintas, kiek ir ar klientas sumokėjo.
Jūs taip pat pastebėsite, kad jūsų metų pabaigoje mokesčių paruošimas bus daug sklandesnis nei bandymas surinkti įrašus, kurių reikia norint parengti savo verslo deklaraciją prieš grąžinimą.