Būk vyriausiasis
Dauguma renginių yra bendros pastangos tarp kelių skirtingų departamentų, tačiau dienos pabaigoje turi būti vienas lyderis, kuris prižiūrėtų visą produkciją. Kiekvienas komandos narys turėtų sutelkti dėmesį į savo specialybę ir suprasti jų ribų svarbą. Nustatykite save kaip pagrindinį planuotoją nuo pat projekto pradžios. Paaiškinkite savo darbuotojams informacijos srauto svarbą ir parodykite, kas atsitinka, kai neatsižvelgiama į protokolus. Kadangi niekas nenori būti atsakingas už problemos sukūrimą, paaiškinkite vidaus dialogo taisykles pirmą dieną.
Organizuoti komitetus
Čia siekiama susieti darbuotojus, kurių pareigos tam tikru būdu susikerta. Pavyzdžiui, rinkodaros skyrius turėtų būti toje pačioje komitete, kaip garso vizualinė komanda, kad visi grafika ir logotipai būtų rodomi tinkamai. Komandų, kurioms natūraliai reikia dirbti kartu, kūrimas padės pašalinti daugybę nereikalingų laiškų, kurie paprastai prarasti.
Pasirinkite vieną kontaktą iš kiekvieno komiteto, kad galėtumėte pranešti jums apie naujausius įvykius.
Terminai
Iš anksto paskelbus terminus, kiekvieno dalyvio stresas bus sumažintas. Galite sustiprinti savo terminų vertę, sukuriant sąveikos schemą, kuri parodo, kaip kiekvieno komiteto darbas bus naudojamas viską kartu sujungti.
Darbuotojai paprastai reaguoja geriau, kai žino, kad kitas skyrius laukia atsakymo. Pasidalijant šia informacija procesas bus skaidrus ir pabrėžiamas atsakomybė, nenaudojant neigiamų veiksmų.
Informuokite vadovus
Viena iš didžiausių klaidų, kurias galite padaryti, yra dirbti už scenų, kol esate pasirengęs pristatyti idėjas savo vykdomiesiems vadovams. Retai, jei kada nors, įeinate į savo biurą ir paliksite, nepakeisite kai kurio jūsų renginio aspekto. Išsaugokite sau šį nusivylimą, aktyviai susitinkate su jais reguliariai per planavimo procesą. Labai lengviau keisti savo projekto vidurį, o ne atgal į pabaigą.
Susisiekite su savo pardavėjais
Kitas atrodo nekaltas klaidas, kurios gali atsirasti, yra antriniai ryšiai su pardavėjais . Tai atsitinka, kai bendradarbis imasi iniciatyvos tiesiogiai susisiekti su pardavėju, norėdamas dalintis planavimo duomenimis, apie kuriuos nežinote. Šių šoninių pokalbių rezultatas gali turėti didelės įtakos bendram įvykiui. Vienintelis būdas užkirsti kelią tai yra apriboti pardavėją, kad jis neimtų užsakymų iš kitų darbuotojų. Galite manyti, kad tai iš pradžių skamba sunkiai, bet jūs miegate daug lengviau, žinant, kad visa informacija yra per jus.
Proaktyvūs naujiniai
Būdamas pagrindinis įvykio planuotojas, jūs turite dalintis tiek informacijos, kiek gaunate. Išsaugokite pagrindinį planavimo dokumentą, kuriame pateikiama informacija apie įvykį ir kas savaitę atsiųskite visus savo komiteto narius. Laikykitės ryšių trumpo ir taško. Norite, kad kiekvienas kas savaitę atsiųstų el. Pašto atnaujinimų perskaitytų pastabas, tačiau jei jūs nenutrūkstate, jūs greitai prarasite dėmesingumą.
Jūsų renginių informacijos srauto valdymui reikalingos tos pačios procedūros, kaip tarpžinybinės komunikacijos. Stebėkite visus savo pareigas ir dalinkitės svarbiais atnaujinimais su visomis dalyvaujančiomis šalimis. Svarbus skirtumas yra tai, kad esate projekto vadovas. Jūsų vaidmuo - valdyti visas išsamią informaciją ir išversti jas į bendrą viziją, atitinkančią kiekvieno departamento poreikius.
Sėkmės pagrindas užtikrina, kad visa informacija vyktų ta pačia kryptimi.