Šis pavyzdinis susitikimų darbotvarkė organizuoja jūsų susirinkimą
Jūs jau daug domėjote tuo, ką tikitės gauti iš patariamosios tarybos, ir laukiame patarimų ir žinių, kurias jūsų patariamosios tarybos nariai gali suteikti įvairiuose savo verslo aspektuose, pavyzdžiui, valdymo , rinkodaros , apskaitos , personalo , klientų aptarnavimo , technologijų ir kt.
Taigi jūs norite būti tikri, kad šį pirmąjį susitikimą jūs suteikėte savo patariamojo komiteto nariams.
Planuokite susitikimą apie problemą ar diskusijų temą
Todėl jūsų pirmasis susitikimas, kaip ir visos jūsų patariamosios tarybos posėdžiai, turi būti planuojamas apie klausimą ar problemą. Galbūt pastebėsite, kad problema yra paprasčiausias dalykas. Pavyzdžiui, "mes norime padidinti savo pardavimus 25% kito ketvirčio metu. Kaip mes galėtume tai padaryti?" Arba galite apibūdinti temą apskritai: "Kaip mes galime sumažinti savo verslo išlaidas ?" arba "Kaip mes galime padidinti produktyvumą ar kaip mes galime pagerinti klientų aptarnavimą ?"
Surinkite atitinkamas fono medžiagas
Kai nuspręsite diskusijos temą, laikas surinkti medžiagą, kurios reikės jūsų patariamojo komiteto nariams.
Kadangi tai yra pirmasis Patarėjų tarybos posėdis, turėtumėte įtraukti verslo planą ir kitus dokumentus, susijusius su diskusijų tema, pvz., Diagramas, diagramas ir informacinius lapelius, iliustruojančius diskusijos temą.
Jei įmanoma, turėtumėte nusiųsti šių dokumentų kopijas visoms patariamosios tarybos nariams prieš dvi savaites kartu su darbotvarkės kopija.
Sukurkite susitikimo darbotvarkę
Toliau pateikiamas darbotvarkės pavyzdys (su komentarais apie efektyvų susitikimų vykdymą), kuriuos galbūt norėsite naudoti savo pirmosios patariamosios tarybos posėdžiui.
Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas darbotvarkės punktas yra nustatytas; laiko plano įtvirtinimas jūsų susitikime ir jo laikymasis užtikrina, kad jūsų susitikimas nebus sugadintas ir paskatins temą aptarti.
Susitarimo protokolų įrašymas
Jūs taip pat norite sudaryti tam tikras priemones susitikimo protokolų įrašymui. Nebandykite to padaryti patys; jūs turite turėti galimybę visiškai dalyvauti, o klausytis ir prisidėti gerai dirbti visą darbo dieną. Jei neturite asmens, kuris gali dalyvauti ir būti sekretoriumi, paprašykite savo patariamosios tarybos narių leidimo įrašyti susirinkimą.
Padaryti užkandžių
Galimybė gauti gaiviųjų gėrimų yra gera idėja. Kava, arbata, vanduo, sultys ir sveiki užkandžiai, tokie kaip vaisiai ar bandelės, yra malonus ir visada malonus susitikimuose. Po pirmojo susitikimo turėsite supratimą apie dalyvių pageidavimus gėrimams ir užkandžiai ir galėsite planuoti kitą susitikimą.
Atsipalaiduokite!
Visų pirma, nesijaudinkite apie savo pristatymą. Jūs esate pasidalinti savo vizija ir viltimis savo kompanijai ir patarti, kad niekas nematytų multimedijos pristatymo efektais.
Jūsų ilgalaikis tikslas yra užmegzti darbo santykius su pasitikėjimu su savo patariamojo komiteto nariais, todėl vietoj jo dėmesio turėtumėte užtikrinti, kad jūsų patariamosios tarybos nariai atsitrauktų nuo to, kad jie buvo išgirsti ir kad jie prisidėjo prie jūsų įmonės valdymo - ir laukia kito valdybos posėdžio.
Aš įtraukiau pastabas į šį Patarėjų tarybos posėdžių darbotvarkės pavyzdį, kad padėtų jums susitikti. Galite atspausdinti šią darbotvarkę ir pritaikyti ją savo poreikiams - galite nukopijuoti ją tiesiai į Word, Excel arba panašų biuro dokumentą pasirinkdami tekstą ir naudodami kopijuoti / įklijuoti (naudodami "Windows", apibūdinkite pasirinktą tekstą su pele , ir paspauskite CTRL-C, jei norite kopijuoti ir CTRL-V įklijuoti).
Jūsų įmonės pavadinimas - (užpildyti)
Darbotvarkė
Data - (užpildyti)
Vieta - (užpildyti)
| Pradžia / pabaiga | Veikla |
| 10:00 - 10:05 | Įvadas (Darant prielaidą, kad jūsų patariamosios tarybos nariai nesilaikė, pristatykite save ir visus valdybos narius, pateikdami trumpą savo patirties apžvalgą.) |
| 10:05 - 10:10 | Kodėl konsultacinė taryba? (Trumpa ataskaita apie tai, kaip jūs matote patariamąją tarybą ir įmokas, kurias tikitės, kad patariamoji taryba gali pateikti jūsų įmonei. Pateikite išsamią informaciją apie tai, kaip dažnai Valdyba susitinka.) |
| 10:10 - 10:20 | Klausimai (Jei yra kokių nors. Jei jų nėra, paprašykite savo valdybos narių, kaip jie žiūri į patariamąją tarybą ir kaip jie tikisi prisidėti.) |
| Diskusijų tema: (Įdėkite savo klausimą / problemos teiginį čia.) | |
| 10:20 - 10:25 | Diskusijos pristatymas (Temos istorijos apžvalga ir tai, kaip ji šiuo metu daro įtaką bendrovei, šiuo metu nenorite pateikti savo nuomonės / sprendimų.) |
| 10:25 - 11:35 | Diskusija (Jūs norite išlaikyti šiame etape tebevykstančias idėjas, šiuo metu neatsisakti ar atmesti idėjų, taip pat prisidėti prie savo idėjų / nuomonių). |
| 11:35 - 11:50 | Pasiūlymai / nutarimai (Vertinant grupei išklausytas idėjas ir pasirinkus geriausius "sprendimus".) |
| 11:50 - 11:55 | Santrauka (Apibendrinkite temą, diskusiją ir grupės rezultatus ir pasakykite jiems, ką jūs ketinate daryti.) |
| 11:55 | Pertrauka |
Kito posėdžio data - (užpildyti)
Jei naudosite šį grafiką, tai puikus laikas patariamojo komiteto nariams praleisti į gerus pietus (ypač jei užkandžiai susitikimo metu nebuvo pristatyti). Atminkite, kad susitikimas baigėsi, o pietūs pirmiausia turėtų būti socialinė proga!
Susitikimus sutrumpinkite
Jūs neturėtumėte turėti Konsultacinės tarybos posėdžio, kuris trunka ilgiau nei dvi valandas. Dvi valandos yra pakankamai ilgos, kad dauguma žmonių galėtų atkreipti dėmesį į užduotis.
Pradėkite būsimus susitikimus su ankstesnių diskusijų temomis
Ankstesniuose susitikimuose turėtumėte pradėti apžvalgą, ką jūs padarėte apie temą, apie kurią buvo kalbėta paskutiniame susitikime, ir pakvieskite savo patariamosios tarybos narių pastabas apie jūsų įmonės veiksmus.
Kadangi "susitikimas ir pasveikinimas" yra netikslūs, galbūt norėsite, kad būsimose jūsų patariamosios tarybos posėdžiuose būtų dvi diskusijų temos. Galbūt net trys, jei manote, kad jie patogiai atitiks dviejų valandų formatą. Bet jūs neturėtumėte turėti daugiau nei tris.