Yra keletas skirtingų pirkimų kortelių programų, iš kurių kai kurios susijusios tik su įmonės patvirtintais pardavėjais, o kitos leidžia naudoti bet kokį pardavėją.
Darbuotojai, įsigyję pirkimo korteles, nupirko paprastai mažą ir mažą vertę. Daug neigiamų atsiliepimų apie pirkimo kortelių programas yra konkrečiai skirtos darbuotojų piktnaudžiavimui kortelėmis. Tačiau pirkimų programų nauda yra kur kas didesnė nei programos veikimo rizika ir išlaidos.
Pirkimo kortelių privalumai
Jungtinių Valstijų vyriausybė nustatė, kad pirkimai pagal 2500 JAV dolerių sudarė tik 2 proc. Visų valdžios sektoriaus išlaidų, bet sudarė 85 proc. Visų pirkimų. Kadangi šių mažų pirkimų administracinės išlaidos dažnai viršijo faktinius dolerio išlaidas, daugelyje vyriausybės departamentų padidėjo pirkimų kortelių naudojimas. Viena Vyriausybės agentūra, Prekybos departamentas, apskaičiavo, kad pirkimo kortelių naudojimas sutaupė daugiau nei 22 milijonus JAV dolerių per metus dėl administracinių išlaidų ir sumažino pirkimo apdorojimo laiką.
Kortų naudojimas leido perkant departamentus sutelkti pastangas į 15 proc. Visų viešųjų pirkimų išlaidų, kurios sudaro 98 proc. Visų išlaidų.
Vidaus kontrolės įgyvendinimas
Piktnaudžiavimas viešųjų pirkimų kortelėmis yra antraeilės žinios, tačiau dažnai šie piktnaudžiavimai, ypač vyriausybės departamentuose, paprastai rodo didelę dolerio vertę, bet dažnai yra mažiau nei pusė vieno procento visų išlaidų.
Tačiau piktnaudžiavimas įvyksta, tačiau jis gali būti kontroliuojamas įgyvendinant tinkamą vidaus kontrolę, siekiant sumažinti atliekų kiekį ir piktnaudžiavimą.
Sėkminga pirkimų kortelių programa yra labai svarbi vadovavimo kryptis. Valdymas turėtų aiškiai apibrėžti, kokie yra leidžiami kortelės naudojimo būdai, ir nustatyti ir taikyti jų nuobaudas už mokėjimo nusikalstamą veiką, sukčiavimą ir piktnaudžiavimą. Žinoma, kontrolės priemonių įgyvendinimui turi būti sukurtos procedūros ir ištekliai. Jei nepakanka išteklių, skirtų stebėti ir kovoti su prekių pirkimo kortelių piktnaudžiavimu, piktnaudžiavimai bus tęsiami ir didinami, nes programos dalyviai nemato įsipareigojimų.
Kas gauna kortelę?
Kitas neigiamas viešųjų pirkimų kortelių programose vertinimas yra tai, kad įmonės mano, kad jos turi pateikti korteles visiems savo pirkėjams. Tai nėra atvejis; išduodant pirkimo kortelę, yra patikimas. Bendrovė turi turėti galimybę pasitikėti kortelės naudotoju, nes jie iš tikrųjų praleidžia bendrovės pinigus . Turi būti numatytas patvirtinimo procesas, pagal kurį darbuotojai turi būti atrinkti, peržiūrėti ir patvirtinti. Jei darbuotojas turi blogą kreditą, ar jiems turėtų būti suteikta įmonės pirkimo kortelė?
Taikant išlaidų ribas
Kaip ir bet kuri kredito kortelė, vartotojui turėtų būti nustatytas kredito limitas.
Kredito kortelių įmonės suteikia kortelių turėtojams ribas, pagrįstas jų gebėjimu mokėti. Krovinių kortelių turėtojams įmonės turėtų suteikti kortelių turėtojams išlaidų ribas, kurios atitiktų jų pozicijas ir jų tikėtinas išlaidas. Pavyzdžiui, IT analitikas dirbantis asmuo gali reikalauti įsigyti spausdintuvo rašalo ir mažų kompiuterių periferinių įrenginių, kurie gali sudaryti tik porą šimtų dolerių per metus. Šio darbuotojo išlaidų riba turėtų atsispindėti to ir neturėtų būti skiriama bendra išlaidų riba 2500 USD, kuri gali būti skirta visiems IT darbuotojams. Išlaidų apribojimai turėtų būti periodiškai peržiūrimi, kad darbuotojams būtų suteiktas tinkamas lygis, atsižvelgiant į jų faktines išlaidas.